Các loại sổ sách kế toán trường học và hướng dẫn hạch toán đầy đủ

Kế toán trường học giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý, ghi chép và phản ánh tình hình thu – chi tài chính của nhà trường một cách minh bạch và chính xác. Để thực hiện hiệu quả công tác này, hệ thống sổ sách kế toán cần được lập và theo dõi đúng quy định. Bài viết sau sẽ giới thiệu các loại sổ sách kế toán trường học, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách hạch toán nhằm hỗ trợ cán bộ kế toán dễ dàng áp dụng trong thực tiễn.

1. Các loại sổ sách kế toán trường học

Trong trường học (dù là mầm non, phổ thông hay các cơ sở giáo dục khác), công tác kế toán thường phải tuân thủ theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. Vì vậy, hệ thống sổ sách kế toán trường học gồm nhiều loại, được chia theo từng nhóm chính như sau:

1.1. Phân loại sổ kế toán theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về các loại sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và và sổ kế toán liên hợp (được mở tùy theo từng trường hợp cụ thể).

• Sổ tổng hợp:

Sổ tổng hợp là loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế – tài chính theo tài khoản kế toán và theo phạm vi toàn đơn vị. Thông tin trong sổ tổng hợp phản ánh số liệu mang tính khái quát, toàn diện như tổng thu, tổng chi, tổng công nợ, tài sản,… của nhà trường.

Nhờ tính khái quát của nó, sổ tổng hợp thường đóng vai trò là nguồn số liệu cho kế toán viên khi lập báo cáo tài chính. Sổ tổng hợp khi phản ánh tình hình biến động và giá trị hiện có của đối tượng chỉ sử dụng đơn vị đo lường bằng tiền tệ.

Các loại sổ tổng hợp phổ biến bao gồm:

• • Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
  • Sổ Cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Số Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí của đơn vị.

• Sổ chi tiết:

Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế ở mức độ chi tiết hơn so với sổ tổng hợp, theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Ví dụ: sổ chi tiết theo dõi thu học phí từng lớp, chi tiết lương từng giáo viên, chi tiết từng khoản công nợ phải thu hoặc phải trả,…

Sổ chi tiết giúp kế toán kiểm soát chính xác các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời là căn cứ để đối chiếu, kiểm tra với số liệu trên sổ tổng hợp, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo khác. Nhờ đó, nhà trường quản lý chặt chẽ từng khoản thu – chi, tránh sai sót hoặc thất thoát tài sản.

Tùy theo yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, doanh nghiệp được bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý.

• Sổ liên hợp:

Sổ liên hợp là loại sổ kế toán được thiết kế nhằm kết hợp cả chức năng tổng hợp và chi tiết trong cùng một sổ. Khi ghi chép, kế toán vừa phản ánh số liệu tổng hợp theo tài khoản, vừa có thể theo dõi chi tiết từng đối tượng liên quan. Loại sổ này giúp giảm khối lượng ghi chép, tránh trùng lặp giữa sổ tổng hợp và chi tiết.

Một ví dụ thường thấy là Nhật ký – Sổ Cái, là một loại sổ đặc thù được thiết kế kết hợp hai chức năng: vừa ghi theo trình tự thời gian (nhật ký), vừa phản ánh theo tài khoản kế toán (sổ cái).

1.2. Theo hình thức của sổ kế toán

Khoản 1 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về hình thức của sổ sách kế toán:

• Sổ đóng quyển:

• • Trang đầu: ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
  • Đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

• Sổ tờ rời:

• • Đầu mỗi tờ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.
  • Mỗi tờ phải có chữ ký xác nhận và đóng dấu của giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và phải ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
  • Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán.
  • Phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm, dễ tra cứu khi cần.

1.3. Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ

Các tài khoản bên trong sổ có thể được ghi chép theo một trong hai cách sau:

• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: Các tài khoản đối ứng được bố trí thành các cột riêng biệt trên cùng một trang sổ. Mỗi cột sẽ tương ứng với một đối tượng kế toán cụ thể, giúp dễ dàng theo dõi quan hệ đối ứng của từng nghiệp vụ. Khi phát sinh chứng từ, kế toán chỉ cần ghi vào cột tài khoản phù hợp, từ đó phản ánh rõ ràng sự biến động giữa các đối tượng. Ưu điểm của hình thức này là trực quan, dễ so sánh và thuận tiện cho việc tổng hợp theo từng tài khoản.
• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: Tài khoản đối ứng được trình bày theo từng dòng thay vì theo cột. Các chứng từ phát sinh sẽ được ghi vào dòng tương ứng, còn phần cột sẽ dành để phản ánh nội dung tài khoản đối ứng. Cách thiết kế này giúp kế toán thể hiện chi tiết từng nghiệp vụ, đặc biệt phù hợp khi cần theo dõi nhiều tài khoản đối ứng trong một chứng từ. Ưu điểm nổi bật là tính chi tiết, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu với chứng từ gốc.

2. Nguyên tắc về sổ sách kế toán trường học

Trong quá trình mở và ghi sổ sách kế toán trường học, kế toán viên phải tuân thủ tất cả các quy tắc sau:

• Nguyên tắc ghi chép đầy đủ, kịp thời: Khoản 3 Điều 26 Luật Kế toán quy định sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.
• Nguyên tắc ghi chép theo trình tự thời gian: Khoản 4 Điều 26 Luật Kế toán yêu cầu sổ kế toán phải được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Khi sang năm mới mọi thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước.
• Nguyên tắc ghi chép liên tục: Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ cho đến khi khóa sổ.
• Nguyên tắc ghi chép theo hệ thống tài khoản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được phân loại, hệ thống hóa theo các tài khoản kế toán, đảm bảo tính logic, khoa học của thông tin kế toán.
• Nguyên tắc ghi chép một lần: Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được ghi vào sổ kế toán một lần theo phương pháp ghi kép, nghĩa là định khoản đồng thời vào bên Nợ của một hoặc một số tài khoản và bên Có của một hoặc một số tài khoản khác.
• Nguyên tắc ghi chép trung thực, chính xác: Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán trường học phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Trong trường hợp có sai sót cần sửa chữa, kế toán viên cần tuân thủ theo quy định tại Điều 27 Luật Kế toán.

3. Các bước lập sổ kế toán nhanh chóng, đúng luật

Để có thể mở và ghi sổ sách kế toán trường học hiệu quả, nhanh chóng, kế toán viên cần thực hiện đúng, đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch lập sổ sách kế toán

Kế hoạch lập sổ sách kế toán cần xác định rõ các nội dung sau:

• • Loại hình sổ sách kế toán cần lập: Xác định đơn vị sẽ áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái hay Chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn hình thức này sẽ quyết định phương pháp ghi chép và trình bày sổ kế toán trong suốt kỳ kế toán.
  • Số lượng sổ sách kế toán cần lập: Kế toán viên cần căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị để lập đủ số sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Số lượng phải đảm bảo theo dõi đầy đủ tất cả các đối tượng kế toán, tránh tình trạng bỏ sót nghiệp vụ.
  • Nội dung ghi chép của từng sổ sách kế toán: Mỗi loại sổ phải quy định rõ nội dung cần phản ánh, ví dụ như sổ chi tiết phản ánh tình hình công nợ, sổ cái phản ánh toàn bộ tài khoản.
  • Phương pháp ghi chép của từng sổ sách kế toán: Quy định cách thức ghi sổ theo trình tự thời gian, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi kép. Mỗi sổ sẽ có cách ghi riêng, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống kế toán.

Bước 2: Lập sổ sách kế toán

Sau khi hoàn tất kế hoạch, kế toán trường học tiến hành lập sổ sách kế toán. Việc lập sổ phải tuân theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC và đảm bảo phù hợp với hoạt động thu – chi đặc thù của đơn vị giáo dục.

Các nội dung cần thực hiện:

• • Chuẩn bị mẫu sổ kế toán theo quy định: Dựa vào hướng dẫn chi tiết tại bước 1.
  • Mở sổ đầu năm học/kỳ kế toán: Kế toán viên mở sổ theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Ghi số dư ban đầu: Số dư đầu kỳ cần phản ánh chính xác số dư kinh phí chưa sử dụng, công nợ học phí, các khoản tạm ứng, số dư quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và giá trị tài sản công hiện có,…
  • Bố trí hệ thống sổ khoa học, phù hợp đặc thù trường học: Ngoài sổ tổng hợp, trường học thường phải lập nhiều sổ chi tiết để theo dõi học phí từng lớp, từng học sinh, các khoản chi cho hoạt động dạy học, sửa chữa cơ sở vật chất, chế độ lương và phụ cấp của giáo viên.

Bước 3: Ghi chép sổ sách kế toán

Sau khi lập và mở sổ, kế toán trường học phải thường xuyên ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong suốt năm học/kỳ kế toán. Việc ghi chép phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác, theo đúng chứng từ và tuân thủ Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Bước 4: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

Kế toán phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, giữa sổ kế toán với quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và báo cáo thu chi để có thể chủ động phát hiện và sửa chữa các sai sót, đảm bảo tính minh bạch và trung thực.

4. Những lưu ý khi lập sổ sách kế toán trường học

Trong quá trình làm sổ sách kế toán trường học, kế toán viên cần lưu ý:

• Xác định đúng chế độ kế toán áp dụng: Trường học thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp phải áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Kế toán viên cần nắm rõ hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách theo quy định để tránh áp dụng nhầm chế độ kế toán doanh nghiệp.
• Hạch toán đầy đủ nguồn thu và các khoản chi phí: Mọi khoản thu như học phí, hỗ trợ từ ngân sách, viện trợ hoặc tài trợ cần được phản ánh kịp thời. Đồng thời, các khoản chi cho hoạt động dạy học, sửa chữa cơ sở vật chất, chi lương giáo viên phải được hạch toán chính xác, minh bạch.
• Quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Kế toán phải thường xuyên đối chiếu số dư quỹ tiền mặt, tiền gửi với sổ kế toán và chứng từ. Việc quản lý chặt chẽ giúp tránh thất thoát, sai sót.
• Lập bảng lương và trích nộp bảo hiểm đầy đủ: Tiền lương, phụ cấp và các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của giáo viên và nhân viên cần được tính toán, hạch toán và nộp đúng quy định.
• Theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Các tài sản như bàn ghế, máy vi tính, trang thiết bị dạy học phải được ghi nhận, phân loại và trích khấu hao (nếu có). Công cụ dụng cụ cần được theo dõi chi tiết để quản lý, tránh mất mát, đồng thời phục vụ kiểm kê định kỳ.
• Lập báo cáo tài chính và quyết toán đúng thời hạn: Cuối mỗi kỳ kế toán, trường học phải khóa sổ, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán gửi cơ quan quản lý theo quy định. Việc nộp đúng hạn giúp đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.
• Đảm bảo lưu trữ chứng từ kế toán: Tất cả chứng từ liên quan đến thu chi, mua sắm, lương, bảo hiểm, tài sản,… phải được lưu trữ khoa học, đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán để kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu nhanh chóng khi cần.

5. Hướng dẫn hạch toán kế toán trường hợp chi tiết

5.1. Hạch toán chi phí

Với từng chi phí khác nhau, kế toán viên cần ghi chép số liệu vào tài khoản tương ứng để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu sau này. Một số loại chi phí kế toán viên thường phải hạch toán khi làm sổ sách kế toán trường học gồm:

Chi phí nhân công bao gồm lương và bảo hiểm:

• Khi tính chi phí lương và bảo hiểm, kế toán viên cần hạch toán vào tài khoản tương ứng:
  • TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
  • TK 627: Chi phí sản xuất chung.
  • TK 641: Chi phí bán hàng.
  • TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • TK 334: Phải trả người lao động.
  • TK 338: Phải trả phải nộp khác.
• Khi trả lương: Ghi nợ cho TK 334 – Ghi có cho TK 111 (tiền mặt)/112 (tiền chuyển khoản).
• Khi nộp bảo hiểm: Ghi nợ cho TK 338 – Ghi có TK 112.

Chi phí thuê trụ sở và văn phòng làm việc:

• Trường hợp 1: Khi trường học thuê trụ sở thường thuê cho nhiều kỳ. Vì vậy, khi thanh toán tiền, kế toán viên ghi Nợ vào TK 242 (Chi phí trả trước) và ghi Có vào TK 111/112. Nếu có phân bổ chi phí, kế toán viên ghi Nợ vào TK 627/641/642 (tùy vào bộ phận sử dụng) và ghi Có vào TK 242.
• Trường hợp 2: Nếu trường thuê và trả tiền hàng tháng, kế toán viên thực hiện ghi chi phí trực tiếp cho bộ phận sử dụng:
  • Nợ TK 641/642.
  • Có TK 111/112.

Chi phí chung

• Chi phí đào tạo bồi dưỡng người lao động và chi phí trang phục, đồng phục:
  • Nợ TK 627/641/642
  • Có TK 111/112/331 (tài khoản phải trả cho người bán)
• Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền:
  • Nợ TK 627/641/642.
  • Có TK 111/112/331 (tài khoản phải trả cho người bán).
• Chi phí như điện, nước, điện thoại, vệ sinh,… của các bộ phận sử dụng:
  • Nợ TK 627/641/642.
  • Có TK 111/112/331 (tài khoản phải trả cho người bán).

Các loại chi phí khác theo thỏa thuận và tự nguyện

• Khi trả tiền thuê người nấu, phục vụ bán trú, tiền thuê lao công vệ sinh:
  • Nợ TK 627/641/642.
  • Có TK 111/112/331 (tài khoản phải trả cho người bán).
• Khi mua thực phẩm, nguyên liệu nấu ăn cho bữa ăn bán trú, mua nước, mua giấy vệ sinh, mua vật tư phục vụ vệ sinh:
  • Nợ TK 152 (nguyên liệu vật liệu)/153 (công cụ dụng cụ).
  • Có TK 111/112.
• Khi xuất sử dụng:
  • Nợ TK 627/641/642.
  • Có TK 152.

Chi mua công cụ dụng cụ đồ dùng bán trú

• Nợ TK 153/627.
• Có TK 111/112.

Chi mua tài liệu học tập, thẻ học sinh, sổ liên lạc

• Nợ TK 627/642.
• Có TK 111/112.

Chi cho luyện kỹ năng làm bài thi (bao gồm con người và tài liệu, văn phòng phẩm)

• Khi chi tiền cho việc luyện kỹ năng làm bài thi hay chi tiền cho các hoạt động trải nghiệm:
  • Nợ TK 627/642.
  • Có TK 111/112.

Phân bổ công cụ dụng cụ (Đối với máy móc, thiết bị có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 30 triệu)

• Nợ TK 627/641/642.
• Có TK 242.

Khấu hao tài sản cố định (Đối với máy móc có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng)

• Khi chi mua TSCĐ:
  • Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình).
  • Có TK 111/112/331/144 (Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn)..
• Khi trích khấu hao
  • Nợ TK 627/641/642.
  • Có TK 214.

5.2. Hạch toán doanh thu

Doanh thu của các trường học thường gồm có các khoản sau đây:

• Học phí.
• Tiền ăn bán trú và dịch vụ nấu ăn phục vụ bán trú, tiền nước uống.
• Tiền điện, tiền vệ sinh và thuê lao công.
• Tiền mua đồ dùng công cụ dụng cụ phục vụ bán trú.
• Tiền tài liệu học tập, thẻ học sinh, sổ liên lạc,…
• Tiền luyện kỹ năng làm bài thi.
• Tiền các hoạt động trải nghiệm.
• Tiền tổ chức học tiếng Anh.
• Tiền trông xe, dạy thêm học thêm,…

Khi thu tiền, kế toán viên cần ghi Nợ vào TK 111/112/131 và ghi Có vào TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ).

5.3. Kết chuyển cuối kỳ, cuối năm

• Kết chuyển chi phí của khối đào tạo
  • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán).
  • Có TK 621/622/627.
• Kết chuyển giá vốn
  • Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).
  • Có TK 632.
• Kết chuyển chi phí khối quản lý bán hàng
  • Nợ TK 911.
  • Có TK 641/642.
• Kết chuyển doanh thu
  • Nợ TK 511.
  • Có TK 911.
• Kết chuyển xác định kết quả các hoạt động
  • Nếu lãi: Nợ TK 911/Có TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).
  • Nếu lỗ: Nợ TK 421/Có TK 911.
• Hạch toán chi phí thuế TNDN
  • Nợ TK 821 (Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp).
  • Có TK 3334 (Thuế thu nhập doanh nghiệp).
• Kết chuyển thuế TNDN
  • Nợ TK 911.
  • Có TK 821.
• Khi nộp thuế TNDN
  • Nợ TK 3334.
  • Có TK 111/112.

Việc nắm vững các loại sổ sách kế toán trường học và thực hiện hạch toán đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, khoa học trong quản lý tài chính mà còn hỗ trợ nhà trường sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Để việc làm sổ sách kế toán trường học trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, hãy để Kế toán MK đồng hành cùng khách hàng với những giải pháp kế toán chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM