Cách làm sổ sách kế toán xây dựng chính xác, đúng quy trình

Kế toán xây dựng là một lĩnh vực đặc thù, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao hơn nhiều so với các ngành khác. Hiểu rõ cách làm sổ sách kế toán xây dựng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tài sản và nguồn vốn hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện sổ sách kế toán đối với doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng, giúp kế toán viên nắm vững quy trình, tránh sai sót.

1. Danh mục 2 loại sổ sách kế toán đặc thù của doanh nghiệp xây dựng

Để theo dõi và kiểm soát hiệu quả tất cả các nghiệp vụ phát sinh, doanh nghiệp xây dựng phải quản lý hai loại sổ sách kế toán chính, bao gồm:

• Sổ kế toán tổng hợp:

• • Sổ Nhật ký: Ghi chép tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng.
  • Sổ Cái: Ghi chép tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

• Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Một số sổ, thẻ kế toán chi tiết tiêu biểu gồm:

• • Sổ chi tiết hàng hóa: Theo dõi từng mặt hàng riêng lẻ, ghi rõ khi nào nhập – xuất, số lượng nhập – xuất, và tồn kho hiện tại.
  • Sổ quỹ tiền mặt: Ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
  • Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tất cả giao dịch phát sinh liên quan đến tài khoản ngân hàng.
  • Bảng phân bổ chi phí trả trước: Ghi nhận chi phí trả trước cho các công cụ, thiết bị, tài sản sử dụng dài hạn như máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng,…
  • Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: Phản ánh toàn bộ quá trình nhập – xuất – tồn của hàng hóa, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại.
  • Bảng khấu hao tài sản cố định: Theo dõi khấu hao các tài sản phục vụ kinh doanh có giá trị từ 30 triệu trở lên theo thời gian sử dụng.
  • Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: Lập mỗi khi có nghiệp vụ mua – bán hàng hóa phát sinh, làm cơ sở ghi sổ kho.
  • Phiếu thu – chi: Lập mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt, phục vụ việc cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt.

2. Hệ thống tài khoản thường dùng trong doanh nghiệp xây dựng

Doanh nghiệp xây dựng cần nắm vững hệ thống tài khoản kế toán thường sử dụng, giúp kiểm soát và phân loại các nghiệp vụ phát sinh một cách khoa học. Trong đó, các tài khoản thường được sử dụng bao gồm, đặc biệt hữu ích cho những ai đang tìm hiểu về cách làm sổ sách kế toán xây dựng.

• Tài sản (Loại 1, 2), với tài khoản loại 1 là tài sản ngắn hạn, tài khoản loại 2 là tài sản dài hạn.
• Nguồn vốn (Loại 3, 4), với tài khoản loại 3 là nợ phải trả, tài khoản loại 4 là vốn chủ sở hữu.
• Doanh thu (Loại 5, 7), với tài khoản loại 5 là doanh thu, tài khoản loại 7 là thu nhập khác.
• Chi Phí (Loại 6, 8), với tài khoản 6 là chi phí, tài khoản 8 là chi phí khác.
• Xác định kết quả kinh doanh (Loại 9).

Các tài khoản chi tiết trong quản lý nguyên vật liệu, chi phí và doanh thu gồm:

• TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

• • 1521: Nguyên vật liệu chính.
  • 1522: Nguyên vật liệu phụ.

• TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

• • 1541: Chi phí nguyên vật liệu dở dang (chi tiết theo từng công trình, tương ứng với chi phí trực tiếp từ TK 621).
  • 1542: Chi phí nhân công dở dang (chi tiết theo từng công trình, (tương ứng với chi phí trực tiếp từ TK 622).
  • 1543: Chi phí sản xuất chung xuất thẳng (chi tiết theo từng công trình).
  • 1547: Chi phí sản xuất chung chờ phân bổ (tương ứng với chi phí từ TK 627).

• TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công.
• TK 511: Doanh thu nghiệm thu công trình (chi tiết theo từng công trình).
• TK 632: Giá vốn (chi tiết theo từng công trình).

3. Quy trình 6 bước làm sổ sách kế toán xây dựng

Để đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình thi công được ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp xây dựng cần thực hiện quy trình 6 bước làm sổ sách kế toán theo trình tự logic. Đây cũng là phần quan trọng trong cách làm sổ sách kế toán xây dựng.

