Kế toán tài sản cố định là gì? Cách hạch toán tài sản cố định chuẩn

Kế toán tài sản cố định là một nghiệp vụ quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, có vai trò theo dõi và phản ánh chính xác giá trị sử dụng của tài sản trong suốt quá trình hoạt động. Vậy kế toán tài sản cố định là gì và công việc của kế toán tài sản cố định bao gồm những nhiệm vụ nào? Hãy cùng Kế toán MK tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ này trong bài viết dưới đây.

1. Kế toán tài sản cố định là gì? 5 đặc điểm cần biết

Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) là quá trình ghi nhận, phân loại, theo dõi và báo cáo các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định của doanh nghiệp. Đây là một trong những phần hành kế toán quan trọng nhất, đảm bảo việc phản ánh đúng giá trị tài sản, khấu hao và tình trạng sử dụng trong từng kỳ kế toán.

Kế toán tài sản cố định có 5 đặc điểm chính sau:

• Tính chất dài hạn: Tài sản cố định được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán, thường có thời gian sử dụng từ một năm trở lên và mang lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp.
• Giá trị lớn: Khác với công cụ vvà dụng cụ, tài sản cố định có giá trị đầu tư cao (tối thiểu 30 triệu đồng theo quy định hiện hành) và được ghi nhận theo nguyên giá ban đầu.
• Sự cố định về thời gian: Trong quá trình sử dụng, tài sản không thay đổi hình dạng vật chất cơ bản mà chỉ hao mòn dần theo thời gian.
• Ghi nhận theo nguyên tắc chi phí gốc: Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ chi phí thực tế để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí mua, vận chuyển, lắp đặt và chạy thử.
• Phương pháp khấu hao: Giá trị tài sản được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh thông qua khấu hao trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

Ví dụ:

Công ty XYZ chuyên sản xuất đồ gỗ quyết định mua một máy cưa tự động để phục vụ cho dây chuyền sản xuất. Giá mua máy là 300.000.000 đồng, chi phí vận chuyển và lắp đặt là 10.000.000 đồng. Tổng chi phí thực tế để đưa máy vào trạng thái sẵn sàng sử dụng là 310.000.000 đồng.

Khi ghi nhận vào sổ kế toán, kế toán doanh nghiệp sẽ xác định đây là một tài sản cố định hữu hình, được phản ánh theo nguyên giá là 310.000.000 đồng. Doanh nghiệp ghi nhận giảm số tiền tương ứng từ tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản phải trả cho nhà cung cấp.

Sau khi đưa vào sử dụng, công ty quyết định trích khấu hao tài sản trong vòng 5 năm (tức 60 tháng). Như vậy, mỗi năm công ty sẽ ghi nhận 62.000.000 đồng tiền khấu hao, tương ứng với chi phí sử dụng của máy cưa trong năm đó.

Trong quá trình sử dụng, nếu máy được nâng cấp thêm bộ phận điều khiển tự động trị giá 20.000.000 đồng, kế toán sẽ cộng thêm chi phí này vào nguyên giá tài sản cố định, đưa nguyên giá mới lên 330.000.000 đồng.

Sau 5 năm, khi máy đã khấu hao hết hoặc hư hỏng, công ty tiến hành thanh lý máy và bán được 40.000.000 đồng. Khoản tiền thu được này được ghi nhận là thu nhập khác và doanh nghiệp ghi giảm giá trị của máy trong sổ kế toán.

Kế toán tài sản cố định có vai trò giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và quản lý giá trị tài sản trong suốt quá trình sử dụng

2. Công việc của kế toán tài sản cố định gồm những gì?

Kế toán tài sản cố định chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản. Công việc cụ thể bao gồm:

1 – Ghi nhận và cập nhật thông tin TSCĐ

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ liên quan đến tài sản cố định, xác nhận tài sản khi được nhập kho hoặc bàn giao.
• Phân loại, đánh số và lập thẻ TSCĐ để dễ dàng tra cứu và quản lý.
• Lập sổ theo dõi tài sản cố định và hồ sơ quản lý tài sản gồm biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán, hóa đơn mua tài sản và các chứng từ liên quan khác.
• Hạch toán các dữ liệu TSCĐ mới mua hoặc công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành.
• Cập nhật các biến động tăng, giảm TSCĐ và lập danh sách tổng hợp biến động tài sản theo từng tháng hoặc năm.

2 – Quản lý và kiểm kê TSCĐ

• Theo dõi số lượng và tình trạng TSCĐ nhằm tránh thất thoát, hư hỏng.
• Kiểm soát quá trình nhập, xuất, mua sắm, thanh lý công cụ, dụng cụ (CCDC) và việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ (6 tháng/lần hoặc cuối năm) để xác định thực trạng sử dụng tài sản.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đối chiếu chênh lệch, lập biên bản kiểm kê và báo cáo tổn thất (nếu có).

3 – Bàn giao và thanh lý TSCĐ

• Lập biên bản bàn giao TSCĐ khi chuyển giao tài sản cho các bộ phận trong công ty.
• Ghi nhận trách nhiệm sử dụng tài sản của từng bộ phận được giao quản lý.
• Khi có tài sản cần thanh lý, kế toán tiến hành lập biên bản thanh lý, phối hợp xử lý đúng quy trình kế toán và pháp lý hiện hành.

4 – Tính toán và ghi nhận khấu hao tài sản cố định

• Xác định thời gian trích khấu hao của từng loại tài sản theo quy định Nhà nước.
• Tính toán, phân bổ chi phí khấu hao hàng tháng cho các bộ phận sử dụng.
• Lập hồ sơ đăng ký và theo dõi khấu hao tài sản với cơ quan Thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán – thuế.

5 – Dự toán và tập hợp chi phí sửa chữa

• Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn hoặc nâng cấp tài sản cố định.
• Giám sát quá trình thực hiện sửa chữa, tập hợp chi phí phát sinh và lập quyết toán khi công việc hoàn thành.
• Theo dõi chi phí xây dựng cơ bản dở dang, chuyển sang tài sản cố định khi hoàn tất.

6 – Công việc khác

• Cung cấp số liệu và tài liệu về TSCĐ khi có yêu cầu từ phòng kế toán, ban giám đốc hoặc các đơn vị kiểm toán.
• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ TSCĐ khoa học và đầy đủ để phục vụ tra cứu, kiểm tra.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc.

Kế toán tài sản cố định chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản trong doanh nghiệp

3. 5 kỹ năng cần có khi làm kế toán tài sản cố định

Bên cạnh kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế, kế toán tài sản cố định cần trang bị những kỹ năng mềm quan trọng sau:

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp khoa học: Kế toán tài sản cố định thường phải xử lý khối lượng lớn hồ sơ, chứng từ liên quan đến nhiều loại tài sản khác nhau. Vì vậy, người kế toán cần biết cách phân loại, lưu trữ và quản lý tài liệu hợp lý để dễ dàng truy xuất khi cần. Khả năng tổ chức tốt cũng giúp họ thiết lập quy trình làm việc hiệu quả.
• Kỹ năng rà soát và đối chiếu số liệu: Một kế toán tài sản cố định giỏi cần có kỹ năng rà soát, kiểm tra và đối chiếu số liệu một cách tỉ mỉ. Họ có thể nhanh chóng phát hiện những sai lệch trong sổ sách, bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo tài chính để kịp thời điều chỉnh.
• Kỹ năng phân tích: Thông qua việc phân tích, kế toán có thể nhận diện các vấn đề phát sinh như hao mòn, hư hỏng, thất thoát hay hiệu suất thấp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp về việc sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý tài sản.
• Tỉ mỉ và chú ý đến chi tiết: Kế toán tài sản cố định phải làm việc với nhiều nghiệp vụ như mua sắm, khấu hao, sửa chữa, thanh lý tài sản,…nên yêu cầu độ chính xác trong từng chi tiết. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong ghi chép hoặc tính toán cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo tài chính.
• Tinh thần ham học hỏi: Luật kế toán, thuế và các chuẩn mực tài chính luôn có sự thay đổi theo thời gian. Kế toán tài sản cố định cần có tinh thần học hỏi và chủ động cập nhật quy định mới. Họ cũng nên tìm hiểu thêm về các loại máy móc, thiết bị và quy trình sản xuất trong doanh nghiệp để có thể phân loại tài sản, tính khấu hao và đánh giá tình trạng sử dụng chính xác.

Kế toán tài sản cố định cần trang bị cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm để làm việc hiệu quả

4. Quy trình kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp

Chu kỳ của tài sản cố định trong doanh nghiệp bắt đầu từ thời điểm mua sắm hoặc ghi nhận tài sản và kết thúc khi tài sản được thanh lý hoặc loại bỏ. Để quy trình được ghi nhận chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định kế toán, kế toán tài sản cố định cần thực hiện tuần tự các bước sau:

• Bước 1: Xác định và phân loại tài sản cố định: Doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài sản được ghi nhận là TSCĐ dựa trên giá trị, thời gian sử dụng và mục đích sử dụng. Sau khi xác định, kế toán tiến hành phân loại tài sản theo nhóm (như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ,…) để thuận tiện cho việc quản lý, khấu hao và báo cáo.
• Bước 2: Ghi nhận tài sản cố định: Khi tài sản được mua hoặc hoàn thành đưa vào sử dụng, kế toán sẽ ghi nhận nguyên giá TSCĐ vào sổ sách kế toán. Tại bước này, kế toán cần lập biên bản bàn giao, hóa đơn, chứng từ để làm căn cứ hạch toán hợp lệ.
• Bước 3: Xử lý hao mòn và tính toán khấu hao: Trong quá trình sử dụng, TSCĐ sẽ bị hao mòn về giá trị và công năng. Kế toán có nhiệm vụ xác định thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp (theo đường thẳng, theo sản lượng, hay theo số dư giảm dần) và tính khấu hao định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm.
• Bước 4: Sửa chữa và bảo trì tài sản cố định: Kế toán cần theo dõi, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, lập dự toán, giám sát tiến độ và phân bổ chi phí hợp lý theo quy định. Các chi phí này được hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ hoặc ghi tăng nguyên giá TSCĐ nếu là chi phí cải tạo, nâng cấp.
• Bước 5: Thanh lý, loại bỏ tài sản cố định: Khi tài sản không còn sử dụng được, bị hư hỏng nặng hoặc không còn hiệu quả kinh tế, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh lý/loại bỏ. Kế toán lập biên bản thanh lý, ghi nhận giảm nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế của tài sản và hạch toán lãi/lỗ từ việc thanh lý vào kết quả kinh doanh.
• Bước 6: Lập báo cáo tài chính: Sau khi hoàn tất các bước trên, kế toán cần tổng hợp số liệu, lập báo cáo chi tiết và báo cáo tài chính để ban lãnh đạo nắm được tình hình tài sản.

Một quy trình kế toán tài sản cố định bài bản giúp doanh nghiệp quản lý tài sản minh bạch và tuân thủ pháp luật

5. Hướng dẫn hạch toán tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Hạch toán tài sản cố định cần tuân thủ theo đúng Thông tư 133 và Thông tư 200. các trường hợp hạch toán TSCĐ trong thực tế được hướng dẫn chi tiết như sau:

5.1. Hạch toán tăng tài sản cố định

1 – Mua tài sản cố định (hàng trong nước)

a. Xác định nguyên giá:

Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định trong nước, nguyên giá TSCĐ được xác định theo công thức:

Nguyên giá TSCĐ = Giá mua phải trả NCC + Các khoản thuế không được khấu trừ + Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (như chi phí lắp đặt, sửa chữa)

b. Chứng từ sử dụng:

Kế toán cần thu thập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua TSCĐ, bao gồm:

• Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Hóa đơn vận chuyển hoặc lắp đặt (nếu có).
• Lệ phí trước bạ (đối với phương tiện vận tải, nhà đất,…).
• Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao tài sản giữa bên bán và bên mua.
• Giấy báo nợ ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán khác.

c. Ví dụ minh họa:

Ngày 01/01/20xx, Công ty A mua 1 xe ô tô tải của Công ty B với giá mua 160.000.000 đồng (chưa có VAT), chưa thanh toán tiền người bán. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Khi nhận được hóa đơn GTGT và biên bản bàn giao tài sản, kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 211 (Ô tô): 160.000.000
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 16.000.000
• Có TK 331 (Phải trả Công ty ABC): 176.000.000

Cuối tháng, kế toán tính và trích khấu hao cho xe ô tô tải theo thời gian sử dụng hữu ích và ghi nhận chi phí khấu hao vào bộ phận sử dụng tài sản.

2 – Mua tài sản cố định (hàng nhập khẩu)

Doanh nghiệp nhập khẩu tài sản cố định từ nước ngoài, kế toán cần ghi nhận tăng tài sản, phản ánh các nghĩa vụ thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu theo quy định.

Khi hàng nhập về và đủ điều kiện ghi nhận, kế toán thực hiện bút toán:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo nguyên giá thực tế nhập khẩu).
• Có TK 331 – Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
• Ghi chép nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và TK 331.

Khi phát sinh thuế GTGT hàng nhập khẩu, doanh nghiệp phải nộp tiền vào ngân sách Nhà nước. Kế toán lập Giấy nộp tiền, ghi nhận như sau:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Khi thực hiện nộp thuế GTGT bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:

• Nợ TK 33312.
• Có TK 111/112.

Ví dụ minh hoạ:

Ngày 15/06/20xx, Công ty Hoàng Gia nhập khẩu 1 máy in công nghiệp từ Hàn Quốc, giá mua 15.000 USD, tỷ giá 24.000 VNĐ/USD, thuế nhập khẩu 5%, thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%, chi phí vận chuyển 8.000.000 đồng. Doanh nghiệp thanh toán và nộp thuế qua ngân hàng.

Ta có:

• Giá mua quy đổi: 15.000 × 24.000 = 360.000.000
• Thuế nhập khẩu: 360.000.000 × 5% = 18.000.000 đ
• Tính nguyên giá TSCĐ = 360.000.000 + 18.000.000 + 8.000.000 = 386.000.000

Khi ghi nhận tài sản nhập khẩu:

• Nợ TK 211 – Máy móc thiết bị: 386.000.000
• Có TK 331 – Nhà cung cấp nước ngoài: 360.000.000
• Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu: 18.000.000
• Có TK 112 – Chi phí vận chuyển: 8.000.000

Khi ghi nhận thuế GTGT hàng nhập khẩu:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 37.800.000
• Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 37.800.000

Khi nộp thuế GTGT nhập khẩu:

• Nợ TK 33312: 37.800.000 đồng
• Có TK 112: 37.800.000 đồng

3 – Tài sản tăng do Công ty tự sản xuất (tiêu dùng nội bộ)

a. Xác định nguyên giá:

Tài sản cố định tự sản xuất là những sản phẩm do chính doanh nghiệp sản xuất ra và được xuất dùng cho mục đích nội bộ, phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Nguyên giá TSCĐ được xác định là Giá bán nội bộ của sản phẩm, chi phí lắp đặt, chạy thử và các chi phí trực tiếp liên quan khác đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

b. Chứng từ sử dụng:

• Phiếu đề xuất xuất tiêu dùng nội bộ của phòng ban (có phê duyệt của Ban Giám đốc).
• Phiếu xuất kho.
• Biên bản bàn giao tài sản.
• Hóa đơn GTGT nội bộ.

c. Ví dụ minh họa:

Ngày 10/04/20xx, Công ty C sản xuất máy lọc nước công nghiệp có giá bán trên thị trường là 50.000.000 đồng (chưa VAT), giá xuất kho 40.000.000 đồng. Theo đề xuất của Phòng Hành chính – Quản trị, Ban Giám đốc đã phê duyệt việc xuất 1 máy lọc nước để lắp đặt tại khu văn phòng làm việc. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.

Khi xuất hàng tiêu dùng nội bộ:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 40.000.000
• Có TK 155 – Thành phẩm: 40.000.000

Khi ghi nhận doanh thu nội bộ và tăng TSCĐ:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình: 50.000.000
• Có TK 512 – Doanh thu nội bộ: 50.000.000

Ghi nhận thuế GTGT đầu ra và đầu vào:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 5.000.000
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 5.000.000

Cuối kỳ, kế toán xác định thời gian sử dụng hữu ích của máy lọc nước theo quy định, lập bảng trích khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

4 – Tài sản tăng do nhận góp vốn

a. Xác định nguyên giá:

Tài sản cố định nhận góp vốn là những tài sản được các bên góp vốn mang vào doanh nghiệp để hình thành vốn điều lệ hoặc vốn liên doanh, liên kết.

Nguyên giá TSCĐ nhận góp vốn là Giá trị được Hội đồng giao nhận vốn góp hoặc tổ chức định giá độc lập xác nhận theo giá trị thực tế của tài sản tại thời điểm góp vốn và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có), chi phí sửa chữa, cải tạo trước khi sử dụng.

b. Chứng từ sử dụng:

• Biên bản góp vốn sản xuất, kinh doanh hoặc hợp đồng liên doanh/liên kết.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp.
• Văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá (nếu có).
• Hồ sơ nguồn gốc tài sản (hóa đơn, chứng từ mua, giấy tờ đăng ký tài sản…).

c. Ví dụ minh họa:

Ngày 15/01/20xx, Công ty D nhận vốn góp của Công ty liên doanh E là một tài sản trị giá 400.000.000 đồng, theo Biên bản góp vốn số 03/20xx. Giá trị này đã được Hội đồng thẩm định xác nhận là giá trị thực tế của tài sản góp vốn.

Kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình: 400.000.000
• Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh: 400.000.000

Cuối kỳ, kế toán căn cứ Thông tư 45, xác định thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, lập Bảng trích khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao cho bộ phận sử dụng.

Kế toán cần theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ mua, nhập khẩu, tự sản xuất hoặc nhận góp vốn bằng tài sản cố định

5.2. Hạch toán giảm tài sản cố định

1 – Giảm do nhượng bán TSCĐ

a. Định nghĩa:

Nhượng bán tài sản cố định là hoạt động doanh nghiệp chuyển nhượng, bán lại tài sản không còn nhu cầu sử dụng hoặc không còn mang lại hiệu quả kinh tế.

b. Chứng từ sử dụng:

Khi thực hiện nhượng bán TSCĐ, kế toán cần thu thập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

• Biên bản họp hoặc Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định giá TSCĐ.
• Thông báo công khai hoặc biên bản đấu giá (nếu có).
• Hợp đồng mua bán TSCĐ giữa hai bên.
• Biên bản bàn giao TSCĐ.
• Hóa đơn tài chính do bên bán lập khi chuyển giao tài sản.

c. Ví dụ minh hoạ:

Ngày 20/07/20xx, Công ty Hoàng Minh quyết định nhượng bán một xe nâng hàng đã sử dụng trong kho vì không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất hiện tại. Xe nâng có nguyên giá 600.000.000 đồng, khấu hao lũy kế 200.000.000 đồng. Sau khi thành lập Ban thẩm định giá và tham khảo giá thị trường, hai bên thống nhất giá bán là 550.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT 10%). Doanh nghiệp chưa thu tiền của bên mua.

Kế toán ghi nhận:

Bút toán 1 – Ghi nhận doanh thu từ việc nhượng bán tài sản:

• Nợ 131 – Phải thu khách hàng: 605.000.000
• Có 711 – Thu nhập khác: 550.000.000
• Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 55.000.000

Bút toán 2 – Ghi giảm tài sản cố định đã bán:

• Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ: 200.000.000
• Nợ 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại): 400.000.000
• Có 211 – TSCĐ hữu hình: 600.000.000

2 – Giảm do thanh lý TSCĐ

a. Định nghĩa:

Thanh lý tài sản cố định là việc doanh nghiệp loại bỏ những tài sản không còn sử dụng được, đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh.

b. Chứng từ sử dụng:

Khi có TSCĐ cần thanh lý, doanh nghiệp phải lập hồ sơ theo quy định, bao gồm:

• Quyết định thanh lý TSCĐ do người có thẩm quyền ký.
• Biên bản thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ.
• Biên bản kiểm kê, đánh giá tình trạng TSCĐ.
• Biên bản thanh lý TSCĐ (lập thành ít nhất 2 bản: 1 gửi phòng kế toán, 1 lưu tại bộ phận quản lý TSCĐ).
• Chứng từ thu – chi tiền, hóa đơn bán phế liệu (nếu có).

c. Ví dụ minh họa:

Ngày 10/08/20xx, Công ty H ra quyết định thanh lý một máy phát điện đã cũ, , với nguyên giá 250.000.000 đồng, hao mòn lũy kế là 230.000.000 đồng. Chi phí tiền mặt khi thanh lý là 2.000.000 đồng. Thu nhập bán phế liệu thu ngay bằng tiền mặt là 8.800.000 đồng, trong đó VAT 10%.

Căn cứ quyết định thanh lý và biên bản của Hội đồng thanh lý, kế toán ghi nhận các bút toán sau:

Bút toán 1 – Ghi nhận khoản thu hồi từ thanh lý tài sản:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt: 8.800.000
• Có TK 711 – Thu nhập khác: 8.000.000
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 800.000

Bút toán 2 – Ghi giảm tài sản cố định:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 230.000.000
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại): 20.000.000
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình: 250.000.000

Bút toán 3 – Ghi nhận chi phí phát sinh khi thanh lý:

• Nợ TK 811 – Chi phí khác: 2.000.000
• Có TK 111 – Tiền mặt: 2.000.000

Quá trình hạch toán giảm tài sản cố định giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị còn lại của tài sản

5.3. Hạch toán khi mua tài sản cố định không phải lắp đặt, chạy thử

Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định mà không phát sinh thêm chi phí lắp đặt, vận chuyển, chạy thử hoặc đầu tư khác và tài sản có thể đưa vào sử dụng ngay, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo nguyên giá chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng (hoặc) Có TK 331 – Phải trả người bán.

Ví dụ minh hoạ:

Ngày 12/09/20xx, Công ty Bình Minh mua một máy in công nghiệp để phục vụ cho phòng thiết kế sản phẩm. Theo hợp đồng mua bán, giá mua ghi trên hóa đơn GTGT là 64.000.000 đồng, thuế GTGT 10% và công ty chưa thanh toán tiền cho người bán. Chi phí vận chuyển và lắp đặt máy là 880.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%) và đã thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào chứng từ hợp lệ, kế toán ghi nhận như sau:

Ghi nhận giá mua tài sản:

• Nợ Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình: 64.000.000
• Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 6.400.000
• Có Tài khoản 331 – Phải trả người bán: 70.400.000

Ghi nhận chi phí vận chuyển và lắp đặt:

• Nợ Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình: 800.000
• Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 80.000
• Có Tài khoản 111 – Tiền mặt: 880.000

1 – Trường hợp 1: Tài sản cố định hữu hình được nhận kèm thiết bị phụ tùng thay thế

Khi doanh nghiệp mua TSCĐ không cần lắp đặt, chạy thử và được kèm theo thiết bị, phụ tùng thay thế, kế toán thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá trị TSCĐ).
• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (giá trị thiết bị, phụ tùng thay thế).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán.

Lưu ý: Cần xác định rõ giá trị riêng của thiết bị, phụ tùng thay thế để phục vụ cho việc tính và hạch toán khấu hao TSCĐ chính xác.

2 – Trường hợp 2: Mua tài sản cố định hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp

Khi doanh nghiệp mua TSCĐ theo hình thức trả chậm hoặc trả góp, cần tính toán kỹ phần giá trị gốc của tài sản và lãi trả chậm phát sinh trong thời gian thanh toán.

a. Khi mua tài sản:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá mua trả ngay, chưa gồm lãi).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng tiền phải trả và giá mua trả ngay, không bao gồm VAT).
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán.

b. Khi thanh toán định kỳ cho người bán:

• Nợ TK 331 – Phải trả người bán.
• Có TK 111, 112 – Thanh toán tiền cho người bán (bao gồm cả gốc và lãi).

c. Khi tính vào chi phí lãi trả chậm, trả góp:

• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính.
• Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Lưu ý: Cần theo dõi và đảm bảo thanh toán đúng hạn các kỳ trả góp, tránh phát sinh chi phí phạt hoặc ảnh hưởng dòng tiền.

3 – Trường hợp 3: Tài sản cố định hữu hình được tài trợ, biếu, tặng

Khi doanh nghiệp nhận tài sản cố định do tổ chức hoặc cá nhân khác tài trợ, biếu, tặng, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (theo giá trị thực tế nhận được).
• Có TK 711 – Thu nhập khác.

Nếu có các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến việc nhận tài trợ (như vận chuyển, lắp đặt, lệ phí,…), kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình.
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán.

Lưu ý: Các tài sản này vẫn phải được tính và trích khấu hao theo quy định hiện hành.

4 – Trường hợp 4: Mua tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất

Khi doanh nghiệp mua nhà xưởng, văn phòng hoặc công trình kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, cần tách riêng giá trị giữa phần tài sản cố định hữu hình và phần quyền sử dụng đất.

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá trị phần nhà cửa, vật kiến trúc).
• Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá trị quyền sử dụng đất).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán.

Kế toán cần xác định đúng tài khoản khi mua tài sản cố định để đảm bảo số liệu minh bạch

5.4. Hạch toán khi mua tài sản cố định phải lắp đặt, chạy thử

1 – Khi mua tài sản cố định cần lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng:

Đối với các TSCĐ chưa thể sử dụng ngay, phải qua giai đoạn lắp đặt, chạy thử hoặc trang bị thêm. Toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình này được tập hợp vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang cho đến khi hoàn thành.

Khi phát sinh các khoản chi mua sắm và lắp đặt:

• Nợ TK 241 – Mua sắm TSCĐ (toàn bộ chi phí mua sắm, lắp đặt, chạy thử).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán.

2 – Khi có biên bản bàn giao, nghiệm thu:

Sau khi có biên bản nghiệm thu, bàn giao xác nhận tài sản đã sẵn sàng sử dụng, kế toán thực hiện ghi tăng TSCĐ theo nguyên giá thực tế:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (theo nguyên giá thực tế).
• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (chuyển giá trị sang TSCĐ).

Ví dụ minh hoạ:

Ngày 10/03/20xx, Công ty TNHH Xây dựng XY ký hợp đồng mua 1 dây chuyền sản xuất gạch tự động trị giá 850.000.000 đồng (chưa VAT). Thuế GTGT 10%. Theo điều khoản hợp đồng, dây chuyền này phải lắp đặt và chạy thử trước khi chính thức đưa vào sử dụng. Toàn bộ chi phí lắp đặt và chạy thử do Công ty XY chi trả, bao gồm:

• Chi phí nhân công lắp đặt: 30.000.000 đồng (chưa VAT 10%), thanh toán bằng chuyển khoản.
• Chi phí nguyên vật liệu phụ dùng trong quá trình lắp đặt: 5.500.000 đồng (đã bao gồm VAT 10%), chi bằng tiền mặt.

Khi phát sinh các khoản chi mua sắm và lắp đặt:

• Ghi nhận giá mua dây chuyền:

• • Nợ TK 241: 850.000.000
  • Nợ TK 133: 85.000.000
  • Có TK 331: 935.000.000

• Ghi nhận chi phí nhân công lắp đặt:

• • Nợ TK 241: 30.000.000
  • Nợ TK 133: 3.000.000
  • Có TK 112: 33.000.000

• Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu phụ:

• • Nợ TK 241: 5.000.000
  • Nợ TK 133: 500.000
  • Có TK 111: 5.500.000

Khi có biên bản bàn giao, nghiệm thu:

Ngày 05/04/20xx, dây chuyền sản xuất được lắp đặt xong và chạy thử đạt yêu cầu, được nghiệm thu đưa vào sử dụng. Kế toán ghi nhận tăng tài sản cố định:

• Nợ TK 211: 885.000.000
• Có TK 241: 885.000.000

5.5. Hạch toán khi nhận góp vốn hoặc nhận cấp vốn bằng tài sản cố định

Khi doanh nghiệp nhận góp vốn hoặc được cấp vốn bằng tài sản cố định, cần ghi nhận giá trị tài sản vào sổ kế toán để phản ánh đúng nguồn hình thành vốn của doanh nghiệp.

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá trị thực tế được đánh giá của TSCĐ nhận góp vốn hoặc cấp vốn).
• Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (phản ánh phần vốn góp hoặc vốn được cấp).

Lưu ý:

• Thời điểm bắt đầu trích khấu hao tính từ ngày ghi tăng TSCĐ, tức là ngày doanh nghiệp chính thức hạch toán tài sản vào TK 211.
• Thời điểm dừng trích khấu hao tính từ ngày ghi giảm TSCĐ, khi tài sản được thanh lý, nhượng bán hoặc không còn sử dụng.

Ví dụ minh hoạ:

Ngày 10/07/20xx, Công ty TNHH Minh Long nhận được vốn góp từ đối tác liên doanh là Công ty Đại Phát, gồm 01 xe tải chuyên dụng được sử dụng cho hoạt động vận chuyển hàng hóa. Theo Biên bản góp vốn số 05/20xx, giá trị định giá của xe tải là 450.000.000 đồng, được Hội đồng thẩm định giá xác nhận và các bên thống nhất ghi nhận theo giá trị này.

Dựa trên biên bản góp vốn, chứng từ bàn giao tài sản và hồ sơ pháp lý kèm theo, phòng kế toán của Công ty Minh Long ghi nhận tăng tài sản cố định như sau:

• Nợ tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình: 450.000.000 đồng
• Có tài khoản 411 – Nguồn vốn kinh doanh: 450.000.000 đồng

Kế toán xác định nguyên giá tài sản nhận góp vốn theo giá trị thẩm định thực tế

5.6. Hạch toán thanh lý tài sản cố định

Kế toán cần căn cứ vào Biên bản thanh lý, Biên bản bàn giao, cùng các chứng từ thu, chi liên quan để ghi nhận chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Quy trình hạch toán được thực hiện theo các bước sau:

1 – Ghi nhận thu nhập từ việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

• Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản hoặc phải thu).
• Có TK 711 – Thu nhập khác (phần giá trị thuần không bao gồm thuế).
• Có TK 3331 (33311) – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

2 – Ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý, nhượng bán:

• Nợ TK 811 – Chi phí khác.
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 141, 311,… – Tổng số tiền chi trả.

3 – Ghi giảm nguyên giá tài sản cố định:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã khấu hao).
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của tài sản).
• Có TK 211 hoặc 213 – TSCĐ hữu hình hoặc vô hình (nguyên giá ban đầu).

4 – Ghi nhận khoản thu từ việc bán hồ sơ thầu thanh lý (nếu có):

• Nợ TK 111, 112, 138 – Số tiền thu từ bán hồ sơ.
• Có TK 811 – Chi phí khác.

Lưu ý:

• Việc hạch toán thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ vô hình được thực hiện tương tự như đối với TSCĐ hữu hình.
• Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc phá dỡ tài sản cố định cũng được xem như một trường hợp thanh lý TSCĐ và kế toán cần hạch toán tương ứng.

Ví dụ minh hoạ:

Ngày 20/9/20xx, Công ty TNHH Hoàng Phát tiến hành thanh lý một máy in văn phòng đã qua sử dụng. Thông tin cụ thể về tài sản như sau:

• Nguyên giá của máy in: 30.000.000 đồng.
• Giá trị hao mòn lũy kế: 20.000.000 đồng.
• Máy in đã sử dụng được 3 năm.
• Trước khi thanh lý, công ty chi phí sửa chữa nhỏ là 600.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
• Giá bán thanh lý: 12.100.000 đồng, trong đó VAT 10%, và khách hàng chưa thanh toán.

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan như sau:

Phản ánh doanh thu từ thanh lý TSCĐ:

• Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng: 12.100.000
• Có TK 711 – Thu nhập khác: 11.000.000
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 1.100.000

Ghi nhận chi phí phát sinh khi thanh lý:

• Nợ TK 811 – Chi phí khác: 600.000
• Có TK 111 – Tiền mặt: 600.000

Ghi giảm nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 20.000.000
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại): 10.000.000
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình: 30.000.000

Hạch toán thanh lý giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời giá trị còn lại của tài sản

5.7. Hạch toán trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng

Vào cuối mỗi kỳ kế toán (thường là hàng tháng), bộ phận kế toán sẽ thực hiện trích khấu hao TSCĐ nhằm phản ánh giá trị hao mòn của tài sản trong quá trình sử dụng. Mức khấu hao được phân bổ cho từng bộ phận sử dụng tài sản tùy theo mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, đối với bộ phận sản xuất trực tiếp (theo Thông tư 133).
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng, đối với bộ phận bán hàng (theo Thông tư 133).
• Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý, đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp (theo Thông tư 133).

Hoặc theo Thông tư 200, ghi nhận tương ứng:

• Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 2141, 2142, 2143, 2147 – Hao mòn TSCĐ (tùy loại tài sản: hữu hình, vô hình, thuê tài chính,…).

Lưu ý: Việc trích khấu hao tài sản cố định chỉ được thực hiện đến khi tổng số khấu hao đã trích bằng với nguyên giá của tài sản (đối với tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình). Khi giá trị khấu hao đã bằng nguyên giá, doanh nghiệp ngừng việc hạch toán khấu hao cho tài sản đó.

Ví dụ minh hoạ:

Vào ngày 30/06/20xx, Công ty TNHH Minh Hưng tiến hành trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong tháng 6, doanh nghiệp có các tài sản được sử dụng tại ba bộ phận chính:

• Bộ phận sản xuất: Máy móc thiết bị với mức khấu hao hàng tháng 15.000.000 đồng.
• Bộ phận bán hàng: Xe ô tô vận chuyển hàng hóa với mức khấu hao 5.000.000 đồng.
• Bộ phận quản lý doanh nghiệp: Máy tính, thiết bị văn phòng với mức khấu hao 3.000.000 đồng.

Kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao và thực hiện bút toán như sau (áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC):

• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 15.000.000
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 5.000.000
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 3.000.000
• Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình: 23.000.000

Cuối kỳ, các khoản chi phí khấu hao này sẽ được tổng hợp và phân bổ vào giá thành sản phẩm hoặc chi phí hoạt động, tùy theo chức năng sử dụng của từng tài sản cố định.

Trên đây là những thông tin tổng quan về kế toán tài sản cố định mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Đây là nghiệp vụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp phản ánh chính xác năng lực tài chính và hiệu quả sử dụng tài sản. Nếu bạn đang cần tư vấn chuyên sâu hoặc tìm kiếm dịch vụ kế toán trọn gói, Kế Toán MK sẽ là đối tác tin cậy, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM