Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel đúng quy định

Làm sổ sách kế toán trên Excel là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhờ dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách lập và quản lý sổ sách đúng chuẩn để phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình chi tiết, kèm theo các mẫu sổ sách trên Excel theo thông tư 133 và 200 giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.

1. Các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp hiện nay

Căn cứ Tiểu mục 1, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hệ thống sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay được chia thành 2 nhóm chính:

1 – Sổ kế toán tổng hợp: Gồm Sổ Cái và Sổ Nhật ký, có chức năng ghi nhận tổng quát các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ.

• Sổ Cái: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Số liệu trong Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh. Sổ Cái bắt buộc phải bao gồm các nội dung:

• • Ngày, tháng ghi sổ.
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
  • Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
  • Số tiền ghi Nợ hoặc Có của tài khoản liên quan.

• Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và mối quan hệ đối ứng tài khoản. Nội dung bắt buộc của Sổ Nhật ký bao gồm:

• • Ngày, tháng ghi sổ.
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán.
  • Tóm tắt nội dung nghiệp vụ.
  • Số tiền phát sinh.

2 – Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Đây là hệ thống sổ dùng để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán như: vật tư, hàng hóa, công nợ, doanh thu, chi phí,…theo yêu cầu quản lý nội bộ. Hiện nay, sổ, thẻ kế toán chi tiết không bị bắt buộc về số lượng và hình thức. Doanh nghiệp được quyền xây dựng và sử dụng hệ thống sổ chi tiết phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn sao đảm bảo phản ánh chính xác các thông tin cần quản lý mà Sổ Cái và Sổ Nhật ký chưa thể hiện đầy đủ.

2. Quy trình làm sổ sách kế toán bao gồm những bước nào?

Dưới đây là quy trình làm sổ sách kế toán bằng tay cơ bản áp dụng cho doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Quy trình này giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và phản ánh chính xác tình hình tài chính:

2.1. Cách ghi sổ cái

Quy trình ghi sổ Cái thường bao gồm các bước cơ bản như:

Bước 1: Xác định ngày và mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Ghi rõ ngày phát sinh giao dịch theo chứng từ kế toán hợp lệ.
• Mô tả giao dịch: Ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung của giao dịch (ví dụ: mua hàng hóa, thanh toán tiền mặt, thu tiền bán hàng…), có thể kèm thông tin đối tác liên quan.

Bước 2: Phân loại tài khoản kế toán

• Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Mỗi giao dịch kế toán phải có ít nhất một tài khoản Nợ và một tài khoản Có, đảm bảo nguyên tắc đối ứng kép.

Bước 3: Ghi chép vào Sổ Cái

• Ghi bên nợ: Ghi số tiền phát sinh vào cột “Nợ” của tài khoản kế toán tương ứng.
• Ghi bên có: Ghi số tiền tương ứng vào cột “Có” của tài khoản đối ứng.
• Ghi kèm diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ để tiện tra cứu về sau.

Bước 4: Kiểm tra tính cân đối để đảm bảo tổng số tiền ghi bên Nợ = tổng số tiền ghi bên Có. Nếu không cân đối, cần rà soát lại nghiệp vụ hoặc chứng từ.

Bước 5: Duyệt và xác nhận giao dịch

• Kiểm tra lại thông tin đã ghi để đảm bảo không sai sót.
• Người có thẩm quyền (kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính) ký xác nhận giao dịch, ghi sổ chính thức.

Bước 6: Chuyển thông tin

• Dữ liệu từ Sổ Cái được dùng làm cơ sở để lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…).
• Có thể đối chiếu hoặc cập nhật thêm vào sổ, thẻ kế toán chi tiết nếu cần theo dõi riêng theo đối tượng (nhà cung cấp, khách hàng, vật tư, hàng hóa…).

Lưu ý: Quy trình ghi Sổ Cái có thể thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp siêu nhỏ, vừa và lớn) và hệ thống kế toán sử dụng (kế toán thủ công, phần mềm kế toán,…).

2.2. Cách ghi sổ nhật ký chung

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, giúp đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin kế toán.

Bước 1: Ghi tiêu đề sổ và ngày ghi chép

• Tiêu đề: Ghi rõ “Sổ Nhật Ký Chung” ở đầu trang.
• Ngày ghi sổ: Ghi ngày lập sổ hoặc ngày bắt đầu ghi chép tại trang đó.

Bước 2: Mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Ghi ngày thực tế phát sinh nghiệp vụ kế toán.
• Mô tả chi tiết: Ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung nghiệp vụ (ví dụ: mua hàng hóa, thanh toán tiền mặt, nhận tiền khách hàng…).

Bước 3: Phân loại tài khoản kế toán

• Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có tương ứng với giao dịch.
• Ghi rõ tên tài khoản và mô tả đầy đủ để dễ tra cứu, theo dõi.

Bước 4: Ghi chép chi tiết giao dịch

• Tài khoản Nợ: Ghi vào dòng đầu tiên kèm số tiền vào cột “Nợ”.
• Tài khoản Có: Ghi vào dòng tiếp theo, lùi đầu dòng vào một khoảng, ghi số tiền vào cột “Có”.
• Mỗi nghiệp vụ nên thể hiện rõ hai dòng: dòng Nợ và dòng Có.

Bước 5: Kiểm tra cân đối

• Đảm bảo rằng tổng số tiền ghi nợ bằng tổng số tiền ghi có trong mỗi giao dịch.
• Nếu không cân, cần kiểm tra lại chứng từ, định khoản.

Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch

• Kiểm tra toàn bộ thông tin đã ghi (ngày, số tiền, tài khoản…).
• Người có thẩm quyền (kế toán trưởng, kế toán tổng hợp…) ký duyệt, xác nhận tính hợp lệ.

Bước 7: Lưu trữ

• Lưu sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, số thứ tự giao dịch, đảm bảo dễ dàng tra cứu và phục vụ thanh tra, kiểm toán khi cần thiết.

2.3. Cách ghi sổ chi tiết

Sử dụng sổ chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các khoản mục chưa được phản ánh rõ ràng trên Sổ Cái hoặc Sổ Nhật ký.

Bước 1: Ghi tiêu đề sổ chi tiết

• Tiêu đề: Ghi rõ tên tài khoản hoặc đối tượng kế toán đang được theo dõi (ví dụ: Sổ chi tiết tài khoản 136 – Phải thu nội bộ).
• Thời gian ghi sổ: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ kế toán mà sổ đang phản ánh (theo tháng, quý hoặc năm).

Bước 2: Mô tả giao dịch

• Ngày giao dịch: Ghi chính xác ngày phát sinh nghiệp vụ theo chứng từ kế toán.
• Mô tả chi tiết: Trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung giao dịch, có thể bao gồm: tên hàng hóa, dịch vụ, tên đối tác, số hợp đồng, mã hóa đơn,…

Bước 3: Phân loại tài khoản kế toán

• Xác định rõ tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có liên quan đến nghiệp vụ.
• Ghi rõ tên và nội dung từng tài khoản để đảm bảo minh bạch.

Bước 4: Ghi chép chi tiết số tiền

• Ghi bên Nợ: Ghi số tiền vào cột “Nợ” tương ứng nếu tài khoản đang theo dõi là bên Nợ.
• Ghi bên Có: Ghi số tiền vào cột “Có” nếu phát sinh bên Có.
• Có thể bổ sung cột “Số dư” để theo dõi lũy kế số dư của tài khoản theo từng giao dịch.

Bước 5: Kiểm tra cân đối số liệu

• Đảm bảo số tiền ghi bên Nợ và Có trong giao dịch là cân bằng.
• Đối chiếu định kỳ với Sổ Cái để đảm bảo số liệu giữa các sổ thống nhất.

Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch

• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã ghi, bao gồm ngày, nội dung, tài khoản và số tiền.
• Người có thẩm quyền ký duyệt giao dịch trước khi ghi sổ chính thức.

Bước 7: Lưu trữ sổ chi tiết

• Sắp xếp và lưu trữ sổ theo thứ tự thời gian, tên tài khoản hoặc đối tượng theo dõi.
• Đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần phục vụ báo cáo nội bộ hoặc thanh tra, kiểm toán.

3. Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel đầy đủ

Thay vì thuê dịch vụ để đóng sổ sách kế toán, nhiều cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ hiện nay lựa chọn tự làm sổ sách trên Excel. Dưới đây là hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel đầy đủ:

3.1. Chuyển đổi số dư đầu năm, chuyển lỗ lãi

Trong nội dung hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên Excel, kế toán viên cần thực hiện việc chuyển đổi số dư đầu năm và kết chuyển lãi lỗ theo các bước sau:

• Kết chuyển lãi, lỗ năm trước sang đầu năm nay: Kế toán viên cần thực hiện kết chuyển Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay (TK 4212) trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản của năm trước sang Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước (TK 4211). Cụ thể:
  • Nếu TK 4212 của năm trước có số dư bên Có, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có lãi, kế toán viên thực hiện hạch toán ghi Nợ cho TK 4212 đồng thời ghi Có cho TK 4211 số tiền lãi đó.
  • Nếu TK 4212 ghi nhận số dư bên Nợ, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có lỗ, kế toán viên sẽ hạch toán ngược lại.
• Chuyển số dư năm trước vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh”: Kế toán viên cần nhập số dư đầu kỳ chi tiết cho từng tài khoản, mã hàng vào Bảng tính khấu hao tài sản cố định, Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn,…
• Cập nhật số dư đầu kỳ các sổ chi tiết TK 242, 211, 131: Kế toán viên cần cập nhật số dư đầu kỳ để đảm bảo các khoản này được theo dõi và phân bổ chính xác.

3.2. Quy trình ghi sổ Nhật ký chung trong tháng

1 – Khi mua hàng

Khi phát sinh khách hàng/nhà cung cấp mới:

• Khai báo chi tiết đối tượng tại Danh mục tài khoản: Kế toán viên cần vào Danh mục Nhà cung cấp/Danh mục Khách hàng để tạo mã nhà cung cấp/mã khách hàng mới.
• Đặt mã tài khoản (mã khách hàng) phù hợp: Doanh nghiệp cần đặt mã nhà cung cấp/khách hàng mới và kê khai chi tiết tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản,… của nhà cung cấp/khách hàng đó.
• Định khoản chi tiết trong Nhật ký chung theo mã đã khai báo: Kế toán viên thực hiện định khoản chi tiết trên sổ Nhật ký chung theo mã tài khoản mới tạo.

Khi phát sinh CCDC hoặc TSCĐ mới:

• Định khoản trên Nhật ký chung: Kế toán viên thực hiện định khoản phát sinh Nợ các tài khoản 242 (đối với CCDC), 211 (đối với TSCĐ) tương ứng với số phát sinh Có của các tài khoản thanh toán trên sổ Nhật ký chung.
• Cập nhật vào bảng phân bổ 242, 214 để tính số tiền phân bổ/khấu hao: Sau khi xác định được bộ phận sử dụng để hạch toán phân bổ vào bộ phận đó, kế toán viên cần xác định cách tính khấu hao, số tháng phân bổ và ngày tính phân bổ để bắt đầu thực hiện phân bổ,… và cập nhật vào Bảng phân bổ chi phí và Bảng tính Khấu hao tài sản cố định để cuối tháng tính khấu hao.

Khi mua hàng hóa:

• Bước 1 – Hạch toán tổng tiền hàng trên Nhật ký chung: Kế toán viên chỉ cần hạch toán tổng tiền hàng vào TK 156 trên sổ Nhật ký chung.
• Bước 2 – Khai báo chi tiết từng mặt hàng vào Phiếu nhập kho: Kế toán viên cần xác định xem từng loại mặt hàng đó đã có mã hàng hóa trên Danh mục hàng hóa hay chưa.
  • Nếu hàng hóa đó đã có mã, kế toán viên thực hiện kê nhập trên Phiếu nhập kho theo mã đó.
  • Nếu hàng hóa chưa có mã hàng hóa, kế toán viên cần thực hiện đặt mã hàng hóa mới cho từng mặt hàng còn thiếu trên Danh mục hàng hóa trước khi thực hiện nhập Phiếu nhập kho.
• Bước 3 – Phân bổ chi phí mua hàng (nếu có) theo công thức: Trong trường hợp quá trình có phát sinh chi phí thu mua, kế toán viên cần xác định liệu chi phí đó có cần phân bổ hay không. Chi phí thu mua đó sẽ được cộng vào thành Đơn giá nhập kho cho từng mặt hàng.
  • Chỉ có 1 mặt hàng và số lượng hàng là 1 thì không phải phân bổ chi phí mua hàng. Đơn giá nhập kho của hàng hóa đó sẽ bằng đơn giá trên hóa đơn + chi phí thu mua.
  • Chỉ có 1 loại mặt hàng nhưng nhiều số lượng thì phải phân bổ chi phí mua hàng theo số lượng hàng mua. Đơn giá nhập kho của hàng hóa đó sẽ bằng đơn giá trên hóa đơn + chi phí thu mua/số lượng hàng mua.
  • Có nhiều mặt hàng thì phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng loại. Kế toán viên có thể chọn 1 trong 2 cách để phân bổ, theo giá trị hoặc theo số lượng.

2 – Khi bán hàng

• Bước 1 – Hạch toán tổng tiền hàng vào TK 5111 trên Nhật ký chung: Kế toán viên không cần phải kê khai chi tiết từng loại hàng hóa bán ra trên sổ Nhật ký chung mà hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền của những hàng bán đó (được xác định ở dòng “Cộng tiền hàng” trên hóa đơn).
• Bước 2 – Kê khai chi tiết từng mặt hàng bán ra vào Phiếu xuất kho: Kế toán viên cần lập mã hàng hóa trên Danh mục hàng hóa trước nếu hàng hóa đó chưa có mã. Sau đó, kế toán viên kê khai chi tiết cho từng loại hàng hóa bán ra theo mã đã lập.

3.3. Thực hiện bút toán kết chuyển cuối tháng

Kế toán cần:

• Kết chuyển tiền lương: Kế toán viên cần xác định khoản tiền lương phải trả cho từng bộ phận và chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là theo thông tư nào để xác định tài khoản tương ứng. Kế toán viên cần thực hiện kết chuyển các khoản tiền lương, khoản có tính chất tiền lương bao gồm các khoản bảo hiểm từ các tài khoản chi phí của bộ phận tương ứng và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu có.
• Trích khấu hao TSCĐ: Tùy vào bộ phận sử dụng tài sản cố định, kế toán viên thực hiện trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng đó dựa trên Bảng tính khấu hao tài sản cố định. Kế toán viên cần căn cứ vào phương pháp khấu hao đã chọn để tính toán và hạch toán.
• Phân bổ chi phí: Tương tự với trích khấu hao tài sản cố định, kế toán viên sẽ căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí trả trước để xác định hàng hóa, CCDC đó được sử dụng cho bộ phận nào để hạch toán chi phí vào bộ phận tương ứng.
• Kết chuyển thuế: Tùy vào việc doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT theo quý hoặc theo tháng để xác định thời điểm thực hiện kết chuyển vào cuối quý hay cuối tháng. Bên cạnh đó, kế toán phải tổng hợp số thuế TNCN đã khấu trừ từ tiền lương nhân viên, kết chuyển sang tài khoản phải nộp để thực hiện khai và nộp cho cơ quan thuế.

3.4. Lập các bảng biểu tháng

Sau khi đã thực hiện việc chuyển đổi số dư đầu năm và cập nhật các tài khoản chi tiết ở bước trước, bước tiếp theo trong hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên Excel là lập các bảng biểu tháng. Đây là công cụ quan trọng giúp kế toán viên theo dõi, kiểm soát số liệu một cách chính xác và minh bạch. Các bảng biểu cần lập gồm:

• Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho: Dùng để theo dõi số lượng và giá trị của hàng hóa nhập, xuất và tồn kho. Kế toán viên cần vận dụng hàm SUMIF để lấy thông tin cột số lượng nhập/xuất, thành tiền nhập từ Phiếu Nhập/Xuất kho. Đối với cột thông tin hàng hóa như mã, tên và đơn vị tính, kế toán viên có thể sử dụng hàm VLOOKUP từ các tháng trước.
• Bảng phân bổ chi phí trả trước, khấu hao TSCĐ: Dùng để theo dõi và phân bổ chi phí trả trước và chi phí khấu hao TSCĐ. Kế toán viên cần căn cứ vào số tháng đã phân bổ và mức phân bổ tháng.
• Bảng cân đối phát sinh tháng: Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Kế toán viên sẽ lấy dữ liệu từ sổ Nhật ký chung để tổng hợp lên Bảng cân đối phát sinh tháng theo từng tài khoản.

3.5. Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối phát sinh

Trong quy trình làm sổ sách kế toán trên Excel, sau khi lập các bảng biểu tháng, bước kiểm tra số liệu là cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của toàn bộ dữ liệu kế toán. Các hạng mục kế toán viên cần kiểm tra, đối chiếu khi làm sổ sách kế toán bao gồm:

• Tổng phát sinh bên Nợ = Tổng phát sinh bên Có: Nếu số liệu hai bên không khớp, kế toán viên cần kiểm tra lại các bút toán vì chắc chắn có sai sót.
• Tổng Phát sinh Nợ trên CĐPS = Tổng Phát sinh Nợ trên sổ Nhật ký chung và Tổng Phát sinh Có trên CĐPS = Tổng Phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung: Kế toán viên cần đảm bảo các số liệu trên Bảng Cân đối phát sinh khớp với số liệu trên sổ Nhật ký chung.
• Số dư tài khoản đúng bản chất: Bên cạnh những tài khoản lưỡng tính, có những tài khoản chỉ phát sinh số dư bên Nợ (tài khoản tài sản loại 1, 2), chỉ phát sinh số dư bên Có (tài khoản nguồn vốn loại 3, 4) hoặc không phát sinh số dư vì được kết chuyển vào cuối kỳ (tài khoản loại 5 đến loại 9).
• Đối chiếu các tài khoản 112, 133, 3331, 156, 242, 211, 214: Kế toán cần đối chiếu các tài khoản này với các báo cáo, chứng từ, văn bản liên quan.
  • TK 112 – Sổ phụ ngân hàng.
  • TK 133, 3331 – Tờ khai thuế.
  • TK 156 – Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho.
  • TK 242 – Bảng phân bổ chi phí trả trước.
  • TK 211, 214 – Bảng khấu hao TSCĐ.

3.6. Lập sổ chi tiết các tài khoản cuối kỳ

Sau khi đảm bảo các số liệu đã hợp lý, kế toán viên tiến hành lập sổ, thẻ kế toán chi tiết:

1 – Lập bảng sổ công nợ TK 131 (Phải thu khách hàng)

• Cột mã Khách hàng: Lấy dữ liệu ở Danh mục khách hàng, sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT.
• Cột tên Khách hàng: Sử dụng hàm IF kết hợp với VLOOKUP trên Danh mục khách hàng.
• Cột dư Nợ/Có đầu kỳ: Sử dụng hàm VLOOKUP với dữ liệu trên Bảng cân đối phát sinh tháng.
• Cột phát sinh Nợ/Có: Áp dụng hàm SUMIF để tổng hợp số liệu trên sổ Nhật ký chung theo từng tài khoản.
• Cột dư Nợ/Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX để xác định số dư cuối kỳ nằm ở cột Nợ/Có để ghi vào cột tương ứng.

