Hướng dẫn hạch toán kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô chi tiết

11/29/2025

Kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô là bộ phận quản lý và ghi nhận toàn bộ các giao dịch tài chính trong hoạt động kinh doanh xe. Kế toán phải tuân thủ pháp luật về thuế, kế toán và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận, theo dõi dòng tiền hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết các công việc cần thực hiện cùng phương pháp hạch toán chính xác, giúp kế toán viên nắm vững nghiệp vụ.

1. 5 nhiệm vụ chính của kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô

Kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh ô tô đóng vai trò quan trọng, không chỉ ghi nhận và quản lý các hoạt động tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Các nhiệm vụ chính gồm:

Ghi nhận và quản lý doanh thu từ nhiều nguồn:

- Doanh thu từ bán xe (xe mới và xe đã qua sử dụng) là nguồn thu chính với giá trị lớn.
- Doanh thu từ dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa đi kèm tạo thêm giá trị cho khách hàng.
- Doanh thu từ kinh doanh phụ tùng, linh kiện cho xe ô tô.
- Doanh thu từ cho thuê xe hoặc dịch vụ tài chính nếu doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ này.

Quản lý chi phí kinh doanh, các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh ô tô bao gồm:

- Giá vốn hàng bán (GVHB) là giá mua xe từ nhà cung cấp.
- Chi phí vận chuyển và lưu kho là chi phí vận chuyển xe từ nhà sản xuất đến đại lý, chi phí kho bãi.
- Chi phí quảng cáo, marketing thu hút khách hàng và tăng doanh số.
- Chi phí bảo trì, sửa chữa xe nếu áp dụng.
- Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp gồm lương nhân viên, điện nước, chi phí văn phòng.

Quản lý tài sản cố định do ngành ô tô sử dụng nhiều tài sản cố định như xe thử, thiết bị bảo dưỡng, kho bãi, văn phòng. Kế toán phải ghi nhận đúng nguyên giá tài sản và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Kế toán phải nắm rõ và thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế, bao gồm:

- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) mức 10% đối với hầu hết hoạt động kinh doanh ô tô.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) áp dụng cho xe có dung tích xi-lanh lớn, mức thuế từ 35% đến 150% theo Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt 2025.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mức thuế suất 20%.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) áp dụng với hoa hồng, lương nhân viên bán hàng.

Kế toán cần xây dựng và kiểm soát các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Theo dõi dòng tiền thu và chi để đảm bảo khả năng thanh khoản và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô chịu trách nhiệm ghi nhận, quản lý chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác

2. Hướng dẫn hạch toán kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô

1 – Hạch toán mua hàng hoá (ô tô):

Khi doanh nghiệp mua xe từ nhà cung cấp, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 156 (Hàng hóa): Giá mua chưa bao gồm thuế.
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 331 (Phải trả người bán): Tổng giá trị phải thanh toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua 5 xe ô tô, giá mua 800 triệu đồng/xe (chưa thuế GTGT), thuế suất 10%.

Tổng giá trị mua hàng:

Giá chưa thuế: 5 × 800 triệu = 4.000.000.000 đồng.
Thuế GTGT: 4.000.000.000 × 10% = 400.000.000 đồng.
Tổng thanh toán: 4.000.000.000 + 400.000.000 = 4.400.000.000 đồng.

Bút toán ghi nhận:

Nợ TK 156 (Hàng hóa): 4.000.000.000 đồng.
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 400.000.000 đồng.
Có TK 331 (Phải trả người bán): 4.400.000.000 đồng.

2 – Hạch toán bán hàng hoá (ô tô):

Khi bán xe cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn:

Nợ TK 111/112/131 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải thu khách hàng): Tổng giá trị bán hàng.
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): Giá bán chưa thuế.
Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): Thuế GTGT phải nộp.

Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): Giá mua của xe.
Có TK 156 (Hàng hóa): Giá vốn tương ứng.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán 2 xe ô tô, giá bán 750 triệu đồng/xe (chưa thuế GTGT), thuế suất 10%. Giá vốn mỗi xe là 600 triệu đồng.

Tổng giá trị bán hàng:

Giá bán chưa thuế: 2 × 750 triệu = 1.500.000.000 đồng.
Thuế GTGT đầu ra: 1.500.000.000 × 10% = 150.000.000 đồng.
Tổng thanh toán từ khách hàng: 1.500.000.000 + 150.000.000 = 1.650.000.000 đồng.

Bút toán ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng): 1.650.000.000 đồng.
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 1.500.000.000 đồng.
Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 150.000.000 đồng.

Ghi nhận giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 1.200.000.000 đồng (2 × 600 triệu).
Có TK 156 (Hàng hóa): 1.200.000.000 đồng.

3 – Hạch toán các chi phí liên quan:

Chi phí vận chuyển, lưu kho:

Nợ TK 156: Chi phí phát sinh.
Có TK 111/112/331: Số tiền thanh toán.

Chi phí bán hàng:

Nợ TK 641: Các chi phí liên quan đến bán hàng (quảng cáo, hoa hồng…).
Có TK 111/112/331: Thanh toán chi phí.

Chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý chung.
Có TK 111/112/334: Thanh toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp phát sinh các chi phí liên quan đến 1 xe ô tô vừa mua và bán như sau:

Chi phí vận chuyển và lưu kho: 5.000.000 đồng, thanh toán qua ngân hàng.

Nợ TK 156 (Hàng hóa): 5.000.000.
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 5.000.000.

Chi phí bán hàng: Chi trả hoa hồng nhân viên kinh doanh 10.000.000 đồng và quảng cáo 5.000.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt.

Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 15.000.000.
Có TK 111 (Tiền mặt): 15.000.000.

Chi phí quản lý doanh nghiệp: Thanh toán tiền điện, nước và văn phòng phẩm 8.000.000 đồng qua chuyển khoản.

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 8.000.000.
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 8.000.000.

4 – Hạch toán khấu hao tài sản cố định:

a. Xe ô tô được coi là tài sản cố định

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, xe phục vụ hoạt động kinh doanh như xe cho thuê, xe lái thử, xe vận chuyển nội bộ được ghi nhận là TSCĐ hữu hình. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng (nguyên giá xe phân bổ đều trong thời gian sử dụng).

Khi đó, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung.
Hoặc TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua 1 xe phục vụ lái thử, giá mua 800 triệu đồng (chưa thuế), thời gian sử dụng dự kiến 8 năm, phương pháp khấu hao đường thẳng.

Khấu hao hàng năm: 800.000.000 ÷ 8 = 100.000.000 đồng/năm.

Bút toán hàng tháng:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 8.333.333.
Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ): 8.333.333.

b. Xe có giá trị trên 1,6 tỷ đồng (chưa thuế GTGT).

Theo Khoản 3 Điều 14 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần thuế GTGT vượt 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ, mà tính vào nguyên giá TSCĐ.

Nợ TK 211: TSCĐ.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111/112: Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua 1 xe có giá 2 tỷ đồng, thuế GTGT 10% là 200 triệu đồng. Phần thuế vượt 1,6 tỷ = 200 triệu – 160 triệu = 40 triệu không được khấu trừ, tính vào nguyên giá TSCĐ.

Bút toán ghi nhận nguyên giá và thuế:

Nợ TK 211 (TSCĐ): 2.040.000.000.
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 160.000.000.
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 2.200.000.000.

5 – Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có):

Khi phát sinh thuế TTĐB, ghi nhận:

Nợ TK 511: Thuế TTĐB phải nộp.
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán xe cao cấp chịu thuế TTĐB 10%, giá bán xe 3 tỷ đồng.

Bút toán ghi nhận thuế:

Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng): 3.000.000.000.
Có TK 3332 (Thuế TTĐB): 300.000.000.

Kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô cần nắm vững các bút toán mua bán xe ô tô

3. Lưu ý quan trọng khi hạch toán kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô

Để đảm bảo hạch toán chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Bao gồm hóa đơn GTGT, biên lai lệ phí trước bạ, hợp đồng mua bán và biên bản giao nhận xe, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Xử lý sai sót hóa đơn: Mọi sai sót trên hóa đơn phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Quản lý chi phí nhiên liệu: Doanh nghiệp nên xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu để kiểm soát chi phí hiệu quả, theo Khoản 2.7 Phụ lục II Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Quản lý tài sản cố định: Theo dõi danh sách xe, tình trạng khấu hao và chi phí sửa chữa. Chi phí sửa chữa lớn phải phân bổ dần, trong khi chi phí sửa chữa nhỏ ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí quản lý, theo Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Cập nhật quy định mới: Bao gồm Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn điện tử và Nghị định 153/2025/NĐ-CP về tiêu chuẩn xe ô tô.

Quản lý chứng từ và kiểm soát chi phí minh bạch để doanh nghiệp kinh doanh ô tô vận hành hiệu quả

4. Câu hỏi thường gặp

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa sửa chữa xong ô tô và chưa xuất hóa đơn VAT, kế toán cần làm gì?

Kế toán cần ghi nhận chi phí tạm thời vào các tài khoản Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang như sau:

Nợ TK 154
Có TK 621, TK 622, TK 627 tùy loại chi phí phát sinh (nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung).

Doanh nghiệp có cần xuất hóa đơn cho từng chiếc xe bán ra không?

Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán xe, bao gồm các thông tin chi tiết như số khung, số máy của xe.

Thuế tiêu thụ đặc biệt có áp dụng cho tất cả các dòng xe không?

Không. Thuế tiêu thụ đặc biệt chỉ áp dụng cho một số dòng xe nhất định. Doanh nghiệp cần tham khảo Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt 2025 để xác định chính xác các dòng xe chịu thuế.

Làm thế nào để hạch toán khấu hao xe trưng bày?

Xe trưng bày được coi là tài sản cố định và khấu hao theo phương pháp đường thẳng với tỷ lệ 10 – 20% mỗi năm tùy giá trị. Chi phí khấu hao được ghi nhận vào TK 214 và phân bổ vào TK 642, phản ánh đúng chi phí sử dụng tài sản trong kỳ, giúp tính toán lợi nhuận thực tế từ hoạt động kinh doanh ô tô.

Xử lý tồn kho ô tô tồn đọng ra sao?

Tồn kho ô tô cần được định giá lại định kỳ. Nếu giá thị trường giảm, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá qua TK 159. Kiểm kê thực tế giúp xác định số lượng và tình trạng xe, tránh thất thoát. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi để đẩy hàng và điều chỉnh hạch toán nhằm phản ánh chính xác giá trị tài sản trên báo cáo.

Thực hiện đúng hướng dẫn hạch toán giúp kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô đảm bảo số liệu chính xác, tuân thủ pháp luật và quản lý hiệu quả tài chính. Người làm chủ cũng cần nắm vững nghiệp vụ để nâng cao năng lực quản trị và tối ưu hóa lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK – đối tác tin cậy cho mọi nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
Email: info@ketoanmk.com
Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM

Nguyễn Huỳnh Nhân

Nguyễn Huỳnh Nhân – CFO tại Kế toán MK. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong kiểm toán, kế toán và quản trị rủi ro , tôi chia sẻ kiến thức thực tiễn về kế toán, thuế và pháp lý nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán, lập báo cáo thuế đúng hạn và xử lý vấn đề liên quan tới các hoạt động thành lập, giải thể công ty.