3.1. Tập hợp chứng từ

1 – Chứng từ hóa đơn phải tuân thủ ba nguyên tắc hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

• Hóa đơn hợp pháp: Bao gồm hóa đơn đặt in đã làm thủ tục phát hành còn hiệu lực, hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in theo mẫu được cơ quan thuế chấp nhận, cùng các hóa đơn, chứng từ đặc thù được phép sử dụng.
• Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn lập đúng nguyên tắc, thể hiện đúng nghiệp vụ kinh tế, không sửa chữa hay tẩy xóa, nội dung thống nhất trên các liên hóa đơn cùng số, xuất đúng thời điểm, có đầy đủ các tiêu thức bắt buộc và ký đóng dấu theo quy định.
• Hóa đơn hợp lý: Hóa đơn phản ánh chính xác nội dung, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh theo giấy phép của doanh nghiệp, có thể giải trình khi cần.

2 – Chứng từ ngân hàng

Gồm giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy báo có, phiếu hạch toán ngân hàng, sổ phụ và sao kê ngân hàng, phản ánh các giao dịch mua bán và các giao dịch khác qua ngân hàng.

3 – Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

• Thuế TNDN (nộp theo quý hoặc năm).
• Thuế GTGT (nộp theo tháng hoặc quý).
• Thuế TNCN (nộp theo tháng hoặc quý).

3.2. Phản ánh chứng từ

Kế toán chuẩn bị và lưu trữ thông tin từ hợp đồng thi công, dự toán, hợp đồng thuê nhân công, biên bản nghiệm thu từng giai đoạn, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán. Sau đó, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh. Khi tìm hiểu cách làm sổ sách kế toán xây dựng, đây chính là nội dung mà doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý. Ví dụ:

• Nguyên vật liệu chính (621):

• • Mua hàng xuất dùng luôn cho công trình: Nợ 621/Có 331 chi tiết theo vật tư từng công trình.
  • Mua hàng nhập kho rồi xuất cho công trình: Nợ 152/Có 331; Nợ 621/Có 152 chi tiết theo công trình.
  • Nhập kho NVL thừa từ công trình về: Nợ 152/Có 621.

• Chi phí nhân công (622): Nợ 622/Có 334 chi tiết theo công trình; nếu không chi tiết được, tập hợp chung để phân bổ.
• Chi phí máy thi công (623): Trích khấu hao hàng tháng, phân bổ theo thời gian sử dụng từng công trình. Nếu khó xác định, kế toán tập hợp chung để phân bổ cuối tháng.
• Chi phí thầu phụ (627):

• • Khi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ, ghi nhận trực tiếp vào công trình thuê thầu phụ: Nợ 627/Có 331.
  • Khi hạch toán chi phí phát sinh cho công trình, sử dụng bút toán: Nợ 627/Có 111, 112, 142, 242, 334,… chi tiết theo từng công trình.
  • Trường hợp chi phí không thể xác định cụ thể cho công trình nào, kế toán sẽ tập hợp chung và phân bổ hợp lý.

3.3. Tập hợp chi phí

Để sổ sách minh bạch và dễ kiểm soát, kế toán cần ghi nhận và phân loại các chi phí phát sinh một cách chi tiết. Việc làm này là bước quan trọng trong cách làm sổ sách kế toán xây dựng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chuẩn xác.

• Chi phí tiền lương: Căn cứ bảng lương.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ bảng khấu hao.
• Chi phí trả trước: Căn cứ bảng phân bổ.
• Chi phí giá vốn: Căn cứ bảng phân bổ giá vốn từng mặt hàng.
• Các chi phí khác liên quan.

3.4. Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

1 – Kết chuyển các khoản doanh thu

• Nợ TK 511, 515, 711.
• Có TK 911.

2 – Kết chuyển các khoản chi phí

• Nợ TK 911.
• Có TK 632, 635, 641, 642, 811, 821.

