Kế toán thương mại dịch vụ là gì? 6 công việc cơ bản phải làm

Kế toán thương mại dịch vụ là gì và vì sao đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh? Trong lĩnh vực thương mại – dịch vụ, công tác kế toán không chỉ phản ánh tình hình tài chính mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế. Bài viết sau sẽ giải thích rõ hơn về đặc điểm, nghiệp vụ và quy trình làm kế toán thương mại dành cho doanh nghiệp hiện nay.

1. Kế toán thương mại dịch vụ là gì? Đặc điểm chung của kế toán thương mại dịch vụ

Kế toán thương mại dịch vụ là vị trí kế toán đảm nhiệm công việc ghi chép, kiểm soát và báo cáo tài chính trong các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Đối tượng kế toán của lĩnh vực này thường là các loại hàng hóa, vật tư, thiết bị,… được phân loại theo từng ngành nghề khác nhau, như hàng tiêu dùng, vật tư nông – lâm – thủy sản, thiết bị kỹ thuật hay lương thực, thực phẩm.

Đặc điểm chung của kế toán thương mại dịch vụ gồm:

• Đa dạng ngành nghề: Công việc kế toán trong lĩnh vực thương mại dịch vụ được áp dụng cho nhiều ngành khác nhau như bán lẻ, logistics, du lịch, nhà hàng, giáo dục, y tế, tài chính,… Do đó, kế toán viên cần hiểu rõ đặc thù từng ngành để áp dụng đúng quy định và chuẩn mực kế toán.
• Quản lý hàng tồn kho: Trong các doanh nghiệp thương mại, việc quản lý hàng tồn kho đóng vai trò trọng yếu. Kế toán viên cần theo dõi chặt chẽ các hoạt động nhập – xuất – tồn, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời để hỗ trợ quá trình kinh doanh.
• Xử lý thu chi: Kế toán viên phải thường xuyên ghi nhận, kiểm soát và hạch toán các khoản thu chi như thu tiền từ khách hàng, chi mua hàng hóa, chi phí nhân sự, vận chuyển, quảng cáo,… để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong sổ sách.
• Lập báo cáo tài chính: Kế toán thương mại dịch vụ cần tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo tài chính định kỳ phản ánh tình hình thu nhập, chi phí, lợi nhuận, tài sản và nợ phải trả. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Tuân thủ quy định về thuế: Kế toán viên cần đảm bảo kê khai, nộp thuế chính xác, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời tối ưu hóa chi phí thuế.

2. Kế toán thương mại dịch vụ bao gồm những công việc gì?

Kế toán thương mại dịch vụ đảm nhận nhiều nghiệp vụ trong toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp, bao gồm các hạng mục công việc hàng ngày, hàng tháng/quý và công việc cuối năm như:

1 – Công việc hàng ngày

• Lập và xử lý chứng từ như phiếu thu, hóa đơn, phiếu thanh toán cho khách hàng.
• Thu thập, lưu trữ chứng từ, hóa đơn liên quan đến hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ.
• Nhập liệu số liệu từ hóa đơn mua hàng, chứng từ kế toán để lập báo cáo kinh doanh.
• Theo dõi và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong hoạt động tài chính.
• Kiểm tra, cân đối số lượng hàng hóa trong kho, đảm bảo đủ tồn kho.
• Làm việc với nhà cung cấp, lập phiếu mua hàng, thực hiện giao dịch mua bán.
• Cập nhật thông tin giá cả hàng hóa và công nợ từ nhà cung cấp.
• Kiểm tra thông tin nhà cung cấp trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn và thông tin khách hàng trên tncnonline.com.vn trước khi hạch toán và xuất hóa đơn.
• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như đặt in, thông báo phát hành (nếu có).
• Lập phiếu nhập kho, xuất kho và theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn.
• Lập phiếu chi cho hóa đơn mua hàng hoặc dịch vụ thanh toán ngay, lập phiếu thu khi bán hàng thu tiền mặt.
• Lập giấy nộp tiền, theo dõi thuế phải nộp – đã nộp – còn nợ.
• Theo dõi chi tiết công nợ với nhà cung cấp và khách hàng.
• Ghi chép các vấn đề phát sinh để thuận tiện cho việc giải trình khi quyết toán.

2 – Công việc hàng tháng, hàng quý

• Lập báo cáo thuế tháng/quý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (ưu tiên nộp online).
• Lập báo cáo tài chính gửi cơ quan thuế, cơ quan thống kê và ngân hàng.
• Thực hiện tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

3 – Công việc cuối năm

• Hoàn tất kê khai thuế tháng hoặc quý cuối cùng của năm.
• Nộp báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN.
• Rà soát và nộp Báo cáo tài chính năm gồm:

• • Bảng cân đối kế toán.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Thuyết minh báo cáo tài chính.
  • Bảng cân đối tài khoản.

• In đầy đủ các loại sổ sách kế toán theo quy định, bao gồm sổ cái và sổ chi tiết.
• Chuẩn bị và in các báo cáo chi tiết
• Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ kế toán cẩn thận.
• Kiểm tra, đánh số hóa đơn gốc, bổ sung chữ ký và đóng dấu nếu còn thiếu.

3. 6 nghiệp vụ cơ bản của kế toán thương mại dịch vụ

Các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp thương mại đóng vai trò then chốt trong việc quản lý, kiểm soát tài chính và cung cấp dữ liệu chính xác cho quá trình ra quyết định. Dưới đây là 6 nghiệp vụ cơ bản mà một kế toán thương mại dịch vụ cần nắm vững:

• Kế toán bán hàng: Là nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm quản lý và ghi nhận doanh thu, cập nhật giá bán, lập và lưu trữ hóa đơn, đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán để phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ.
• Kế toán mua hàng: Nghiệp vụ này bao gồm việc ghi nhận và kiểm soát các hoạt động mua nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ kinh doanh. Kế toán cần xử lý các tình huống hóa đơn và hàng hóa không về đồng thời, chẳng hạn như hóa đơn về trước hoặc hàng về trước sao cho hợp lệ và thống nhất.
• Kế toán kho: Chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho, bao gồm việc theo dõi, cập nhật và đối chiếu số liệu hàng hóa xuất – nhập – tồn. Khi có sai lệch giữa sổ sách và thực tế, kế toán phải lập biên bản kiểm kê, điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.
• Kế toán công nợ: Nghiệp vụ này liên quan đến việc quản lý các khoản thu, chi, công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Kế toán cần thường xuyên theo dõi tình hình thanh toán, lập chứng từ chi – thu tiền mặt hoặc chuyển khoản, quản lý lương, tạm ứng và các chi phí phát sinh khác.
• Kế toán thuế: Đảm nhận việc kê khai, tính toán và nộp các loại thuế theo đúng quy định pháp luật. Công việc bao gồm kiểm tra hóa đơn đầu vào – đầu ra, lập báo cáo thuế hàng tháng hoặc hàng năm và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan quản lý. Các loại thuế phổ biến gồm thuế GTGT, thuế TNCN và thuế TNDN.
• Kế toán lương: Nghiệp vụ này tập trung vào việc tính toán, chi trả và hạch toán tiền lương cho người lao động. Kế toán cần thống kê thu nhập, các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định.

4. Cách hạch toán kế toán thương mại dịch vụ

Trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, việc hạch toán kế toán giúp phản ánh chính xác tình hình mua – bán hàng hóa, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh. Cách hạch toán các nghiệp vụ cơ bản trong lĩnh vực này được thực hiện như sau:

4.1. Hạch toán khi mua hàng hoá

• Khi mua hàng nhập kho:

• • Nợ TK 156: Giá trị hàng nhập kho.
  • Nợ TK 153: Giá trị bao bì nhập kho (nếu có).
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 331, 341, 111, 112,…: Tổng giá thanh toán.

• Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp):

• • Nợ TK 156: Chi phí thu mua hàng hóa.
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 331, 111, 112.

• Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng:

• • Nợ TK 331, 111, 112, 1388: Tổng chiết khấu/giá trị trả lại.
  • Có TK 156: Giá trị hàng hóa.
  • Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.

• Chiết khấu thanh toán khi mua hàng:

• • Nợ TK 111, 112, 331, 1388,…: Tổng chiết khấu.
  • Có TK 515: Doanh thu tài chính.

Ví dụ: Công ty TNHH Thiết Bị Văn Phòng Sao Mai mua 1 lô máy in trị giá 50.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% từ Công ty Minh Phát. Công ty đã thanh toán toàn bộ bằng chuyển khoản ngân hàng. Chi phí vận chuyển hàng hóa là 1.100.000 VNĐ (đã gồm thuế GTGT 10%), thanh toán bằng tiền mặt.

Hướng dẫn hạch toán:

• Mua hàng nhập kho:

• • Nợ TK 156: 50.000.000
  • Nợ TK 1331: 5.000.000
  • Có TK 112: 55.000.000

• Chi phí thu mua (vận chuyển):

• • Nợ TK 156: 1.000.000
  • Nợ TK 1331: 100.000
  • Có TK 111: 1.100.000

4.2. Hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

• Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• • Nợ TK 632: Giá trị thực tế hàng tiêu thụ.
  • Có TK 156, 151,…

• Ghi nhận doanh thu bán hàng:

• • Nợ TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán.
  • Có TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

• Ghi nhận các khoản giảm trừ (chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại):

• • Nợ TK 5211, 5212, 5213.
  • Nợ TK 3331: Giảm thuế GTGT.
  • Có TK 111, 112, 131, 3388.

• Hàng bán bị trả lại – bổ sung bút toán giảm giá vốn:

• • Nợ TK 156.
  • Có TK 632.

• Chiết khấu thanh toán cho khách hàng:

• • Nợ TK 635.
  • Có TK 111, 112, 131, 3388.

• Các bút toán kết chuyển cuối kỳ:

• • Kết chuyển giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5111/Có TK 5211, 5212, 5213.
  • Kết chuyển thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt: Nợ TK 5111/Có TK 3332, 3333.
  • Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 5111/Có TK 911.
  • Kết chuyển giá vốn và chi phí tài chính: Nợ TK 911/Có TK 632, 635.

Ví dụ: Công ty TNHH Sao Mai bán 1 lô máy in trị giá 100.000.000 VNĐ (chưa thuế), thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán 60.000.000 VNĐ bằng tiền mặt, còn lại 40.000.000 VNĐ ghi nợ. Giá vốn hàng bán là 70.000.000 VNĐ.

Hướng dẫn hạch toán:

• Ghi nhận giá vốn:

• • Nợ TK 632: 70.000.000
  • Có TK 156: 70.000.000

• Ghi nhận doanh thu:

• • Nợ TK 111: 60.000.000
  • Nợ TK 131: 50.000.000
  • Có TK 5111: 100.000.000
  • Có TK 3331: 10.000.000

5. Quy trình làm sổ sách kế toán thương mại dịch vụ gồm những bước nào?

Trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, việc lập và quản lý sổ sách kế toán là quá trình quan trọng nhằm phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quy trình thực hiện thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh

Phòng kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong kỳ, như chi mua vật tư, chi thưởng, trả lương, thanh toán dịch vụ,…Đây là cơ sở để lập chứng từ gốc.

Bước 2: Lập chứng từ gốc

Trên cơ sở các nghiệp vụ đã tổng hợp, kế toán lập chứng từ gốc – căn cứ pháp lý để ghi nhận và thực hiện các giao dịch. Chứng từ này là tài liệu quan trọng phục vụ kiểm tra, kiểm toán và quyết toán thuế.

Bước 3: Kiểm tra và xử lý chứng từ gốc

Các chứng từ sau khi lập được kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và chính xác trước khi trình kế toán trưởng duyệt. Bước này giúp phát hiện và hạn chế sai sót, đảm bảo tính minh bạch của số liệu kế toán.

Bước 4: Ghi sổ kế toán

Sau khi chứng từ đã được kiểm duyệt, kế toán nhập liệu và ghi sổ kế toán, bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết.

Bước 5: Sắp xếp chứng từ kế toán

Tất cả chứng từ được sắp xếp, lưu trữ khoa học theo trình tự thời gian hoặc theo loại chứng từ để thuận tiện khi tra cứu và đối chiếu.

Bước 6: Thực hiện bút toán cuối kỳ và kết chuyển

Vào cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển nhằm xác định số dư tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh trong kỳ.

Bước 7: Khóa sổ và xác định số dư tài khoản

Sau khi hoàn tất các bút toán cuối kỳ và rà soát chứng từ, kế toán tiến hành khóa sổ. Khi đã khóa sổ, số liệu sẽ được cố định và không thể chỉnh sửa.

Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh

Từ sổ cái và sổ chi tiết, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh để đánh giá tổng quan tình hình tài chính, đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.

Bước 9: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi kế toán có chuyên môn vững. Dựa trên sổ cái và bảng cân đối, kế toán lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân, sau đó nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Khi lập sổ sách, kế toán không chỉ cần tuân thủ quy trình hạch toán mà còn phải đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm soát nội bộ trong từng bước thực hiện. Đặc biệt, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài cần quan tâm đến quy định về kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán để lựa chọn được đơn vị cung cấp đáng tin cậy, tránh tình trạng sai phạm hoặc vi phạm quy định của cơ quan thuế.

6. Giới thiệu đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thương mại uy tín, minh bạch

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị đồng hành trong lĩnh vực kế toán và thuế, Công ty TNHH Kế toán và Đại lý thuế MK là lựa chọn đáng tin cậy. Kế thừa kinh nghiệm thực tiễn từ Công ty Thương mại Dịch vụ Phạm Thảo TĐ, Kế toán MK đã và đang khẳng định vị thế của mình bằng dịch vụ chất lượng và quy trình làm việc minh bạch.

Ba yếu tố cốt lõi giúp Kế toán MK được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn gồm:

• Chi phí minh bạch: Kế toán cung cấp đa dạng dịch vụ với chi phí phải chăng, đảm bảo không phát sinh chi phí ẩn sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ.
• Đội ngũ chuyên môn cao: Kế toán MK sở hữu đội ngũ kế toán – tư vấn thuế giàu kinh nghiệm, nắm vững quy định pháp lý và luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi giai đoạn.
• Giải pháp cá nhân hóa: Mỗi dịch vụ được MK thiết kế riêng theo quy mô, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu cụ thể, mang đến hiệu quả tối ưu cho khách hàng.

Liên hệ ngay Kế toán MK qua số 0909 526 598 (Mrs. Thương) để được tư vấn tận tình!

Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về kế toán thương mại dịch vụ là gì và những công việc chính cần thực hiện. Kế toán thương mại dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong công việc hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Thay vì xây dựng phòng Kế toán, doanh nghiệp vừa và nhỏ hãy sử dụng dịch vụ của Kế toán MK để có thể tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc kế toán.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM