Sổ sách kế toán là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý tài chính và phải được mở ngay sau khi thành lập. Việc ghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác là bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, cung cấp dữ liệu hữu ích để phân tích hiệu quả kinh doanh và ra quyết định chiến lược. Vậy sổ sách kế toán gồm những gì, cách mở, ghi và khóa sổ được quy định ra sao? Cùng Kế toán MK tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Sổ sách kế toán gồm những sổ gì? Phân loại chi tiết
Sổ sách kế toán là hệ thống sổ được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán. Tùy vào mục đích quản lý và phương pháp ghi chép, doanh nghiệp có thể lựa chọn và áp dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau. Cụ thể như sau:
1.1. Theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán
Dựa vào mức độ dữ liệu thông tin cần ghi chép, sổ sách sử dụng trong kế toán bán hàng chính là loại sổ quan trọng giúp ghi nhận doanh thu, chi phí, theo dõi tồn kho chi tiết và được quy định tại phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán được chia thành:
- Sổ tổng hợp: Dùng để phản ánh một đối tượng kế toán ở mức độ tổng quát. Khi ghi chép, sổ tổng hợp chỉ sử dụng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị hiện có và sự biến động của đối tượng kế toán. Số liệu trong sổ tổng hợp là căn cứ quan trọng để lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết: Được mở ra để phản ánh chi tiết hơn các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán. Nội dung của sổ chi tiết phải phù hợp với số liệu trong sổ tổng hợp. Ngoài thước đo tiền tệ, sổ chi tiết có thể sử dụng thêm thước đo hiện vật như số lượng hoặc trọng lượng để phục vụ quản lý chi tiết.
- Sổ liên hợp: Là loại sổ kết hợp tính chất của sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong cùng một biểu mẫu và trong cùng một lần ghi chép, giúp việc theo dõi, đối chiếu và tổng hợp số liệu thuận tiện hơn.
1.2. Theo hình thức của sổ kế toán
Căn cứ theo hình thức trình bày, sổ kế toán được chia thành hai loại chính:
- Sổ đóng quyển: Là loại sổ có số trang cố định, được đóng dấu giáp lai và sử dụng để ghi chép thông tin trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý hoặc năm). Hình thức này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, phát sinh nhiều nghiệp vụ kế toán và cần quản lý liên tục.
- Sổ tờ rời: Gồm nhiều tờ riêng lẻ, được lưu trữ trong các tập hồ sơ hoặc file riêng, dùng để ghi chép thông tin cho từng giao dịch hoặc sự kiện cụ thể. Loại sổ này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có số lượng nghiệp vụ phát sinh ít.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ thủ tục mở sổ kế toán theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

1.3. Theo phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu
Theo phương pháp ghi chép và cách sắp xếp dữ liệu, hệ thống sổ kế toán gồm ba loại:
- Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Loại sổ này không phản ánh riêng biệt sự biến động của từng đối tượng kế toán mà chỉ phản ánh số phát sinh trong kỳ, không có số dư đầu kỳ.
- Sổ Cái: Dùng để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng đối tượng kế toán. Sổ này theo dõi cả giá trị đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Doanh nghiệp có thể mở sổ Cái riêng cho từng đối tượng hoặc kết hợp nhiều đối tượng trong cùng một sổ.
- Nhật ký – Sổ Cái: Là hình thức sổ kết hợp giữa việc ghi theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán, giúp kế toán dễ dàng kiểm soát và tổng hợp số liệu.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp thường áp dụng mẫu sổ chi tiết công nợ trên Excel để ghi nhận công nợ khách hàng và nhà cung cấp, giúp việc đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán một cách nhanh chóng.
1.4. Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ
Căn cứ vào cách trình bày mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán, sổ kế toán được chia thành hai loại:
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: Các tài khoản đối ứng được trình bày theo từng cột riêng biệt cho từng đối tượng kế toán.
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: Các tài khoản đối ứng được thể hiện theo từng dòng, trong đó chứng từ được ghi vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.

2. Các quy định khi triển khai sổ sách kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật khi thực hiện công tác mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa chữa và quản lý sổ kế toán. Các quy định đó bao gồm:
2.1. Quy định về mở sổ sách kế toán
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng chịu trách nhiệm ký duyệt, kiểm tra và quản lý việc mở sổ kế toán.
Sổ kế toán có thể được đóng thành quyển hoặc để dạng tờ rời, nhưng khi sử dụng xong, các tờ rời phải được đóng thành quyển để lưu trữ thống nhất. Trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp phải hoàn thiện các thủ tục mở sổ theo quy định sau:
- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ các thông tin gồm tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Sổ phải được đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai giữa các trang để tránh sửa đổi, tẩy xóa.
- Đối với sổ tờ rời: Mỗi tờ sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của tờ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ sổ phải được Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Doanh nghiệp cần sắp xếp tờ rời theo thứ tự tài khoản kế toán, đảm bảo an toàn, dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần.
2.2. Quy định về nội dung và cách ghi sổ sách kế toán
Mỗi sổ kế toán phải thể hiện rõ các thông tin cơ bản:
- Tên đơn vị kế toán và tên sổ;
- Ngày, tháng, năm lập sổ và khóa sổ;
- Họ tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật;
- Tổng số trang và dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Ngoài ra, sổ kế toán cần phản ánh đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ được ghi vào các tài khoản kế toán;
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, do đó các đơn vị hành chính sẽ sử dụng mẫu sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo các khoản chi, nguồn kinh phí và công nợ được ghi chép đúng chuẩn. Việc ghi chép chỉ được thực hiện sau khi chứng từ đã được kiểm tra và phê duyệt hợp chuẩn.

