Đóng sổ sách kế toán là quá trình tổng hợp, kiểm tra và khóa toàn bộ số liệu kế toán trong một kỳ, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu pháp luật. Để nắm rõ quy trình thực hiện cùng những lưu ý quan trọng, hãy tham khảo nội dung chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. 6 bước đóng sổ sách kế toán chính xác, không sai sót
Quy trình đóng sổ sách kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính, mà còn tạo cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện đúng và đầy đủ 6 bước đóng sổ sau đây:
- Bước 1 – Thu thập và kiểm tra chứng từ: Tập hợp đầy đủ các chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê,…) và đối chiếu với các giao dịch thực tế để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và chính xác.
- Bước 2 – Ghi sổ kế toán: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán (sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản,…) theo đúng chuẩn mực và quy định hiện hành.
- Bước 3 – Đối chiếu số liệu: So sánh số liệu trên sổ kế toán với chứng từ gốc; đối chiếu số dư tài khoản với báo cáo ngân hàng, công nợ,… để kịp thời phát hiện và điều chỉnh sai sót.
- Bước 4 – Khóa sổ kế toán: Sau khi hoàn tất ghi sổ và đối chiếu, tiến hành khóa sổ để cố định số liệu, không cho phép sửa đổi các giao dịch đã ghi nhận trong kỳ.
- Bước 5 – Lập báo cáo tài chính: Từ số liệu đã khóa sổ, lập các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…
- Bước 6 – Lưu trữ chứng từ và sổ sách: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật, đảm bảo không thất lạc tài liệu, đồng thời giúp cá nhân dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
2. 3 lưu ý cần biết trong quá trình đóng sổ sách kế toán
Bên cạnh việc nắm rõ các bước đóng sổ sách kế toán, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và tối ưu hiệu quả công việc. Cụ thể:
- Đóng sổ sách kế toán cần được thực hiện định kỳ: Việc đóng sổ nên được thực hiện theo tháng, quý hoặc năm tùy vào yêu cầu quản lý và quy định pháp luật hiện hành nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi sát tình hình tài chính, tránh dồn việc và giảm thiểu sai sót.
- Tuân thủ các quy định về kế toán, thuế và lưu trữ: Mọi số liệu, báo cáo và chứng từ cần tuân thủ chuẩn mực kế toán, quy định thuế và thời hạn lưu trữ theo luật (Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán) để tránh rủi ro pháp lý và dễ dàng giải trình khi có yêu cầu kiểm tra.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán: Ứng dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình ghi sổ, đối chiếu và lập báo cáo, từ đó tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong quản lý tài chính.
3. Câu hỏi thường gặp về việc đóng sổ kế toán
Câu hỏi 1: Sai sót trong sổ sách kế toán thì xử lý như thế nào?
Khi phát hiện sai sót, tùy vào tính chất và thời điểm phát hiện, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Ghi bổ sung: Thêm vào sổ kế toán các nghiệp vụ bị bỏ sót hoặc ghi thêm phần chênh lệch để điều chỉnh sai sót.
- Ghi số âm: Sử dụng số âm để điều chỉnh hoặc xóa bỏ số liệu của nghiệp vụ đã ghi sai trước đó.
- Cải chính: Gạch bỏ phần ghi sai bằng mực đỏ, sau đó ghi lại thông tin đúng ngay bên cạnh hoặc ở dòng tiếp theo để có thể dễ dàng đối chiếu với phần thông tin ghi sai trước đó.
Câu hỏi 2: Khi nào doanh nghiệp nên hoàn tất việc khóa sổ kế toán cuối tháng?
Doanh nghiệp nên bắt đầu quy trình đóng sổ kế toán cuối tháng ngay từ ngày đầu tiên của tháng mới trong trường hợp doanh nghiệp nhập ngày khóa sổ trên phần mềm kế toán muộn nhất là 10 ngày sau. Trong thời gian này, khi chờ các khoản thanh toán hoặc phí về, cần đảm bảo tất cả giao dịch của tháng trước đã được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Câu hỏi 3: Có phải đóng sổ sách kế toán mỗi tháng không?
Đóng sổ sách kế toán hàng tháng không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng được khuyến khích để giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn. Tần suất đóng sổ phụ thuộc vào nhu cầu quản lý, mục tiêu kinh doanh và mức độ thông tin mà doanh nghiệp muốn khai thác từ báo cáo tài chính.
Hoàn tất đúng quy trình đóng sổ sách kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong số liệu, mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Để tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa sai sót và có báo cáo tài chính chuẩn xác, bạn hãy lựa chọn Kế toán MK làm đối tác đồng hành. Liên hệ ngay để nhận tư vấn và hỗ trợ tận tình từ đội ngũ chuyên gia.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
