Hình thức kế toán là gì? Các hình thức ghi sổ kế toán thông dụng nhất

10/26/2025

Hình thức kế toán là cách thức tổ chức và ghi chép sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bài viết này sẽ giới thiệu các hình thức ghi sổ kế toán thông dụng nhất, kèm một số tiêu chí lựa chọn hình thức phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Hình thức kế toán là gì? Mục đích của hình thức kế toán

Hình thức kế toán là cách doanh nghiệp tổ chức và vận hành hệ thống sổ sách kế toán, bao gồm số lượng và kết cấu các loại sổ, mối quan hệ, trình tự, phương pháp ghi chép, tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kế toán. Việc áp dụng hình thức kế toán phải tuân thủ tính hợp pháp và hợp lệ theo quy định.

Mục đích của việc áp dụng hình thức kế toán là ghi chép, tổng hợp và phản ánh chính xác mọi hoạt động tài chính – kinh tế của doanh nghiệp theo khuôn khổ pháp luật. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán theo hai thông tư chính:

Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn, gồm các hình thức:

- Nhật ký chung.
- Nhật ký – Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ.
- Nhật ký – Chứng từ.
- Trên máy tính.

Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm các hình thức:

- Nhật ký chung.
- Nhật ký – Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ.
- Trên máy tính.

Hình thức kế toán giúp doanh nghiệp tổ chức và vận hành hệ thống sổ sách một cách hợp pháp

2. 5 hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 200 và 133

Theo quy định, có năm hình thức ghi sổ kế toán. Mỗi hình thức sở hữu những đặc điểm, ưu điểm và hạn chế riêng như sau:

2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

1 – Nguyên tắc và đặc trưng

Khi doanh nghiệp áp dụng hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh đều được ghi nhận lần lượt theo thời gian vào các sổ nhật ký, trong đó Sổ Nhật ký chung đóng vai trò trung tâm.

Mỗi nghiệp vụ được ghi theo thời điểm và phải thể hiện rõ bản chất kinh tế thông qua bút toán định khoản. Sau đó, kế toán tổng hợp và cập nhật số liệu vào Sổ Cái, phục vụ công tác theo dõi, quản lý và lập báo cáo tài chính định kỳ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt.
Sổ Cái.
Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Hình thức kế toán Nhật ký chung có nhiều ưu điểm nổi bật:

Sổ sách đơn giản, dễ ghi chép và theo dõi.
Không yêu cầu kế toán có trình độ quá cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Dễ dàng ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán, đặc biệt khi sử dụng phần mềm kế toán.
Thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ Nhật ký chung.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là khối lượng ghi chép khá lớn nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế. Do đó, hình thức Nhật ký chung thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nghiệp vụ kế toán ở mức vừa phải.

4 – Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hàng ngày – Xử lý nghiệp vụ phát sinh	Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán (mua hàng, bán hàng, thanh toán,…) Ghi vào Sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian, kèm bút toán định khoản (Nợ – Có). Chuyển số liệu từ Nhật ký chung sang Sổ Cái, phân theo từng tài khoản kế toán. Nếu có sử dụng sổ/thẻ kế toán chi tiết, kế toán ghi vào cả các sổ này để theo dõi đối tượng cụ thể (khách hàng, nhà cung cấp, kho…). Trường hợp có Sổ Nhật ký đặc biệt (như sổ mua hàng, thu tiền…), kế toán có thể ghi trực tiếp vào đây thay vì Nhật ký chung.
Định kỳ – Tổng hợp và chuyển sổ	Tùy khối lượng nghiệp vụ (3 ngày, 5 ngày hoặc cuối tháng), kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt. Loại trừ các nghiệp vụ bị ghi trùng nếu cùng lúc được phản ánh ở nhiều sổ. Đảm bảo mọi bút toán từ Nhật ký đặc biệt đã được phản ánh chính xác trong Sổ Cái.
Cuối tháng, quý, năm – Đối chiếu và lập báo cáo	Cộng số phát sinh trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và sổ chi tiết, đảm bảo khớp đúng giữa các khoản mục. Kiểm tra tính cân đối: Tổng Nợ = Tổng Có trên bảng cân đối số phát sinh. Số liệu cần khớp với tổng phát sinh Nợ – Có trên Sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt (sau khi loại trừ ghi trùng). Sau khi kiểm tra, sử dụng số liệu để lập báo cáo tài chính, phục vụ quản lý nội bộ và nộp cơ quan chức năng.

2.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trong cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi sổ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái có nhiều ưu điểm nổi bật:

Số lượng sổ ít, dễ ghi chép, quản lý và lưu trữ.
Dễ dàng theo dõi, đối chiếu và cân đối các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phát hiện sai sót nhanh chóng nhờ thông tin được ghi tập trung.
Không yêu cầu kế toán có nghiệp vụ quá cao, phù hợp với nhân sự kế toán cơ bản.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là mọi tài khoản đều được ghi chung trên một sổ, khiến sổ sách trở nên dài dòng, khó theo dõi và khó phân công công việc giữa các kế toán viên. Do đó, hình thức Nhật ký – Sổ Cái thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có ít tài khoản và ít nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.

4 – Trình tự ghi sổ

Giai đoạn

Nội dung công việc

Hàng ngày

Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp đã kiểm tra để xác định bút toán Nợ – Có.
Ghi một dòng duy nhất vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và phản ánh:

- Phần Nhật ký: Theo thời điểm phát sinh.
- Phần Sổ Cái: Theo từng tài khoản liên quan.

Nếu nghiệp vụ phát sinh nhiều lần trong ngày, có thể lập bảng tổng hợp để ghi gộp.
Sau khi ghi sổ, cập nhật vào sổ/thẻ kế toán chi tiết nếu có theo dõi đối tượng cụ thể.

Cuối tháng hoặc quý

Cộng tổng số phát sinh phần Nhật ký và từng tài khoản ở phần Sổ Cái.
Tính lũy kế quý, xác định số dư cuối kỳ từ số dư đầu kỳ và số phát sinh.
Kiểm tra tính cân đối:

- Tổng số phát sinh Nhật ký = Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có.
- Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có của tất cả tài khoản.

Khóa sổ chi tiết, cộng phát sinh, tính số dư từng đối tượng.
Lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với Nhật ký – Sổ Cái. Khi khớp đúng, số liệu được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Lưu ý:

Dữ liệu chỉ ghi một lần nên kế toán viên cần thực hiện cẩn thận, chính xác ngay từ đầu.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có ít nghiệp vụ phát sinh, muốn tinh gọn sổ sách nhưng vẫn cần đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái giúp doanh nghiệp ghi chép theo thời gian và theo tài khoản trong cùng một sổ tổng hợp

2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tổ chức việc ghi sổ tổng hợp dựa trên “Chứng từ ghi sổ”. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, cũng như phản ánh theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Mỗi chứng từ ghi sổ phải có chứng từ kế toán gốc đính kèm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

Chứng từ ghi sổ.
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Sổ Cái mẫu số S02c1-DN hoặc mẫu số S02c2-DN.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Giảm bớt khối lượng ghi chép đối với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
Dễ phân công công việc cho kế toán viên.
Sổ sách đơn giản, dễ lập, dễ theo dõi và thuận tiện cho việc kiểm tra.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, dẫn đến thông tin cung cấp có thể chậm hơn so với thực tế. Do đó, hình thức kế toán CTGS thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đội ngũ kế toán viên đông và trình độ chuyên môn tương đối đồng đều.

