Thủ tục, hồ sơ giải thể chi nhánh công ty cổ phần và lưu ý quan trọng

Giải thể chi nhánh công ty cổ phần là một thủ tục pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động chi nhánh một cách hợp pháp, tránh rủi ro liên quan đến nghĩa vụ thuế, hợp đồng và quyền lợi người lao động. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và những lưu ý cần biết khi giải thể, bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ thông tin mới nhất theo quy định của pháp luật.

1. Công ty cổ phần có bao nhiêu loại chi nhánh?

Khi thành lập chi nhánh, công ty cổ phần cần lựa chọn hình thức hạch toán phù hợp với mô hình và chiến lược kinh doanh. Dựa trên cách thức tổ chức kế toán, chi nhánh được chia thành hai loại chính là chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Mỗi loại có những đặc điểm riêng về nghĩa vụ thuế, quyền phát hành hóa đơn, và cách quản lý tài chính – kế toán.

Khi làm thủ tục giải thể, chi nhánh hạch toán độc lập phải tự thực hiện đầy đủ các bước trong thủ tục giải thể (trừ việc xóa chữ ký số). Trong khi đó, chi nhánh hạch toán phụ thuộc:

2. Thủ tục giải thể chi nhánh công ty cổ phần

2.1. Trường hợp công ty cổ phần quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh

Khi chủ động quyết định giải thể chi nhánh, công ty cần tuân theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký với cơ quan thuế để hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế liên quan. Nếu chi nhánh có mã số thuế riêng, cần làm thủ tục chấm dứt mã số thuế và nộp các báo cáo thuế chưa hoàn thành.

Bước 2: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định chấm dứt hoạt động, công ty phải nộp hồ sơ thông báo giải thể đến Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) nơi chi nhánh đặt trụ sở. Phòng ĐKKD sẽ cập nhật tình trạng giải thể trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và không ý kiến từ chối từ cơ quan thuế.

Tải Mẫu Phụ lục II-21 cập nhật mới nhất tại đây!

2.2. Trường hợp chi nhánh bị chấm dứt hoạt động do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Chi nhánh có thể bị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng về hồ sơ hoặc nghĩa vụ báo cáo. Cụ thể:

• Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh có nội dung giả mạo:

• • Nếu hồ sơ có thông tin giả mạo, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo về hành vi vi phạm và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Với nội dung hồ sơ thay đổi có gian lận, Phòng ĐKKD thông báo về hành vi vi phạm, đồng thời hủy bỏ toàn bộ thay đổi sai, cấp lại Giấy chứng nhận và Giấy xác nhận thay đổi theo hồ sơ hợp lệ gần nhất. Sau đó, Phòng ĐKKD chuyển thông tin cho cơ quan có thẩm quyền xử lý.
  • Sau khi thu hồi hoặc hủy bỏ thay đổi dựa trên thông tin giả, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu công ty nộp lại hồ sơ hợp lệ để cấp mới Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh/Giấy xác nhận thay đổi. Doanh nghiệp có thể gộp nhiều thay đổi hợp pháp vào một hồ sơ tổng hợp, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Trường hợp này có thể dẫn đến việc giải thể chi nhánh công ty cổ phần nếu doanh nghiệp không khắc phục vi phạm.

• Chi nhánh ngừng hoạt động 01 năm nhưng không thông báo: Nếu chi nhánh ngừng hoạt động 1 năm mà không báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu giải trình. Sau 10 ngày làm việc, nếu không giải trình hoặc nội dung giải trình không được chấp thuận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh.
• Theo quyết định của Tòa án hoặc đề nghị của cơ quan có thẩm quyền: Khi có quyết định thu hồi từ Tòa án hoặc văn bản đề nghị của cơ quan có thẩm quyền, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thu hồi Giấy chứng nhận.

