Nắm vững quy trình làm sổ sách kế toán là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật và đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh. Thông thường, quy trình này gồm 5 bước cơ bản. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ từng bước thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
1. Tập hợp chứng từ
Doanh nghiệp cần thu thập và kiểm tra đầy đủ các loại chứng từ sau:
1 – Chứng từ hóa đơn:
Hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý theo quy định:
Hóa đơn hợp pháp:
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn được đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận phát hành theo đúng quy định. Đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu hóa đơn đã được cơ quan thuế phê duyệt trước khi phát hành.
Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp một số rủi ro về tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào, chẳng hạn:
- Có phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính đầy đủ và hợp lệ, nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng.
- Hóa đơn phản ánh hàng hóa hoặc dịch vụ không nằm trong phạm vi ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký.
Hóa đơn hợp lệ:
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được lập đúng theo quy định và thông lệ kế toán, có đầy đủ các nội dung và chỉ tiêu bắt buộc. Cụ thể, một hóa đơn được xem là hợp lệ khi đáp ứng các yêu cầu sau:
- Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Thông tin đầy đủ về người mua và người bán gồm họ tên, địa chỉ, mã số thuế, cùng hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Thể hiện rõ các chỉ tiêu hàng hóa – dịch vụ như số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán.
- Phải có chữ ký của người mua, người bán và Giám đốc doanh nghiệp; hóa đơn giấy phải đóng dấu treo góc trái, còn hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ của người bán.
Hóa đơn hợp lý:
Một hóa đơn dù hợp pháp và hợp lệ vẫn cần đảm bảo tính hợp lý để được chấp nhận trong hạch toán và kê khai thuế. Tính hợp lý được thể hiện ở việc:
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
- Hóa đơn phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp phải có giấy phép hoạt động hợp pháp, chứng minh việc mua bán, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ là có thật và phục vụ mục đích kinh doanh.
2 – Chứng từ ngân hàng:
Chứng từ ngân hàng được lập khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch mua bán, thanh toán hoặc giao dịch tài chính khác qua ngân hàng. Các loại chứng từ phổ biến gồm:
- Sổ phụ ngân hàng: Gồm giấy báo Có, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
- Sao kê ngân hàng: Thể hiện toàn bộ biến động số dư và giao dịch trong kỳ.
3 – Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ nộp thuế, bao gồm:
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Khi phát sinh số thuế phải nộp theo quý hoặc năm.
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Khi có số thuế phải nộp theo tháng hoặc quý.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khi phát sinh nghĩa vụ nộp thuế theo kỳ khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý.
Với những doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ, có thể tham khảo sử dụng dịch vụ nhận làm sổ sách kế toán để việc tập hợp chứng từ và ghi chép sổ sách diễn ra nhanh chóng, chính xác nhất.
2. Nhập chứng từ vào sổ/phần mềm quản lý kế toán
Bước này đòi hỏi sự chính xác và am hiểu nghiệp vụ trong quá trình làm sổ sách kế toán. Kế toán viên cần nhập và định khoản các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ đã tập hợp gồm hóa đơn mua vào – bán ra, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền, bảng lương, bảng phân bổ chi phí, khấu hao tài sản cố định,…
Một số lưu ý khi định khoản:
- Hoá đơn mua vào: Nếu hàng hóa được nhập kho, kế toán cần lập phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng, đồng thời theo dõi chi tiết hàng nhập là nguyên vật liệu hay công cụ, dụng cụ. Nếu hàng hóa được xuất thẳng xuống phân xưởng sản xuất, kế toán phải lập giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu để làm căn cứ ghi sổ và quản lý chi phí sản xuất.
- Hóa đơn bán ra: Căn cứ vào thông tin trên hóa đơn xuất bán, kế toán tiến hành hạch toán doanh thu và lập phiếu xuất kho cho lượng hàng hóa tương ứng.
3. Tập hợp chi phí
Thông qua bước này, doanh nghiệp có thể xác định chính xác tổng chi phí phát sinh trong kỳ. Kế toán cần tiến hành phân loại và ghi nhận chi phí vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán theo từng nhóm cụ thể sau:
- Chi phí bán hàng: Bao gồm các khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Các khoản chi phục vụ công tác điều hành, quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí tiền lương: Tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định và chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ: Ghi nhận khấu hao tài sản và phân bổ chi phí sử dụng công cụ phục vụ sản xuất – kinh doanh.
- Chi phí trả trước: Các khoản chi được ghi nhận dần theo thời gian sử dụng, chẳng hạn như chi phí thuê văn phòng, bảo hiểm,…
- Chi phí giá vốn: Phụ thuộc vào phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng, như bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, hoặc nhập trước – xuất trước (FIFO).
- Các chi phí khác: Những khoản chi phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh nhưng không thuộc các nhóm nêu trên.
4. Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
Ở bước này, kế toán thực hiện lập các bút toán kết chuyển nhằm tổng hợp toàn bộ doanh thu và chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp. Kế toán viên có thể tham khảo dữ liệu từ những loại sổ kế toán theo quy định, để lập các bút toán chính xác, đảm bảo các khoản chi, doanh thu, nợ được ghi nhận đầy đủ. Cụ thể:
- Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (như chiết khấu, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán).
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính.
- Kết chuyển các khoản chi phí, bao gồm:
-
- Chi phí giá vốn hàng bán.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí khác.
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
5. Lập bảng cân đối phát sinh
Bảng cân đối phát sinh giúp kế toán đánh giá tổng quan tình hình biến động và số dư của các tài khoản trong kỳ, thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Khi bảng này được hoàn thiện và cân đối chính xác, kế toán sẽ thực hiện bút toán mở sổ cái và sổ chi tiết cho kỳ tiếp theo.
Tải miễn phí mẫu bảng cân đối phát sinh theo Thông tư 200 tại đây!
Phương pháp ghi bảng cân đối phát sinh như sau:
- Số dư tài khoản: Ghi tại đầu kỳ (cột 1, 2) và cuối kỳ (cột 5, 6).
-
- Tài khoản có số dư Nợ ghi ở cột “Nợ”.
- Tài khoản có số dư Có ghi ở cột “Có”.
- Số phát sinh trong kỳ: Ghi tại cột 3, 4, phản ánh tổng phát sinh Nợ và Có của các tài khoản từ đầu kỳ đến cuối kỳ báo cáo.
- Cột A, B: Ghi số hiệu và tên tài khoản (thường là tài khoản cấp 2 mà doanh nghiệp đang sử dụng).
- Cột 1, 2 – Số dư đầu kỳ: Lấy từ Sổ Cái hoặc Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước.
- Cột 3, 4 – Số phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào dòng “Cộng phát sinh lũy kế từ đầu tháng” trên Sổ Cái.
- Cột 5, 6 – Số dư cuối kỳ: Phản ánh số dư cuối cùng trong kỳ, có thể tính toán từ số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ hoặc lấy từ Sổ Cái. Số liệu này sẽ được dùng cho kỳ kế toán sau.
Sau khi hoàn thành, bảng cân đối phát sinh phải đảm bảo tổng số Nợ và Có luôn bằng nhau ở tất cả các phần:
- Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có (cột 1 và 2)
- Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có (cột 3 và 4)
- Tổng số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ (cột 5 và 6).
Để hiểu rõ hơn về quy định lập và quản lý sổ sách kế toán, bạn có thể xem chi tiết tại (dẫn internal link về BV 99 – quy định về sổ sách kế toán).
Thực hiện quy trình làm sổ sách kế toán đúng quy định giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro về thuế và pháp lý. Nếu bạn cần đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ trong việc lập sổ, hạch toán hoặc lập báo cáo tài chính, Kế toán MK luôn sẵn sàng đồng hành. Chúng tôi sẽ cung cấp các giải pháp kế toán, thuế và pháp lý trọn gói, được cá nhân hóa cho từng doanh nghiệp
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30PM