4 – Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán	Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán gốc (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…). Căn cứ vào từng chứng từ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Số liệu trên chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ Cái theo từng tài khoản liên quan. Nếu doanh nghiệp mở sổ kế toán chi tiết, kế toán đồng thời ghi vào sổ chi tiết để theo dõi các đối tượng như công nợ, hàng hóa, tài sản. Trường hợp có nhiều chứng từ cùng loại, có thể lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi sổ một lần thay vì từng chứng từ lẻ.
Định kỳ – Sắp xếp, luân chuyển và tổng hợp chứng từ	Các chứng từ gốc được đính kèm phía sau từng chứng từ ghi sổ để lưu trữ và đối chiếu khi cần. Thực hiện luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán (nếu có phân công phần hành). Tập hợp các chứng từ ghi sổ theo số thứ tự để đối chiếu, kiểm tra và ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ (dùng để theo dõi toàn bộ chứng từ ghi sổ trong kỳ).
Cuối tháng, quý, năm – Tổng hợp và lập báo cáo	Cộng tổng số phát sinh của từng tài khoản trong Sổ Cái. Đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và sổ chi tiết, đảm bảo các khoản mục khớp đúng. Lập Bảng cân đối số phát sinh, xác định số dư cuối kỳ. Kiểm tra tính cân đối giữa Nợ và Có, sao cho khớp với Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Số liệu sau khi đối chiếu chính xác sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính phục vụ công tác quản lý và báo cáo cơ quan chức năng.

2.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (NKCT – áp dụng cho Thông tư 200)

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ được xây dựng trên nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, phân tích các nghiệp vụ theo các tài khoản đối ứng bên Nợ. Việc ghi chép được thực hiện kết hợp cả trình tự thời gian và nội dung kinh tế.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

Sổ Nhật ký – Chứng từ từ số 1 đến số 10.
Bảng kê từ số 1 đến số 11.
Sổ Cái.
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Các ưu điểm chính của việc áp dụng hình thức kế toán này gồm:

Không có sự trùng lặp trong việc ghi chép nên giảm đáng kể khối lượng công việc sổ sách.
Kiểm tra và đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên, tránh sai sót.
Chuyên môn hóa đội ngũ kế toán, mỗi người phụ trách một phần hành cụ thể, tăng hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức Nhật ký – Chứng từ là mẫu sổ sách phức tạp, yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao. Việc áp dụng tin học hoặc phần mềm kế toán cũng gặp khó khăn do tính đặc thù và chi tiết của từng sổ. Vì vậy, hình thức kế toán NKCT thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, thực hiện kế toán thủ công, có đội ngũ kế toán đông và trình độ chuyên môn cao.

4 – Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Ghi sổ và tổng hợp chứng từ	Kế toán kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán gốc và phân loại theo từng nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, chi tiền,…). Căn cứ vào chứng từ, ghi vào các sổ kế toán chi tiết tương ứng để theo dõi từng đối tượng cụ thể. Tổng hợp chứng từ chi tiết theo từng tài khoản, làm cơ sở cho ghi sổ tổng hợp. Lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, thường vào cuối ngày hoặc định kỳ vài ngày/lần, để làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký – Chứng từ.
Ghi sổ Nhật ký – Chứng từ	Từ Bảng tổng hợp, kế toán ghi vào sổ Nhật ký – Chứng từ, trong đó thể hiện: Ngày ghi sổ. Số hiệu chứng từ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế. Số tiền phát sinh theo Nợ – Có từng tài khoản. Sổ Nhật ký – Chứng từ: Thực hiện vai trò của cả Nhật ký (ghi theo thời gian) và Sổ Cái (ghi theo tài khoản).
Cuối tháng/ quý/ năm – Tổng hợp, kiểm tra và lập báo cáo	Cộng số phát sinh của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Chứng từ để xác định tổng phát sinh trong kỳ. Tính số dư cuối kỳ dựa trên số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ. Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, đảm bảo chính xác và khớp đúng. Kiểm tra cân đối: Tổng Nợ = Tổng Có. Sau khi kiểm tra và đối chiếu, sử dụng số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ hỗ trợ ghi sổ chi tiết, kiểm soát chính xác, tối ưu công việc kế toán — Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ hỗ trợ ghi sổ chi tiết, kiểm soát chính xác, tối ưu công việc kế toán

2.5. Hình thức kế toán trên máy tính

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán trên máy vi tính là việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán bằng phần mềm chuyên dụng, được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một hoặc nhiều hình thức kế toán truyền thống. Phần mềm kế toán có khả năng ghi nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu tự động và in được các loại sổ kế toán, bảng tổng hợp, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

2 – Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm của hình thức kế toán trên máy tính:

Giảm khối lượng ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.
Dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu, phân tích và tổng hợp.
Hỗ trợ tự động lập sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định.
Giảm rủi ro sai sót do phần mềm tự động tính toán, kiểm tra đối chiếu.
Thuận tiện áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh và quy mô lớn.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là doanh nghiệp cần đầu tư phần mềm, máy móc và hạ tầng công nghệ thông tin bảo mật cao. Đồng thời kế toán viên phải có trình độ sử dụng phần mềm và hiểu rõ nghiệp vụ kế toán.

3 – Trình tự nhập máy

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Nhập liệu và xử lý chứng từ	Kế toán nhập dữ liệu từ chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng…) vào phần mềm, bao gồm: ngày tháng, nội dung nghiệp vụ, tài khoản Nợ – Có, số tiền và đối tượng liên quan. Phần mềm tự động ghi sổ theo quy trình đã thiết lập: Nhật ký, Sổ Cái và các sổ chi tiết tương ứng. Tùy theo cấu hình, có thể chọn ghi sổ tức thời theo từng nghiệp vụ hoặc ghi cuối ngày. Dữ liệu được phần mềm lưu trữ, xử lý và sắp xếp tự động theo thời gian và tài khoản kế toán.
Định kỳ – Kiểm tra và xử lý	Kế toán kiểm tra dữ liệu định kỳ, đảm bảo bút toán được định khoản đúng và đầy đủ thông tin. Khi phát hiện sai sót, có thể sửa trực tiếp trên phần mềm (nếu chưa khóa sổ) hoặc xử lý theo quy trình sửa sai chứng từ. Phần mềm hỗ trợ tự động tổng hợp, loại trừ trùng lặp và phân tích dữ liệu theo từng phân hệ như bán hàng, mua hàng, tiền lương, kho, công nợ,…
Cuối tháng/ quý/ năm – Tổng hợp và lập báo cáo	Kế toán dùng chức năng phần mềm để tổng hợp phát sinh và tính số dư cuối kỳ cho từng tài khoản. Đối chiếu tự động giữa Sổ Cái và sổ chi tiết để đảm bảo cân đối số liệu. Phần mềm hỗ trợ tạo lập các báo cáo như Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết và báo cáo tài chính theo mẫu quy định. Trước khi in, kế toán kiểm tra và khóa sổ kỳ kế toán nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

3. Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán cho doanh nghiệp

Để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau:

Xác định lĩnh vực hoạt động của mình, bao gồm sản xuất, kinh doanh, quản lý hoặc là đơn vị trực thuộc.
Quy mô hoạt động và đặc điểm quy trình sản xuất, kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến cách thức ghi chép và tổng hợp sổ sách kế toán.
Trình độ của nhà quản lý và năng lực kiểm soát thông tin của đội ngũ kế toán quyết định khả năng áp dụng các hình thức kế toán phức tạp hay đơn giản.
Điều kiện vật chất và các phương tiện hỗ trợ như phần mềm, thiết bị kế toán sẽ giúp triển khai hiệu quả hình thức kế toán đã lựa chọn.

Doanh nghiệp nên chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên quy mô, lĩnh vực và năng lực đội ngũ

Doanh nghiệp cần chọn đúng hình thức kế toán để vận hành hiệu quả, kiểm soát sổ sách và báo cáo tài chính chính xác. Nếu bạn cần tư vấn hoặc triển khai hình thức kế toán chuẩn, liên hệ ngay Kế toán MK – đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ kế toán – thuế trọn gói chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể công ty trọn gói và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
Email: info@ketoanmk.com
Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM

Nguyễn Huỳnh Nhân

Nguyễn Huỳnh Nhân – CFO tại Kế toán MK. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong kiểm toán, kế toán và quản trị rủi ro , tôi chia sẻ kiến thức thực tiễn về kế toán, thuế và pháp lý nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán, lập báo cáo thuế đúng hạn và xử lý vấn đề liên quan tới các hoạt động thành lập, giải thể công ty.