Sau khi có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh (ngoại trừ trường hợp bị thu hồi do cưỡng chế nợ thuế), công ty cổ phần phải hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh trong vòng 15 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực. Trong quá trình thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Người đại diện theo pháp luật của công ty và người đứng đầu chi nhánh bị chấm dứt hoạt động sẽ liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ chấm dứt hoạt động.
• Đồng thời, công ty cổ phần có chi nhánh đã giải thể vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính và pháp lý, bao gồm việc thanh toán các khoản nợ (kể cả nợ thuế), thực hiện các hợp đồng còn tồn đọng, cũng như đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động tại chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Để tiến hành thủ tục giải thể chi nhánh công ty cổ phần, doanh nghiệp phải chuẩn bị hai bộ hồ sơ: hồ sơ chấm dứt mã số thuế và hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh. Việc nộp hồ sơ đúng và đủ là yếu tố quan trọng để cơ quan nhà nước chấp thuận và cập nhật thông tin giải thể trong thời gian sớm nhất.

3.1. Hồ sơ chấm dứt mã số thuế

Khi chi nhánh có mã số thuế riêng, công ty cần thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại chi cục thuế quản lý trực tiếp. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Văn bản thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu quy định.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Trong trường hợp giấy chứng nhận bị mất, doanh nghiệp phải nộp Công văn giải trình việc mất giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Một trong các văn bản chấm dứt hoạt động chi nhánh, gồm: Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, Thông báo chấm dứt hoạt động của công ty chủ quản hoặc Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu (trong trường hợp chi nhánh có hoạt động xuất – nhập khẩu) do Tổng cục Hải quan cấp.
• Công văn xác nhận không nợ thuế (tùy yêu cầu của từng chi cục thuế).

Cơ quan giải quyết: Chi cục thuế nơi chi nhánh đăng ký hoạt động.

Phí, lệ phí: Không phát sinh chi phí khi thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế.

Tải Mẫu thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại đây!

3.2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Sau khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại Chi cục Thuế, doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ giải thể chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh bao gồm:

• Thông báo giải thể chi nhánh theo mẫu quy định.
• Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh.

Cơ quan giải quyết: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đang hoạt động.

Phí, lệ phí: Không thu phí đối với thủ tục này.

Tải Mẫu Thông báo giải thể chi nhánh mới nhất tại đây!

4. Lưu ý khi giải thể chi nhánh công ty cổ phần

Trong quá trình thực hiện thủ tục giải thể chi nhánh công ty cổ phần, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh sai sót hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

• Hủy hóa đơn điện tử: Nếu chi nhánh có sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng theo quy định trước khi nộp hồ sơ giải thể.
• Trả con dấu: Đối với chi nhánh hạch toán độc lập được thành lập và hoạt động trước ngày 01/7/2015, cần làm thêm thủ tục trả con dấu cho cơ quan Công an quản lý.
• Xóa chữ ký số: Doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ xóa chữ ký số cho chi nhánh hạch toán độc lập trước khi tiến hành giải thể.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục giải thể chi nhánh, hãy liên hệ Kế toán MK qua số 0909 526 598 (Mrs. Thương) để được tư vấn và hỗ trợ toàn diện. Khi sử dụng dịch vụ tại Kế toán MK, doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích vượt trội:

• Chi phí minh bạch: Kế toán MK cam kết báo giá rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách và yên tâm sử dụng dịch vụ.
• Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm: Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế và pháp lý doanh nghiệp, đội ngũ của Kế toán MK am hiểu quy định và có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống thực tế.
• Giải pháp cá nhân hóa: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, vì vậy Kế toán MK luôn đưa ra phương án tối ưu, phù hợp với quy mô và nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Giải thể chi nhánh công ty cổ phần là một thủ tục pháp lý phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy định về hồ sơ, nghĩa vụ thuế và thời hạn theo luật định để tránh rủi ro phát sinh. Để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh gọn, chính xác và tuân thủ pháp luật, khách hàng có thể ký hợp đồng với Kế toán MK.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM