Hạch toán kế toán xây dựng công trình là công việc bắt buộc, giúp doanh nghiệp ghi nhận, quản lý chi phí và tính toán chính xác giá thành. Thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hiệu quả tài chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán, cũng như chia sẻ kinh nghiệm và các lỗi thường gặp cùng cách khắc phục cho kế toán ngành xây dựng.
1. 10 đặc thù của hạch toán kế toán công ty xây dựng
Kế toán xây dựng có những đặc thù riêng biệt liên quan đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Cụ thể:
- Đối tượng tính giá thành: Giá thành công trình phát sinh một lần, không lặp lại. Mỗi công trình thường chia thành nhiều hạng mục hoặc gói thầu, kế toán có thể tính giá thành theo từng hạng mục và tổng hợp lên giá thành công trình tổng thể.
- Thời gian theo dõi: Thời gian theo dõi công trình kéo dài từ một năm đến nhiều năm, tùy thuộc vào quy mô và độ dài dự án.
- Đối tượng tập hợp chi phí: Chi phí được tập hợp theo từng công trình cụ thể, bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí chung, chi phí máy thi công, chi phí nhà thầu phụ và chi phí thuê ngoài.
- Nguyên vật liệu: NVL thường nhập trực tiếp cho công trình, ít qua kho, khối lượng xác định theo bóc khối lượng. NVL có thể điều chuyển giữa các công trình khi cần.
- Các loại chi phí: Chi phí nhân công, máy thi công, thầu phụ, chi phí chung và thuê ngoài có thể phân bổ theo từng công trình hoặc dựa trên tỷ lệ chi phí NVL.
- Chi phí dở dang: Chi phí dở dang được tập hợp vào TK 154 và kết chuyển sang TK 632 để theo dõi và quản lý giá thành.
- Khoản lãi vay ngân hàng: Công ty xây dựng thường vay ngân hàng để phục vụ thi công, các khoản vay thường được cấp dưới dạng tạm ứng công trình cho các tổ đội thi công.
- Bảng dự toán công trình: Khi tham gia đấu thầu, bảng dự toán công trình được lập. Kế toán cần báo cáo so sánh giữa chi phí thực tế và giá thành dự toán để theo dõi hiệu quả chi phí.
- Xác định lỗ lãi: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng công trình giúp xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng dự án.
- Thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh: Các dự án thi công ngoại tỉnh có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên phát sinh thuế GTGT vãng lai cần được quản lý và khai báo đúng quy định.
Hạch toán kế toán công ty xây dựng đòi hỏi quản lý chi phí và giá thành theo đặc thù từng công trình
2. Chi tiết quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trình
Cách hạch toán kế toán công trình xây dựng gồm lần lượt các công đoạn sau:
2.1. Xem xét hồ sơ
Khi ký kết hợp đồng xây dựng, các dự toán chi phí thường được lập dựa trên khối lượng công việc, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu và nhân công theo tiêu chuẩn của Nhà nước. Để đảm bảo việc hạch toán chính xác và đầy đủ, kế toán cần chuẩn bị các hồ sơ và số liệu sau:
- Bản sao quyết định phê duyệt dự án đầu tư bao gồm báo cáo đầu tư và hồ sơ dự án khả thi, làm cơ sở pháp lý triển khai công trình.
- Tổng dự toán chi phí:
- Bảng tổng hợp kinh phí dự toán liệt kê chi tiết tất cả các khoản chi phí dự kiến.
- Dự toán các hạng mục công trình gồm có chi phí từng hạng mục và tổng dự toán cho toàn bộ công trình.
- Bảng giá trị vật tư thi công để phân loại theo từng hạng mục và toàn công trình.
- Bảng tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công giữa dự toán và thực tế, giúp điều chỉnh kịp thời.
- Bảng phân tích vật tư theo từng hạng mục, phục vụ kiểm soát và theo dõi sử dụng nguyên vật liệu.
- Hồ sơ thầu và giá thầu (nếu có) nhằm cung cấp thông tin về mức giá dự thầu và các điều kiện kèm theo.
- Hợp đồng xây dựng bao gồm tất cả các phụ lục liên quan, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên được ghi nhận đầy đủ.
2.2. Định mức vật tư
Dựa vào hai bảng “Giá trị vật tư thi công” và “Tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công”, kế toán có thể xác định chính xác khối lượng vật tư cần thiết cho từng hạng mục và toàn bộ công trình.
Kế toán lưu ý rằng giá của vật tư không được vượt quá mức dự toán đã phê duyệt và phải phù hợp với giá thị trường hiện tại. Việc tuân thủ này giúp tránh rủi ro bị loại chi phí khi kiểm toán hoặc quyết toán công trình.
Để quản lý chi phí hiệu quả, kế toán nên lập Bảng tổng hợp kinh phí, trong đó phân loại rõ ràng các khoản mục chi phí, bao gồm:
- Nguyên vật liệu.
- Nhân công.
- Máy thi công.
- Chi phí quản lý chung.
Giữ giá vật tư trong dự toán và theo sát thị trường để tránh rủi ro kiểm toán
2.3. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp cho công trình xây dựng, kế toán cần nắm rõ các tài khoản sử dụng và quy trình ghi nhận chi phí trong từng trường hợp sau:
1 – Hạch toán tài khoản sử dụng cho chi phí NVL trực tiếp
- TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Ghi nhận chi phí NVL và chi phí xây lắp phục vụ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp xây dựng.
- TK 154 – Chi phí sản phẩm dở dang: Kết chuyển hoặc phân bổ toàn bộ giá trị NVL thực tế đã sử dụng trong kỳ để tính giá thành công trình xây lắp và các sản phẩm, dịch vụ khác.
2 – Cách hạch toán
Khi xuất nguyên vật liệu:
- Nếu NVL mua vào không qua kho và áp dụng khấu trừ thuế GTGT:
-
- Nợ TK 621: Giá chưa bao gồm thuế GTGT.
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Có TK 111/112/331: Tuỳ phương thức thanh toán.
- Nếu NVL mua áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế:
-
- Nợ TK 621: Giá đã bao gồm thuế GTGT.
- Có TK 111/112/331: Tuỳ phương thức thanh toán.
Khi tạm ứng chi phí xây dựng nội bộ hoặc cho đơn vị nhận khoán:
- Nợ TK 141 (1413): Khoản tạm ứng chi phí xây dựng nội bộ.
- Có TK 111/112/152: Tuỳ nguồn chi.
Khi quyết toán và thanh toán chi phí xây dựng đã hoàn thành và được duyệt:
- Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Nợ TK 133 (nếu có).
- Có TK 141 (1413).
Nếu nguyên vật liệu xuất ra không sử dụng hết:
- Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho.
- Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
2.4. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trong công trình xây dựng, bao gồm cả lao động thuê ngoài theo từng loại công việc. Các khoản chi phí này thường là tiền lương, tiền công, phụ cấp và khoản trích từ lương như Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT).
Trong quá trình hạch toán, chi phí nhân công trực tiếp được ghi nhận như sau:
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản trích theo quy định.
- Có TK 154 – Chi phí sản phẩm dở dang: Ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp phân bổ cho công trình đang thi công.
Lưu ý: Việc ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp phải dựa trên các chứng từ hợp lệ, chẳng hạn như hợp đồng lao động, phiếu lương, biên bản phân công công việc và các tài liệu liên quan khác.
Ghi nhận chi phí nhân công dựa trên chứng từ hợp lệ để minh bạch tài chính
2.5. Hạch toán chi phí máy thi công
Chi phí máy thi công là các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy móc và thiết bị trong quá trình xây dựng, bao gồm nguyên liệu, tiền công của công nhân vận hành, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa và các chi phí liên quan khác.
Các đội thi công phải lập Nhật trình xe máy hoặc Phiếu theo dõi hoạt động máy thi công, ghi nhận đầy đủ chi phí phát sinh cho từng loại máy như nguyên liệu, nhân công điều khiển máy, bảo dưỡng, sửa chữa, và chi phí ăn giữa ca.
1 – Hạch toán chi phí theo tài khoản 623:
- 6231: Chi phí nguyên liệu sử dụng cho máy thi công.
- 6232: Tiền lương, phụ cấp của công nhân vận hành máy.
- 6233: Tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy.
- 6234: Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy móc.
- 6235: Chi phí tiền ăn giữa ca của công nhân vận hành máy.
- 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài liên quan đến máy thi công.
- 6238: Các chi phí khác bằng tiền phát sinh liên quan đến máy.
Lưu ý: Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ không phản ánh trong TK 623 mà được ghi nhận vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
2 – Hạch toán chi phí đối với đội máy thi công riêng biệt:
Phát sinh chi phí trong kỳ:
- Nợ TK 621, 622, 627.
- Có các TK thanh toán liên quan (111, 112, 331…).
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí để tính giá thành ca máy:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản phẩm dở dang.
- Có TK 621, 622, 627.
4 – Phân bổ chi phí cho các bộ phận xây lắp:
Cung cấp lao vụ máy nội bộ:
- Nợ TK 623.
- Có TK 154.
Bán lao vụ máy nội bộ:
- Nợ TK 632.
- Có TK 154.
5 – Tính trị giá cung cấp lao vụ:
- Nợ TK 623 (giá chưa thuế).
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào).
- Có TK 512 (doanh thu chưa thuế).
- Có TK 3331 (thuế GTGT đầu ra).
6 – Hạch toán chi phí máy thi công khác:
Nguyên vật liệu và chi phí máy thi công:
- Nợ TK 623 (6232).
- Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ thuế).
- Có TK 152, 111, 112, 331.
Chi phí công cụ dụng cụ:
- Nợ TK 623 (6233).
- Có TK 153, 111, 112… hoặc TK 242 (loại phân bổ một lần).
Khấu hao máy thi công:
- Nợ TK 623 (6234).
- Có TK 214.
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
- Nợ TK 623 (6237).
- Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112, 331,…
Các chi phí khác bằng tiền:
- Nợ TK 623 (6238).
- Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112.
14 – Chi phí tạm thời:
Không trích trước:
- Khi phát sinh:
-
- Nợ TK 242.
- Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112, 331,…
- Khi phân bổ:
-
- Nợ TK 623.
- Có TK 242 (số phân bổ trong tháng).
Có trích trước:
- Khi trích trước chi phí:
-
- Nợ TK 623.
- Có TK 335.
- Khi phát sinh chi phí thực tế:
-
- Nợ TK 335.
- Có TK 111, 112, 331.
2.6. Hạch toán công trình xây dựng
Hạch toán kế toán công trình xây dựng là quá trình ghi nhận toàn bộ chi phí phát sinh, kết chuyển chi phí và tính giá thành công trình, nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Quy trình hạch toán tổng thể được thực hiện như sau:
1 – Tập hợp chi phí công trình:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Nợ TK 621: Giá trị vật liệu xuất dùng (ví dụ: 500.000.000 VND).
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào (50.000.000 VND).
- Có TK 331: Tổng giá thanh toán cho nhà cung cấp (550.000.000 VND).
- Chi phí nhân công trực tiếp:
- Nợ TK 622: Tiền lương, phụ cấp của công nhân (200.000.000 VND).
- Có TK 334: Phải trả công nhân (200.000.000 VND).
- Chi phí máy thi công:
- Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy (150.000.000 VND).
- Có TK 152 / 111 / 112: Nguyên liệu, thanh toán (150.000.000 VND).
- Chi phí chung (chi phí quản lý, vận hành):
- Nợ TK 627: Chi phí quản lý (100.000.000 VND.
- Có TK 334 / 111 / 112: Phải trả lương, thanh toán (100.000.000 VND).
2 – Kết chuyển chi phí vào giá thành:
Cuối kỳ, tổng hợp chi phí từ TK 621, 622, 623, 627 để tính giá thành công trình:
- Nợ TK 154: Chi phí sản phẩm dở dang (1.000.000.000 VND).
- Có TK 621: Nguyên vật liệu trực tiếp: 500.000.000 VND.
- Có TK 622: Nhân công trực tiếp: 200.000.000 VND.
- Có TK 623: Máy thi công: 150.000.000 VND.
- Có TK 627: Chi phí quản lý: 100.000.000 VND.
3 – Ghi nhận doanh thu khi nghiệm thu:
Khi công trình hoàn thành và được nghiệm thu, kế toán ghi nhận doanh thu xây dựng như sau:
- Nợ TK 131: Phải thu khách hàng: 1.200.000.000 VND.
- Có TK 5112: Doanh thu xây dựng: 1.090.909.091 VND.
- Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra: 109.090.909 VND.
Ghi nhận và kết chuyển chi phí toàn bộ công trình để phản ánh tài chính rõ ràng
3. Sơ đồ tổng hợp hạch toán kế toán xây dựng công trình
Sơ đồ tổng hợp hạch toán kế toán xây dựng công trình chi tiết
4. 3 kinh nghiệm để hạch toán kế toán xây dựng đúng chuẩn
Kế toán xây dựng muốn hạch toán hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác cần lưu ý ba kinh nghiệm sau:
1 – Cân đối thuế GTGT:
Cân đối thuế GTGT theo từng tháng, đảm bảo khớp với tờ khai thuế. Đối với các khoản thuế GTGT vãng lai phát sinh từ công trình (khoảng 2%), nên tách riêng bằng bút toán.
Phản ánh doanh thu, gồm các loại:
- Nợ TK 131: Tiền cần thu từ khách hàng.
- Có TK 5112: Doanh thu công trình.
- Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra 10%.
Bóc tách thuế GTGT vãng lai a khỏi nguồn thuế, thực hiện tại trụ sở chính. Sau khi tính toán và bóc tách các khoản thanh toán, doanh nghiệp nộp thuế qua ngân hàng theo quy định.
2 – Cân đối lại các loại giá thành:
Kiểm tra dư nợ TK 154 để đảm bảo khớp giữa các chi phí đang dở dang trong bảng theo dõi chi phí cuối kỳ với bảng cân đối số phát sinh. Từ đó, điều chỉnh kịp thời để số liệu phản ánh đúng thực tế.
3 – Cân đối doanh thu:
So sánh doanh thu trên TK 5112 với giá vốn trên TK 6322, đảm bảo doanh thu lớn hơn giá vốn. Việc này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và tối ưu lợi ích khi làm việc với cơ quan thuế.
Hạch toán xây dựng đúng chuẩn nhờ cân đối thuế, giá thành và doanh thu
5. 9 lỗi thường gặp trong hạch toán công ty xây dựng
Các doanh nghiệp xây dựng thường gặp nhiều vướng mắc trong quá trình hạch toán sau:
1 – Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình thiếu so với dự toán hoặc thừa quá nhiều. Để tránh sai sót, kế toán nên lập bảng theo dõi nguyên vật liệu theo tiến độ thi công, đối chiếu định kỳ với dự toán.
- Hóa đơn nguyên vật liệu về chậm so với tiến độ thi công, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu chứng từ. Kế toán nên yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn kịp thời hoặc lưu trữ chứng từ điện tử để đối chiếu.
- Đưa nguyên vật liệu vào công trình không khớp với tiến độ thi công thực tế. Nhằm khắc phục, doanh nghiệp nên đồng bộ phiếu xuất kho với tiến độ thực tế và kiểm kê định kỳ để tránh sai lệch.
2 – Về Chi phí nhân công:
- Tổng hợp chi phí nhân công thấp hơn hoặc cao hơn nhiều so với dự toán. Để đảm bảo khớp với dự toán, kế toán hãy tập hợp và đối chiếu bảng lương, công nhật theo từng công trình.
- Hồ sơ, thủ tục liên quan đến công nhân không đầy đủ hoặc không chính xác, nên cần chuẩn hóa hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và bảng chấm công.
- Thủ tục về thuế thu nhập cá nhân cho nhân công chưa đảm bảo đầy đủ theo quy định. Giải pháp đưa ra là thực hiện đầy đủ khai báo thuế TNCN định kỳ cũng như lưu trữ chứng từ thanh toán lương.
3 – Về Chi phí chung:
- Chi phí chung phát sinh nhiều nhưng khó thu thập hóa đơn do đặc thù thi công công trình. Kế toán nên thiết lập quy trình yêu cầu hóa đơn trước khi chi trả và lưu trữ chứng từ giấy, điện tử.
- Tổng hợp chi phí chung thấp hơn hoặc cao hơn nhiều so với dự toán, dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính. Đối với lỗi sai này, kế toán hãy lập bảng phân bổ chi phí chung theo công trình và kiểm tra định kỳ để đảm bảo khớp với dự toán.
Doanh nghiệp xây dựng cần nắm rõ các lỗi hạch toán phổ biến để tìm ra cách khắc phục phù hợp
Thực hiện đúng quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trình giúp doanh nghiệp quản lý chi phí minh bạch, tính giá thành chính xác và theo dõi dòng tiền hiệu quả. Để được hỗ trợ chuyên nghiệp và chi tiết hơn, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng cung cấp giải pháp cá nhân hóa phù hợp với từng doanh nghiệp.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