3 – Xác định kết quả kinh doanh

• Xác định tiền lãi của doanh nghiệp dựa vào Nợ TK 911, Có TK 4212
• Xác định khoản lỗ của doanh nghiệp dựa vào Nợ TK 4212, Có TK 911

4 – Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)

• Bao gồm hai khoản: thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp.
• Áp dụng các nguyên tắc sau khi kết chuyển:

• • Đầu kỳ TK 133 + Phát sinh trong kỳ TK 133 so sánh với Phát sinh trong kỳ TK 3331.
  • Nếu (133 đầu kỳ + PS 133 trong kỳ) > PS 3331 ⇒ kết chuyển theo TK 133.
  • Nếu (133 đầu kỳ + PS 133 trong kỳ) < PS 3331 ⇒ kết chuyển theo TK 3331.

3.5. Lập cân đối tài khoản

Cân đối số dư các tài khoản cuối kỳ để đảm bảo tổng số liệu hợp lý và khớp với các báo cáo chi tiết.

3.6. Lập báo cáo tài chính

Dựa trên bảng cân đối tài khoản, kế toán lập báo cáo tài chính để phản ánh chính xác tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. Kế toán nên áp dụng cách làm sổ sách kế toán xây dựng trên Excel (dẫn về bài 85) để thao tác thuận tiện và đảm bảo số liệu chính xác.

4. Một số lưu ý cần biết khi làm sổ sách kế toán xây dựng

Khi làm sổ sách kế toán xây dựng, doanh nghiệp cần chú ý đến những vấn đề dễ phát sinh sau đây:

1 – Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

• Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình có thể thiếu so với dự toán hoặc thừa quá nhiều.
• Hóa đơn nguyên vật liệu thường về chậm so với tiến độ thi công, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu và hạch toán.
• Việc đưa nguyên vật liệu vào sử dụng không khớp với tiến độ thi công, ảnh hưởng đến báo cáo chi phí thực tế.

2 – Về chi phí nhân công

• Tập hợp chi phí nhân công thấp hơn hoặc cao hơn nhiều so với dự toán ban đầu.
• Hồ sơ, thủ tục liên quan đến công nhân chưa đầy đủ hoặc chưa đảm bảo quy định.
• Các thủ tục liên quan đến thuế thu nhập cá nhân chưa được hoàn thiện đầy đủ, gây rủi ro về nghĩa vụ thuế.

3 – Về chi phí chung

• Một số chi phí chung phát sinh nhiều nhưng do đặc thù thi công công trình nên khó có hóa đơn để ghi nhận.
• Tổng hợp chi phí chung có thể thấp hơn hoặc cao hơn đáng kể so với dự toán, dẫn đến sai lệch trong báo cáo kế toán.

5. 3 kinh nghiệm khi làm sổ sách kế toán xây dựng

Kế toán viên nên áp dụng 3 kinh nghiệm sau để đảm bảo số liệu luôn minh bạch và chính xác:

• Cân đối thuế: Thuế GTGT cần được rà soát và điều chỉnh hàng tháng, đồng thời đối chiếu với tờ khai để đảm bảo thống nhất. Với các công trình ngoại tỉnh có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên, doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT vãng lai 2% tại địa phương thi công, vì vậy cần hạch toán riêng khoản thuế này. Ngoài ra, hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp vật tư, nhân công hoặc dịch vụ thuê máy thi công phải được hợp lệ hóa để tránh bị loại trừ khi quyết toán.
• Cân đối giá thành: Số dư TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang cần được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo chi phí tập hợp đúng cho từng công trình và không bỏ sót. Kế toán cũng cần so sánh chi phí thực tế với dự toán nhằm kịp thời phát hiện chênh lệch, phân tích nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp. Đặc thù của ngành xây dựng là nguyên vật liệu thường chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến công trình, vì vậy cần ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 621 để đảm bảo minh bạch.
• Cân đối doanh thu công trình: Doanh thu xây dựng chỉ được ghi nhận theo tiến độ thi công hoặc khi bàn giao công trình, không tính ngay tại thời điểm ký hợp đồng. Nếu ghi nhận sai thời điểm, số liệu lợi nhuận và báo cáo tài chính có thể bị sai lệch.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm sổ sách kế toán xây dựng cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ chi tiết hơn, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK, đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp qua dịch vụ kế toán trọn gói.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM