Trong hoạt động tài chính – kế toán, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều cần được ghi nhận chính xác và minh bạch. Một trong những chứng từ quan trọng phục vụ cho việc này chính là phiếu kế toán. Vậy phiếu kế toán là gì, có vai trò ra sao trong công tác hạch toán và doanh nghiệp cần sử dụng mẫu phiếu nào đúng quy định? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, chức năng và cung cấp mẫu phiếu kế toán mới nhất để tiện áp dụng.
1. Phiếu kế toán là gì? Khi nào cần dùng phiếu kế toán?
Phiếu kế toán là một loại chứng từ kế toán do kế toán viên lập ra nhằm ghi nhận các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Dựa vào các thông tin, số liệu được ghi chép trên phiếu kế toán, kế toán viên có thể thực hiện hạch toán kế toán, cập nhật vào sổ sách và kiểm soát tình hình tài chính nội bộ.
Tùy theo tính chất nghiệp vụ, phiếu kế toán được chia thành nhiều loại, mỗi loại phục vụ cho một mục đích ghi chép khác nhau, bao gồm:
- Phiếu thu: Ghi nhận các khoản tiền thu vào công ty, chẳng hạn như thu từ bán hàng, thu hồi công nợ hoặc các khoản thu khác.
- Phiếu chi: Dùng để phản ánh các khoản chi tiền mặt cho hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, trả lương, thanh toán chi phí,…
- Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa vào kho.
- Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất hàng hóa, nguyên vật liệu từ kho đến bộ phận khác hoặc giao cho khách hàng.
2. 7 vai trò chính của phiếu kế toán
Phiếu kế toán giữ vai trò trong việc ghi nhận, quản lý và kiểm soát các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Dưới đây là 7 vai trò quan trọng nhất của phiếu kế toán:
- Ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế: Giúp kế toán viên ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, đảm bảo thông tin tài chính được phản ánh đúng thực tế và hạn chế sai sót khi hạch toán.
- Cung cấp căn cứ pháp lý cho các giao dịch tài chính: Mỗi phiếu kế toán là bằng chứng hợp pháp chứng minh các hoạt động thu, chi, nhập, xuất hoặc điều chỉnh tài chính. Cơ quan Thuế, kiểm toán hoặc ban kiểm soát nội bộ sẽ dựa vào phiếu kế toán cho mục đích đánh giá, kiểm tra tính chính xác, minh bạch trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả: Thông qua phiếu kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền, biến động hàng tồn kho, công nợ và chi phí, từ đó kiểm soát ngân sách và phòng ngừa gian lận tài chính.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Việc lập và lưu trữ phiếu kế toán đúng quy định giúp doanh nghiệp tuân thủ chuẩn mực kế toán, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính trong quá trình kiểm tra, thanh tra.
- Làm cơ sở cho các quyết định quản trị: Dữ liệu trên phiếu kế toán cung cấp thông tin để ban lãnh đạo phân tích doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động.
- Giúp lưu trữ và truy xuất thông tin thuận tiện: Các phiếu kế toán được lưu trữ có hệ thống giúp việc tra cứu, đối chiếu và kiểm tra lại các nghiệp vụ tài chính trở nên nhanh chóng.
- Phục vụ hạch toán các nghiệp vụ phức tạp: Ngoài các nghiệp vụ thu, chi thông thường, phiếu kế toán còn dùng cho các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, khấu hao hoặc phân bổ chi phí.
Việc lập và lưu trữ phiếu kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát, đánh giá tính trung thực của dữ liệu tài chính. Để đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán – hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và hạn chế sai sót trong công tác kế toán.
3. Khi nào cần dùng phiếu kế toán?
Phiếu kế toán được sử dụng trong nhiều trường hợp nhằm đảm bảo việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ tài chính đầy đủ. Cụ thể:
- Bút toán kết chuyển cuối kỳ: Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần kết chuyển các khoản thu nhập và chi phí để xác định lợi nhuận. Phiếu kế toán được lập để ghi nhận quá trình này, giúp hoàn thiện báo cáo tài chính.
- Bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) cuối tháng: Khi doanh nghiệp xác định thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ, phiếu kế toán là công cụ ghi nhận và theo dõi số liệu thuế, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Bút toán điều chỉnh sai sót: Trong trường hợp phát hiện sai sót khi hạch toán (như sai số liệu hàng tồn kho, công nợ phải thu hoặc phải trả), kế toán sử dụng phiếu kế toán để điều chỉnh, đảm bảo tính chính xác cho sổ sách.
- Bút toán phân bổ chi phí: Các khoản chi phí như khấu hao tài sản cố định hay chi phí trả trước cần được phân bổ theo từng kỳ. Phiếu kế toán giúp phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh trong từng giai đoạn.
- Ghi nhận nghiệp vụ không có chứng từ gốc: Với các nghiệp vụ nội bộ, dự phòng rủi ro hoặc phân bổ doanh thu không có chứng từ kèm theo, phiếu kế toán được lập để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ của số liệu kế toán.
4. Phân biệt phiếu kế toán và chứng từ kế toán
Phiếu kế toán và chứng từ kế toán đều là căn cứ quan trọng trong công tác ghi sổ kế toán, giúp phản ánh các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Tuy nhiên, hai loại giấy tờ này có những điểm khác biệt rõ ràng về mục đích, phạm vi sử dụng và giá trị pháp lý như sau:
|
Đặc điểm |
Phiếu kế toán |
Chứng từ kế toán |
|
Định nghĩa |
Là tài liệu do kế toán lập để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế không có chứng từ gốc kèm theo. |
Là giấy tờ hoặc tài liệu chứng minh giao dịch tài chính đã phát sinh, thường do bên thứ ba cung cấp (ví dụ: hóa đơn, biên nhận,…). |
|
Mục đích |
Cả hai đều là căn cứ để ghi sổ kế toán, phản ánh nghiệp vụ tài chính phát sinh và hỗ trợ lập báo cáo tài chính. |
|
|
Phạm vi sử dụng |
Áp dụng cho các giao dịch nội bộ không có chứng từ gốc, giúp bổ sung và hoàn thiện dữ liệu kế toán. |
Phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo. |
|
Biểu mẫu |
Không có mẫu cố định, doanh nghiệp có thể tự thiết kế theo nhu cầu quản lý. |
Có mẫu biểu thống nhất theo quy định của pháp luật (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho,…). |
|
Mục đích |
Ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh mà không có chứng từ gốc, đảm bảo tính đầy đủ của hệ thống sổ sách. |
Là bằng chứng pháp lý xác nhận giao dịch đã hoàn thành, phục vụ cho công tác kế toán và kiểm toán. |
|
Tính pháp lý |
Chỉ có giá trị sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. |
Có giá trị pháp lý bên ngoài, được công nhận bởi cơ quan thuế, kiểm toán và các cơ quan quản lý nhà nước. |
Sau khi phân biệt rõ phiếu kế toán và chứng từ kế toán, bạn sẽ thấy chúng chỉ là một mắt xích nhỏ trong hệ thống hạch toán tổng thể của doanh nghiệp. Nếu muốn hiểu rõ mối liên kết giữa các bước ghi nhận, đối chiếu và tổng hợp sổ sách, bạn nên xem thêm quy trình kế toán tại một doanh nghiệp – nội dung này sẽ giúp bạn hình dung toàn cảnh hoạt động kế toán trong thực tế.
5. Tổng hợp 2 mẫu phiếu kế toán mới nhất
Hiện nay, Luật Kế toán 2015 và các văn bản pháp lý liên quan chưa ban hành mẫu phiếu kế toán thống nhất. Do đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt thiết kế biểu mẫu phù hợp với nhu cầu quản lý, miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
Bạn có thể tham khảo hai mẫu phiếu kế toán thường được sử dụng phổ biến trong thực tế sau:
5.1. Mẫu phiếu kế toán tổng hợp
Đây là mẫu phiếu dùng để ghi nhận tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ, giúp kế toán viên hệ thống hóa dữ liệu từ các phiếu kế toán chi tiết, phục vụ việc lập sổ sách và báo cáo tài chính.
5.2. Mẫu phiếu kế toán kết chuyển
Mẫu phiếu kế toán này được dùng để ghi nhận các bút toán kết chuyển cuối kỳ, như kết chuyển doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận. Việc lập phiếu kết chuyển giúp doanh nghiệp chuẩn bị và hoàn thiện số liệu kế toán trước khi lập báo cáo tài chính định kỳ.
6. Hướng dẫn cách viết phiếu kế toán đúng quy định
Bên cạnh việc hiểu rõ phiếu kế toán là gì, kế toán viên và nhà quản lý cũng cần nắm vững cách lập phiếu kế toán đúng quy định. Từng mục trong phiếu kế toán được ghi như sau:
- Số chứng từ: Ghi đúng số thứ tự theo quy định quản lý chứng từ của doanh nghiệp.
- Ngày lập chứng từ: Là ngày kế toán lập phiếu, phản ánh thời điểm ghi nhận nghiệp vụ.
- Ngày hạch toán: Là ngày dùng để tính toán trong sổ kế toán, thường lớn hơn hoặc bằng ngày lập chứng từ.
- Tỷ giá: Thông thường nhập tỷ giá bằng 1 hoặc để trống nếu giao dịch không phát sinh ngoại tệ.
- Diễn giải: Ghi rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phản ánh trên phiếu.
- Tài khoản: Chọn mã số tài khoản phù hợp theo danh mục tài khoản kế toán của doanh nghiệp.
- Phát sinh Nợ/Có: Ghi giá trị giao dịch phát sinh tương ứng. Nếu có phát sinh Nợ thì phần Có bằng 0 và ngược lại.
- Bằng chữ: Ghi bằng chữ tổng số tiền phát sinh để đảm bảo rõ ràng và hạn chế sai sót.
|
Lưu ý:
|
Sau khi hoàn thành việc ghi chép và lập phiếu kế toán, bước tiếp theo là kiểm tra và khóa sổ các nghiệp vụ đã phát sinh. Quy trình này giúp đảm bảo số liệu báo cáo cuối kỳ được chính xác và thống nhất. Bạn có thể tham khảo chi tiết quy trình đóng sổ kế toán để nắm rõ các bước thực hiện và tránh những sai sót thường gặp trong quá trình tổng hợp dữ liệu tài chính.
7. 7 nguyên tắc kế toán cần nhớ
Theo Điều 6 Luật Kế toán 2015, kế toán viên và các đơn vị kế toán cần tuân thủ 7 nguyên tắc cơ bản sau:
(1) Tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau đó, đối với các tài sản hoặc khoản nợ có giá trị thường xuyên biến động theo thị trường và có thể xác định lại một cách đáng tin cậy, được phép ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ báo cáo tài chính.
(2) Các quy định và phương pháp kế toán đã lựa chọn phải được áp dụng thống nhất trong suốt kỳ kế toán năm. Nếu có sự thay đổi, đơn vị kế toán phải giải trình rõ lý do trong báo cáo tài chính.
(3) Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi nhận khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán.
(4) Báo cáo tài chính phải được lập và gửi đến cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác và đúng hạn. Thông tin, số liệu trong báo cáo cần được công khai theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Kế toán 2015.
(5) Khi đánh giá tài sản, ghi nhận doanh thu, chi phí hoặc phân bổ thu – chi, đơn vị kế toán phải thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế – tài chính.
(6) Báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch, không chỉ dựa vào hình thức hay tên gọi của giao dịch.
(7) Các cơ quan nhà nước, tổ chức và đơn vị sự nghiệp có sử dụng ngân sách nhà nước, ngoài việc tuân thủ 6 nguyên tắc trên, còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.
8. Có những đối tượng kế toán nào?
Theo quy định tại Điều 8 Luật Kế toán 2015, đối tượng kế toán có thể được chia thành 4 nhóm chính như sau:
(1) Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; các đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước, bao gồm:
- Tiền, vật tư và tài sản cố định.
- Nguồn kinh phí và các quỹ.
- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu – chi hoạt động.
- Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước.
- Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước.
- Nợ và xử lý nợ công.
- Tài sản công.
- Các tài sản, khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
(2) Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước gồm Tài sản và nguồn hình thành tài sản theo quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 Điều 8 Luật Kế toán 2015 (như tiền, vật tư, tài sản cố định, nguồn vốn và nghĩa vụ tài chính khác).
(3) Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh (trừ các hoạt động được quy định tại khoản 4 Điều 8 Luật Kế toán 2015), bao gồm:
- Tài sản.
- Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
- Doanh thu, chi phí kinh doanh, thu nhập và chi phí khác.
- Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước.
- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.
- Tài sản, khoản phải thu và nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
(4) Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán và đầu tư tài chính, bao gồm:
- Các đối tượng kế toán quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Kế toán 2015.
- Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng.
- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
- Các khoản cam kết, bảo lãnh và giấy tờ có giá.
9. Câu hỏi thường gặp về phiếu kế toán
Câu hỏi 1: Phiếu kế toán có bắt buộc dùng hay không?
Có. Việc sử dụng phiếu kế toán là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận đầy đủ, chính xác và minh bạch, giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính đúng chuẩn, quản lý dòng tiền hiệu quả và tuân thủ quy định thuế.
Câu hỏi 2: Ai là người lập phiếu kế toán?
Phiếu kế toán được lập bởi nhân viên kế toán hoặc kế toán trưởng của doanh nghiệp. Người lập cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, hiểu rõ nghiệp vụ phát sinh và hệ thống tài khoản để đảm bảo tính chính xác của chứng từ.
Câu hỏi 3: Phiếu kế toán có thời hạn bao lâu?
Tương tự các chứng từ kế toán khác, phiếu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và thanh tra tài chính khi cần thiết.
Hiểu rõ phiếu kế toán là gì và cách lập đúng quy định không chỉ giúp kế toán viên hạn chế sai sót mà còn đảm bảo tính hợp pháp cho toàn bộ sổ sách tài chính doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán, lập chứng từ hoặc hoàn thiện hệ thống sổ sách, hãy liên hệ Kế toán MK – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán, thuế trọn gói cho doanh nghiệp.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
