Hạch toán khi giải thể doanh nghiệp là bước bắt buộc nhằm phản ánh trung thực và chính xác toàn bộ tình hình tài chính trước khi chấm dứt hoạt động. Quy trình này chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và pháp luật. Trong bài viết này, Kế toán MK sẽ hướng dẫn chi tiết các quy định cần biết, hồ sơ phải chuẩn bị và cách thực hiện hạch toán giải thể doanh nghiệp chi tiết.
1. Quy định hiện hành về hạch toán khi giải thể công ty
Khi doanh nghiệp tiến hành giải thể, việc hạch toán phải tuân thủ đúng quy định pháp luật. Các nội dung trọng tâm cần thực hiện gồm:
- Ghi nhận và phân loại các tài sản của công ty: Doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ tài sản hiện có, bao gồm hữu hình và vô hình, sau đó phân loại theo tính chất và khả năng thu hồi. Giá trị tài sản cần được đánh giá lại theo giá trị thực tế trước khi đưa vào hạch toán phục vụ thanh lý và phân chia.
- Xác định và ghi nhận các nợ phải và nợ liên quan: Tất cả nghĩa vụ tài chính như nợ vay, nợ thuế, công nợ nhà cung cấp và các cam kết tài chính phải được tổng hợp đầy đủ. Doanh nghiệp cần đối chiếu, xác nhận công nợ và ghi nhận vào sổ sách để phục vụ việc thanh toán theo thứ tự ưu tiên luật định.
- Xử lý thu nhập và chi phí có liên quan đến quá trình giải thể: Các khoản thu nhập từ thanh lý tài sản và chi phí phát sinh trong quá trình giải thể phải được hạch toán riêng biệt. Nhờ đó, doanh nghiệp xác định chính xác kết quả xử lý tài sản, chi phí giải thể và cơ sở để quyết toán thuế.
- Lập báo cáo tài chính kết nối với quá trình giải thể công ty: Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm giải thể nhằm phản ánh tổng thể tài sản, nguồn vốn và các nghĩa vụ còn lại. Báo cáo là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và ra quyết định chấp thuận giải thể.
2. Quy trình hạch toán khi giải thể công ty
Hạch toán trong giai đoạn giải thể là một quy trình phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 123/2024/TT-BTC và các quy định pháp lý liên quan. Quy trình hạch toán đúng gồm các giai đoạn sau:
Bước 1: Kiểm kê tài sản và đánh giá nợ phải trả
Doanh nghiệp cần kiểm kê toàn bộ tài sản trước khi tiến hành hạch toán, bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, khoản phải thu và các khoản đầu tư. Việc kiểm kê phải lập biên bản rõ ràng, ghi nhận giá trị thực tế tại thời điểm giải thể.
Song song đó, doanh nghiệp xác định toàn bộ nợ phải trả gồm có nợ ngân hàng, nợ nhà cung cấp, nợ thuế, nợ lương và các nghĩa vụ tài chính khác. Thứ tự ưu tiên thanh toán được thực hiện theo Điều 54 Bộ luật Dân sự 2015.
Bước 2: Thanh lý tài sản và xử lý các khoản nợ
Sau kiểm kê, doanh nghiệp tiến hành thanh lý tài sản để thu hồi tiền và phục vụ thanh toán công nợ. Mọi giao dịch thanh lý phải được ghi chép theo đúng chuẩn mực kế toán. Ví dụ khi bán tài sản cố định trị giá 350 triệu, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 111 (Tiền mặt): 350 triệu
- Có TK 711 (Doanh thu khác): 350 triệu
Đồng thời ghi giảm tài sản cố định:
- Nợ TK 214 (Hao mòn lũy kế)
- Có TK 211 (Tài sản cố định)
Tiền thu từ thanh lý được dùng để thanh toán các khoản nợ theo thứ tự ưu tiên lần lượt là nợ lương, nợ thuế, nợ nhà cung cấp, nợ vay. Trong quá trình xử lý nợ, doanh nghiệp phải làm việc trực tiếp với chủ nợ để thống nhất phương án thanh toán.
Các thỏa thuận cần lập thành văn bản, tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 và có thể phải công chứng theo Luật Công chứng 2024. Các khoản nợ khó đòi có thể lập dự phòng hoặc xóa nợ nhưng phải có căn cứ rõ ràng (bản án, biên bản thỏa thuận,…).
Bước 3: Lập báo cáo tài chính giải thể
Báo cáo tài chính giải thể phản ánh toàn diện tình hình tài chính tại thời điểm doanh nghiệp chấm dứt hoạt động. Theo Thông tư 123/2024/TT-BTC, bộ báo cáo bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Số liệu trong báo cáo phải dựa trên kết quả kiểm kê, bút toán thanh lý, xử lý nợ và các điều chỉnh cần thiết. Báo cáo tài chính là tài liệu bắt buộc để cơ quan thuế đối chiếu và xác nhận nghĩa vụ thuế cuối cùng của doanh nghiệp.
Bước 4: Phân phối tài sản còn lại và hoàn tất thủ tục kế toán
Sau khi thanh toán toàn bộ nợ, tài sản còn lại được phân phối cho thành viên/cổ đông theo tỷ lệ vốn góp. Điều này phải tuân thủ Điều 202 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ công ty. Kế toán thực hiện bút toán phân phối vào tài khoản vốn chủ sở hữu (TK 411) và tài khoản thanh toán với cổ đông (TK 338).
Chẳng hạn phân phối 1 tỷ đồng cho cổ đông ghi:
- Nợ TK 411 (Vốn chủ sở hữu): 1 tỷ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 1 tỷ
Nếu doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán bắt buộc (công ty đại chúng, FDI,…), báo cáo tài chính giải thể phải được kiểm toán độc lập theo Luật Kiểm toán độc lập 2011. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. Bên phía cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp xác nhận trong 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Sai sót chứng từ hoặc bút toán có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian giải thể.
3. Hồ sơ hạch toán kế toán khi giải thể doanh nghiệp
Khi thực hiện hạch toán trong quá trình giải thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ kế toán, pháp lý để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu và quyết toán với cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm:
- Quyết định giải thể
- Biên bản họp giải thể doanh nghiệp
- Báo cáo tài chính cuối cùng
- Báo cáo thanh lý tài sản
- Danh sách chủ nợ và người lao động
Ngoài ra, tùy theo đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm hồ sơ quyết toán thuế TNDN, các loại thuế khác hoặc tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu (nếu có phát sinh trong quá trình hoạt động).
4. Các tài khoản cần tác động khi hạch toán giải thể doanh nghiệp
Trong quá trình giải thể, kế toán phải xử lý nhiều nghiệp vụ liên quan đến tài sản, công nợ, thuế và vốn chủ sở hữu. Hệ thống các tài khoản thường phát sinh và cần theo dõi gồm:
1 – Hoàn nhập dự phòng còn lại tính đến thời điểm giải thể:
- Nợ TK 159
- Có TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
2 – Phản ánh giá bán của vật tư, hàng hoá:
- Nợ TK 111, 112: Theo giá bán/thanh lý
- Nợ/Có TK 421: Chênh lệch giữa giá bán và giá gốc
- Có các TK 152, 153, 155, 156: Theo giá gốc
3 – Phản ánh giá bán của TSCĐ:
- Nợ TK 111, 112: Theo giá thanh lý
- Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế
- Nợ/Có TK 421: Chênh lệch giữa giá bán và giá trị còn lại
- Có TK 211, 213: Theo nguyên giá
- Có TK 333 (3331): Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
4 – Phản ánh thu hồi các khoản phải thu:
- Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu
- Nợ TK 421: Chiết khấu hoặc phần không thu hồi được
- Có TK 131, 138…: Theo số dư công nợ phải thu
5 – Phản ánh chi phí liên quan đến việc giải thể công ty:
- Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
- Có TK 111, 112
6 – Thanh toán tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động:
- Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
- Có TK 111, 112
7 – Thanh toán các khoản nợ phải trả:
- Nợ TK 311, 315, 331…: Số nợ gốc
- Có TK 111, 112: Số tiền đã thanh toán
- Có TK 421: Chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có)
8 – Thanh toán các khoản thuế còn nợ ngân sách:
- Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Có TK 111, 112
9 – Rút tiền còn lại từ ngân hàng về quỹ tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 112
10 – Phân chia vốn góp cho cổ đông:
- Nợ TK 411: Vốn góp
- Có TK 338 (3388 – Phải trả cổ đông)
11 – Chia các nguồn vốn chủ sở hữu khác cho cổ đông:
- Nợ TK 421, 4112, 414, 415…
- Có TK 338 (3388 – Phải trả cổ đông)
12 – Trường hợp doanh nghiệp bị lỗ hoặc các tài khoản nguồn có số dư Nợ thì xác định số mà các cổ đông phải gánh chịu tương ứng:
- Nợ TK 338 (3388 – Phải trả cổ đông)
- Có TK 421, 4112, 412…
13 – Thanh toán cho cổ đông khi hoàn tất giải thể:
- Nợ TK 338 (3388 – Phải trả cổ đông)
- Có TK 111
5. 4 lưu ý khi hạch toán giải thể công ty
Khi thực hiện hạch toán giải thể, doanh nghiệp cần tuân thủ một số lưu ý sau:
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi giải thể: Doanh nghiệp cần bảo đảm kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế còn phải nộp, bao gồm thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các khoản phát sinh trong thời gian giải thể. Cơ quan thuế chỉ xác nhận hoàn tất khi doanh nghiệp không còn nợ thuế. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế sớm giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ giải thể và hạn chế nguy cơ bị thanh tra bổ sung.
- Xử lý các khoản phải thu và phải trả còn lại: Theo Bộ luật Dân sự 2015, các tranh chấp công nợ phải được giải quyết thông qua thỏa thuận hoặc tòa án trước khi doanh nghiệp chính thức giải thể. Doanh nghiệp nên chủ động đàm phán với chủ nợ về phương án thanh toán, chẳng hạn trả nợ bằng tài sản hoặc giãn tiến độ trả nợ. Nếu cần, có thể nhờ luật sư hoặc công chứng viên hỗ trợ lập thỏa thuận hợp pháp theo Luật Công chứng 2024. Giải quyết công nợ sớm sẽ giúp quá trình giải thể diễn ra nhanh và hạn chế rủi ro pháp lý.
- Lưu trữ hồ sơ kế toán sau giải thể: Sau khi kết thúc thanh lý tài sản và quyết toán, toàn bộ sổ sách kế toán, chứng từ, báo cáo tài chính và tài liệu liên quan phải được bàn giao lại cho cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để lưu trữ. Đồng thời đây cũng như là căn cứ để đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra sau giải thể.
- Chú ý đến các chi phí phát sinh trong quá trình giải thể: Quá trình giải thể thường phát sinh nhiều khoản chi phí như thanh lý tài sản, chi phí pháp lý, chi phí kế toán, trả lương nhân sự xử lý thủ tục,…Doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ và đúng bản chất các chi phí này vào sổ sách để tránh sai lệch trong báo cáo tài chính cuối cùng.
Việc hạch toán khi giải thể doanh nghiệp đòi hỏi sự minh bạch và nắm vững quy định pháp luật để tránh sai sót làm kéo dài thời gian. Hy vọng hướng dẫn trên giúp bạn hiểu rõ các bước cần thực hiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thực hiện hạch toán, lập báo cáo giải thể hoặc quyết toán thuế, Kế toán MK luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và báo giá trọn gói.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
