Hình thức kế toán là gì? Các hình thức ghi sổ kế toán thông dụng nhất

Hình thức kế toán là cách thức tổ chức và ghi chép sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bài viết này sẽ giới thiệu các hình thức ghi sổ kế toán thông dụng nhất, kèm một số tiêu chí lựa chọn hình thức phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Hình thức kế toán là gì? Mục đích của hình thức kế toán

Hình thức kế toán là cách doanh nghiệp tổ chức và vận hành hệ thống sổ sách kế toán, bao gồm số lượng và kết cấu các loại sổ, mối quan hệ, trình tự, phương pháp ghi chép, tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kế toán. Việc áp dụng hình thức kế toán phải tuân thủ tính hợp pháp và hợp lệ theo quy định.

Mục đích của việc áp dụng hình thức kế toán là ghi chép, tổng hợp và phản ánh chính xác mọi hoạt động tài chính – kinh tế của doanh nghiệp theo khuôn khổ pháp luật. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán theo hai thông tư chính:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn, gồm các hình thức:

• • Nhật ký chung.
  • Nhật ký – Sổ Cái.
  • Chứng từ ghi sổ.
  • Nhật ký – Chứng từ.
  • Trên máy tính.

• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm các hình thức:

• • Nhật ký chung.
  • Nhật ký – Sổ Cái.
  • Chứng từ ghi sổ.
  • Trên máy tính.

Hình thức kế toán giúp doanh nghiệp tổ chức và vận hành hệ thống sổ sách một cách hợp pháp

2. 5 hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 200 và 133

Theo quy định, có năm hình thức ghi sổ kế toán. Mỗi hình thức sở hữu những đặc điểm, ưu điểm và hạn chế riêng như sau:

2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

1 – Nguyên tắc và đặc trưng

Khi doanh nghiệp áp dụng hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh đều được ghi nhận lần lượt theo thời gian vào các sổ nhật ký, trong đó Sổ Nhật ký chung đóng vai trò trung tâm.

Mỗi nghiệp vụ được ghi theo thời điểm và phải thể hiện rõ bản chất kinh tế thông qua bút toán định khoản. Sau đó, kế toán tổng hợp và cập nhật số liệu vào Sổ Cái, phục vụ công tác theo dõi, quản lý và lập báo cáo tài chính định kỳ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

• Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt.
• Sổ Cái.
• Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Hình thức kế toán Nhật ký chung có nhiều ưu điểm nổi bật:

• Sổ sách đơn giản, dễ ghi chép và theo dõi.
• Không yêu cầu kế toán có trình độ quá cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
• Dễ dàng ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán, đặc biệt khi sử dụng phần mềm kế toán.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ Nhật ký chung.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là khối lượng ghi chép khá lớn nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế. Do đó, hình thức Nhật ký chung thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nghiệp vụ kế toán ở mức vừa phải.

4 – Trình tự ghi sổ

2.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trong cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi sổ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

• Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái có nhiều ưu điểm nổi bật:

• Số lượng sổ ít, dễ ghi chép, quản lý và lưu trữ.
• Dễ dàng theo dõi, đối chiếu và cân đối các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Phát hiện sai sót nhanh chóng nhờ thông tin được ghi tập trung.
• Không yêu cầu kế toán có nghiệp vụ quá cao, phù hợp với nhân sự kế toán cơ bản.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là mọi tài khoản đều được ghi chung trên một sổ, khiến sổ sách trở nên dài dòng, khó theo dõi và khó phân công công việc giữa các kế toán viên. Do đó, hình thức Nhật ký – Sổ Cái thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có ít tài khoản và ít nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.

4 – Trình tự ghi sổ

Lưu ý:

• Dữ liệu chỉ ghi một lần nên kế toán viên cần thực hiện cẩn thận, chính xác ngay từ đầu.
• Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có ít nghiệp vụ phát sinh, muốn tinh gọn sổ sách nhưng vẫn cần đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái giúp doanh nghiệp ghi chép theo thời gian và theo tài khoản trong cùng một sổ tổng hợp

2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tổ chức việc ghi sổ tổng hợp dựa trên “Chứng từ ghi sổ”. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, cũng như phản ánh theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Mỗi chứng từ ghi sổ phải có chứng từ kế toán gốc đính kèm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

• Chứng từ ghi sổ.
• Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Sổ Cái mẫu số S02c1-DN hoặc mẫu số S02c2-DN.
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

• Giảm bớt khối lượng ghi chép đối với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
• Dễ phân công công việc cho kế toán viên.
• Sổ sách đơn giản, dễ lập, dễ theo dõi và thuận tiện cho việc kiểm tra.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, dẫn đến thông tin cung cấp có thể chậm hơn so với thực tế. Do đó, hình thức kế toán CTGS thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đội ngũ kế toán viên đông và trình độ chuyên môn tương đối đồng đều.

4 – Trình tự ghi sổ

2.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (NKCT – áp dụng cho Thông tư 200)

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ được xây dựng trên nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, phân tích các nghiệp vụ theo các tài khoản đối ứng bên Nợ. Việc ghi chép được thực hiện kết hợp cả trình tự thời gian và nội dung kinh tế.

2 – Các loại sổ kế toán cần có

• Sổ Nhật ký – Chứng từ từ số 1 đến số 10.
• Bảng kê từ số 1 đến số 11.
• Sổ Cái.
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

3 – Ưu điểm và nhược điểm

Các ưu điểm chính của việc áp dụng hình thức kế toán này gồm:

• Không có sự trùng lặp trong việc ghi chép nên giảm đáng kể khối lượng công việc sổ sách.
• Kiểm tra và đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên, tránh sai sót.
• Chuyên môn hóa đội ngũ kế toán, mỗi người phụ trách một phần hành cụ thể, tăng hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức Nhật ký – Chứng từ là mẫu sổ sách phức tạp, yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao. Việc áp dụng tin học hoặc phần mềm kế toán cũng gặp khó khăn do tính đặc thù và chi tiết của từng sổ. Vì vậy, hình thức kế toán NKCT thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, thực hiện kế toán thủ công, có đội ngũ kế toán đông và trình độ chuyên môn cao.

4 – Trình tự ghi sổ

2.5. Hình thức kế toán trên máy tính

1 – Đặc trưng cơ bản

Hình thức kế toán trên máy vi tính là việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán bằng phần mềm chuyên dụng, được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một hoặc nhiều hình thức kế toán truyền thống. Phần mềm kế toán có khả năng ghi nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu tự động và in được các loại sổ kế toán, bảng tổng hợp, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

2 – Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm của hình thức kế toán trên máy tính:

• Giảm khối lượng ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu, phân tích và tổng hợp.
• Hỗ trợ tự động lập sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định.
• Giảm rủi ro sai sót do phần mềm tự động tính toán, kiểm tra đối chiếu.
• Thuận tiện áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh và quy mô lớn.

Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là doanh nghiệp cần đầu tư phần mềm, máy móc và hạ tầng công nghệ thông tin bảo mật cao. Đồng thời kế toán viên phải có trình độ sử dụng phần mềm và hiểu rõ nghiệp vụ kế toán.

3 – Trình tự nhập máy

3. Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán cho doanh nghiệp

Để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau:

• Xác định lĩnh vực hoạt động của mình, bao gồm sản xuất, kinh doanh, quản lý hoặc là đơn vị trực thuộc.
• Quy mô hoạt động và đặc điểm quy trình sản xuất, kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến cách thức ghi chép và tổng hợp sổ sách kế toán.
• Trình độ của nhà quản lý và năng lực kiểm soát thông tin của đội ngũ kế toán quyết định khả năng áp dụng các hình thức kế toán phức tạp hay đơn giản.
• Điều kiện vật chất và các phương tiện hỗ trợ như phần mềm, thiết bị kế toán sẽ giúp triển khai hiệu quả hình thức kế toán đã lựa chọn.

Doanh nghiệp nên chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên quy mô, lĩnh vực và năng lực đội ngũ

Doanh nghiệp cần chọn đúng hình thức kế toán để vận hành hiệu quả, kiểm soát sổ sách và báo cáo tài chính chính xác. Nếu bạn cần tư vấn hoặc triển khai hình thức kế toán chuẩn, liên hệ ngay Kế toán MK – đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ kế toán – thuế trọn gói chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể công ty trọn gói và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM