Sổ sách kế toán là công cụ ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có, cũng như chủ động chuẩn bị các phương án đầu tư, mở rộng hoặc phát triển doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định về sổ sách kế toán, bao gồm các quy định về mở, ghi, khóa và sửa chữa để làm sổ sách kế toán hiệu quả.
1. Quy định về mở sổ sách kế toán
Theo quy định tại Điều 90 Khoản 1 Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý các điều sau khi mở sổ sách kế toán:
- Về thời điểm:
-
- Doanh nghiệp đã hoạt động: sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.
- Doanh nghiệp mới thành lập: sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
- Về hình thức: Doanh nghiệp có thể chọn đóng thành quyển hoặc để tờ rời sổ kế toán. Tuy nhiên, đối với sổ tờ rời, doanh nghiệp vẫn cần phải đóng thành quyển để lưu trữ sau khi dùng xong. Cụ thể:
-
- Sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
- Sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời phải có chữ ký xác nhận, đóng dấu của giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời trước khi sử dụng. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục trên trước khi sử dụng sổ kế toán. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán.
2. Quy định về nội dung và cách ghi sổ sách kế toán
Điều 24 Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH và Luật kế toán 2015 yêu cầu “Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.” Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần tuân thủ các yêu cầu khác khi làm sổ sách kế toán, bao gồm:
- Nội dung chủ yếu:
-
- Ngày, tháng, năm ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán.
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
- Phân loại:
-
- Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh toàn bộ, khái quát các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết: phản ánh chi tiết, cụ thể hơn các nghiệp vụ kinh tế đã ghi trong sổ tổng hợp.
- Căn cứ ghi sổ: Dựa vào chứng từ kế toán hợp pháp.
- Cách ghi sổ:
-
- Theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Ghi liên tục, thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề.
- Ghi bằng bút mực.
- Ghi số liệu rõ ràng, không ghi xen, ghi chồng lên nhau, không cách dòng. Phần không ghi còn trống thì gạch chéo.
- Ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
- Được ghi bằng phương tiện điện tử (theo khoản 7 Điều 26 Luật Kế toán 2015).
3. Quy định về khoá sổ sách kế toán
Luật Kế toán 2015 quy định thời điểm khóa sổ kế toán là vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Bên cạnh đó đơn vị sẽ phải khóa sổ trong một vài trường hợp được quy định tại Điều 43, 44, 45, 46, 47, 48 Luật Kế toán 2015.
4. Quy định sửa chữa sổ sách kế toán
Điều 27 Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH và Luật kế toán 2015 quy định về cách sửa chữa sổ kế toán:
- Đối với sổ kế toán thông thường: Không được tẩy xóa mà sửa bằng một trong ba cách sau:
-
- Ghi cải chính: Gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi số âm: Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi điều chỉnh: Lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
- Đối với sổ kế toán điện tử: Thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh.
-
- Nếu phát hiện lỗi trước khi nộp báo cáo tài chính năm: Sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
- Nếu phát hiện lỗi sau khi nộp báo cáo tài chính năm: Sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
5. Quy định về trách nhiệm của người giữ và ghi sổ sách kế toán
Điều 82 Thông tư 05/2019/TT-BTC và Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán như sau:
- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ.
- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
- Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
- Đối với đơn vị dịch vụ kế toán: Bắt buộc phải ghi Số chứng chỉ hành nghề, tên, và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ khi ký sổ.
- Đối với cá nhân hành nghề kế toán (người ghi sổ): Cần ghi rõ số chứng chỉ hành nghề mình sở hữu khi ký sổ.
- Cá nhân được phân công sẽ bị xử phạt nếu vi phạm các quy định về ghi giữ sổ kế toán. Trong một số trường hợp có thể liên đới trách nhiệm đến người chịu trách nhiệm quản lý cá nhân vi phạm đó, ví dụ như kế toán trưởng và người đại diện pháp luật. Tùy theo mức độ vi phạm, các cá nhân có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP và Điều 221 Bộ Luật hình sự 2015.
6. Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp theo quy định mới nhất là gì?
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp có thể được chia thành hai loại sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ngoài ra, Thông tư còn quy định các hình thức sổ kế toán dành cho doanh nghiệp như sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Mỗi hình thức sổ kế toán sẽ có những quy định khác nhau về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Câu hỏi 2: Doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán nhằm mục đích gì?
Theo Điều 24 Luật Kế toán 2015, Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Ngoài ra, sổ kế toán cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác, giúp doanh nghiệp:
- Lập báo cáo tài chính.
- Phân tích tình hình tài chính, kinh doanh.
- Phục vụ quản trị doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn và các khoản thu – chi của doanh nghiệp.
- Cung cấp bằng chứng pháp lý trong trường hợp thanh tra, kiểm toán, giải quyết tranh chấp hoặc điều tra pháp luật.
Trên đây là toàn bộ những nội dung quan trọng về quy định về sổ sách kế toán mà doanh nghiệp cần nắm rõ để quản lý tài chính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Để đảm bảo quy trình làm sổ sách kế toán đúng chuẩn mực và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp của Kế toán MK. Nhiều doanh nghiệp thắc mắc dịch vụ kế toán là gì và những lợi ích cụ thể mà nó mang lại. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