2.3. Quy định về khoá sổ sách kế toán
Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán vào cuối mỗi kỳ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Việc khóa sổ cũng cần thực hiện trong các trường hợp kiểm kê tài sản, chuyển giao kế toán hoặc theo yêu cầu của pháp luật kế toán hiện hành.
2.4. Quy định về sửa chữa sổ sách kế toán
Theo Điều 27 Luật Kế toán 2019, khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán, không được tẩy xóa hoặc làm mất dấu vết thông tin ban đầu. Việc sửa chữa phải tuân thủ một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp ghi cải chính: Gạch một đường thẳng vào chỗ sai, ghi số hoặc chữ đúng phía trên, có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Phương pháp ghi số âm: Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng, có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng.
- Phương pháp ghi điều chỉnh: Lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi bổ sung phần chênh lệch cho đúng.
2.5. Quy định về trách nhiệm của người giữ và ghi sổ sách kế toán
Doanh nghiệp phải phân công rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân trong việc giữ và ghi sổ kế toán. Nhân viên phụ trách phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của thông tin ghi trong sổ cũng như việc bảo quản sổ trong suốt thời gian sử dụng. Khi có thay đổi nhân sự, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao sổ kế toán giữa người cũ và người mới, kèm biên bản bàn giao có xác nhận chữ ký của kế toán trưởng.
Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, phải ghi rõ số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị trong hồ sơ kế toán. Trường hợp cá nhân hành nghề kế toán độc lập, cần ghi rõ số chứng chỉ hành nghề theo quy định pháp luật.

3. 5 hình thức kế toán
Theo quy định, hiện nay có 5 hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế:
1 – Hình thức kế toán Nhật ký chung: Các nghiệp vụ kinh tế – tài chính được ghi theo trình tự thời gian phát sinh và phản ánh theo từng tài khoản kế toán liên quan. Sau khi ghi vào sổ Nhật ký, số liệu được chuyển sang Sổ Cái để tổng hợp toàn bộ giao dịch.
Trình tự ghi sổ:
|
Giai đoạn |
Nội dung công việc |
|
Hàng ngày – Xử lý nghiệp vụ phát sinh |
|
|
Định kỳ – Tổng hợp và chuyển sổ |
|
|
Cuối tháng, quý, năm – Đối chiếu và lập báo cáo |
|
2 – Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Kết hợp việc ghi nhật ký và ghi sổ cái trên cùng một sổ, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi cả trình tự thời gian và đối tượng kế toán.
Trình tự ghi sổ:
|
Giai đoạn |
Nội dung công việc |
|
Hàng ngày |
|
|
Cuối tháng hoặc quý |
|
3 – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Dựa trên chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi vào sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và phải có chữ ký phê duyệt của kế toán trưởng trước khi ghi.
Trình tự ghi sổ:
|
Giai đoạn |
Nội dung công việc |
|
Hằng ngày – Lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán |
|
|
Định kỳ – Sắp xếp, luân chuyển và tổng hợp chứng từ |
|
|
Cuối tháng, quý, năm – Tổng hợp và lập báo cáo |
|
4 – Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (áp dụng theo Thông tư 200): Các giao dịch được ghi nhận đồng thời theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế, thể hiện mối quan hệ đối ứng giữa bên “Nợ” và bên “Có”. Hình thức này sử dụng mẫu sổ in sẵn và yêu cầu chứng từ hợp pháp như hóa đơn, biên lai theo quy định.
Trình tự ghi sổ:
|
Giai đoạn |
Nội dung công việc |
|
Hằng ngày – Ghi sổ và tổng hợp chứng từ |
|
|
Ghi sổ Nhật ký – Chứng từ |
|
|
Cuối tháng/ quý/ năm – Tổng hợp, kiểm tra và lập báo cáo |
|
5 – Hình thức kế toán trên máy tính: Sử dụng phần mềm kế toán điện tử để ghi sổ, xử lý và lưu trữ số liệu tự động, đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Trình tự ghi sổ:
|
Giai đoạn |
Nội dung công việc |
|
Hằng ngày – Nhập liệu và xử lý chứng từ |
|
|
Định kỳ – Kiểm tra và xử lý |
|
|
Cuối tháng/ quý/ năm – Tổng hợp và lập báo cáo |
|

Hiểu rõ sổ sách kế toán gồm những gì, cách phân loại và hình thức ghi sổ là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Nếu bạn đang gặp khó khăn hoặc cần được tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực này, Kế toán MK sẵn sàng đồng hành cùng với dịch vụ kế toán – thuế trọn gói, chuyên nghiệp và tận tâm.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30PM