2 – Lập bảng sổ công nợ TK 131 (Phải trả khách hàng)

Tương tự cách làm bảng phải thu khách hàng.

3 – Lập bảng sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Kế toán viên cần phải tính riêng sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vì hai loại sổ này có mẫu khác các sổ chi tiết và tổng hợp khác. Cách làm sổ tiền gửi ngân hàng cũng sẽ tương tự cách làm sổ quỹ tiền mặt, trừ cột số hiệu và ngày tháng chứng từ. Cụ thể:

• Kế toán viên cần lập thêm 3 ô là Tháng báo cáo, Tài khoản báo cáo, Nối tháng và TK báo cáo
• Ngày tháng, diễn giải, tài khoản đối ứng, thu, chi: Sử dụng hàm IF lấy số liệu ở sổ Nhật ký chung và ô TK báo cáo mới lập.
• Sổ phiếu thu: Sử dụng hàm IF kết hợp COUNTIF dựa vào số liệu cột tiền thu/chi âm hay dương.
• Dư đầu kỳ: Sử dụng hàm SUMIFlấy số liệu trên bảng Cân đối phát sinh tháng.
• Tồn cuối ngày: Dùng hàm SUBTOTAL.
• Cộng số phát sinh: Dùng hàm SUBTOTAL.
• Số dư cuối kỳ: Tính bằng công thức Tồn đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi.

3.7. Lập bảng cân đối phát sinh, báo cáo tài chính cuối năm

1 – Bảng cân đối kế toán (Báo cáo tình hình tài chính)

• Cột số năm trước: Đối chiếu với Cột năm nay của “Bảng Cân Đối Kế toán” hoặc “Báo cáo tình hình tài chính” năm trước.
• Cột số năm nay: Căn cứ vào phần số dư cuối kỳ của các TK từ loại 1 đến loại 4 trên bảng Cân đối phát sinh năm, kế toán viên cần chuyển số liệu tương ứng lên Bảng Cân đối kế toán.
• Các chỉ tiêu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp: Căn cứ vào Bảng Tổng Hợp Công nợ phải thu/công nợ phải trả.

2 – Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

• Tùy vào mục đích của doanh nghiệp, bảng báo cáo kết quả kinh doanh có thể được lập theo tháng, quý, năm.
• Cột số năm trước: Lấy số liệu từ cột năm nay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước.
• Cột số năm nay: Căn cứ vào phần số phát sinh của các TK từ loại 5 đến loại 8 trên Bảng Cân đối phát sinh năm và chuyển tương ứng vào các tài khoản trên Báo cáo Kết quả kinh doanh.

3 – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của doanh nghiệp)

• Cột số năm trước: lấy số liệu từ cột năm nay của “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” năm trước.
• Cột số năm nay: căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sổ Nhật ký chung
• Kế toán viên có thể căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng hoặc Sổ Nhật ký chung để lấy số liệu cho các cột còn lại.

4 – Thuyết minh báo cáo tài chính

• Là báo cáo giải thích chi tiết, bổ sung các thông tin, chính sách kế toán, phương pháp ghi nhận, phân loại và đánh giá tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí,… nhằm giúp người đọc hiểu rõ hơn các con số trên báo cáo tài chính.
• Căn cứ vào Bảng Cân Đối Kế Toán, Báo cáo kết quả kinh doanh (Báo cáo KQKD), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Báo cáo LCTT), Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng tính khấu hao TSCĐ (trường hợp thuyết minh cho phần TSCĐ) và các sổ sách liên quan.

5 – Bảng cân đối phát sinh năm gồm 2 dạng:

• Dạng bảng chi tiết: Tương tự như Sổ Cân đối phát sinh tháng, danh mục tài khoản của Bảng cân đối phát sinh năm là danh mục chi tiết, với số liệu tổng hợp từ sổ Nhật ký chung.
• Dạng bảng tổng hợp: Được lập cho tài khoản cấp 1 (trừ 333) với phần số liệu được tổng hợp từ sổ Nhật ký chung.

4. Mẫu sổ sách kế toán trên Excel theo quy định mới nhất

Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng ghi chép và quản lý sổ sách kế toán, hiện nay có các mẫu sổ kế toán trên Excel và Word được xây dựng theo đúng quy định của Bộ Tài chính, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và được các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ sử dụng phổ biến.

Đây cũng là một phần quan trọng trong hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán, hướng dẫn làm sổ sách kế toán trên Excel, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa quy trình. Cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC – hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa.
  • Bản Excel mẫu sổ sách kế toán.
  • Bản Word mẫu sổ sách kế toán.
• Đối với tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn trong mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế: Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – chế độ kế toán doanh nghiệp phổ biến hiện nay:
  • Bản Excel mẫu sổ sách kế toán.
  • Bản Word mẫu sổ sách kế toán.

5. Những lỗi thường gặp khi làm sổ sách kế toán trên Excel

Kế toán viên cần thực hiện quy trình cách làm sổ sách kế toán trên Excel một cách cẩn thận, tỉ mỉ để tránh các lỗi sai phổ biến sau:

• Lỗi sai công thức, liên kết sai, tính toán nhầm: Do khối lượng dữ liệu lớn và nhiều công thức liên kết giữa các sheet, chỉ cần một sai sót nhỏ trong hàm hoặc tham chiếu ô cũng có thể làm lệch toàn bộ sổ sách, báo cáo.
• Nhập trùng chứng từ hoặc thiếu mã hóa hợp lý: Nếu không áp dụng mã chứng từ hoặc đánh số tự động bằng hàm, kế toán viên rất dễ nhập trùng phiếu thu/phiếu chi, hoặc ghi nhầm mã khách hàng, nhà cung cấp.
• Không khóa ô dữ liệu: Trong quá trình làm việc, nếu không khóa các ô công thức hoặc vùng dữ liệu quan trọng, những vùng dữ liệu cần tham chiếu có thể bị sai lệch khi người dùng áp dụng công thức cho nhiều ô dữ liệu khác nhau.

6. Câu hỏi thường gặp khi lập sổ sách kế toán của doanh nghiệp

Câu hỏi 1: Có các hình thức sổ kế toán nào dành cho doanh nghiệp?

Căn cứ Tiểu mục 1, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiện nay có 5 hình thức sổ kế toán được áp dụng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Hình thức kế toán Nhật ký chung.
• Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái.
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
• Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ.
• Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Mỗi hình thức kế toán trên đều có quy định cụ thể về số lượng cần sử dụng, kết cấu và mẫu biểu sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép, mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi có sai sót trong cách làm sổ sách kế toán?

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất và thời điểm phát hiện để lựa chọn một trong ba phương pháp xử lý sau:

• Phương pháp ghi bổ sung.
• Phương pháp ghi số âm.
• Phương pháp cải chính.

Câu hỏi 3: Trường hợp công ty tự xây dựng hệ thống sổ kế toán có được không?

Có. Doanh nghiệp được phép tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán riêng, miễn là đảm bảo cung cấp đầy đủ, minh bạch thông tin kinh tế – tài chính phục vụ kiểm tra, đối chiếu và kiểm soát. Nếu không tự xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu sổ kế toán theo Phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Trên đây là toàn bộ quy trình hướng dẫn làm sổ sách kế toán theo quy định mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, hãy để Kế toán MK đồng hành cùng bạn trong mọi nghiệp vụ kế toán – thuế. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất!

Kế toán MK chuyên cung cấp dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ giải thể công ty trọn gói cùng với các gói kế toán – thuế toàn diện, luôn đồng hành để hỗ trợ sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết qua các thông tin dưới đây.

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM