Cập nhật quy trình kế toán công nợ phải thu mới nhất theo quy định pháp luật

Quản lý dòng tiền luôn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Theo đó, việc kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ phải thu cần được thực hiện bài bản, chỉn chu, đúng quy định để đảm bảo hiệu quả, minh bạch và hạn chế rủi ro tài chính. Vậy quy trình kế toán công nợ phải thu bao gồm những bước nào? Hãy cùng Kế toán MK tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Phân loại các loại tài khoản kế toán công nợ phải thu

Bạn có thể phân nhóm các loại tài khoản kế toán công nợ phải thu theo 2 cách sau:

1.1. Theo nội dung kinh tế

Theo nội dung kinh tế, các loại tài khoản kế toán công nợ phải thu bao gồm 6 khoản, được chia thành 3 nhóm:

1.2. Theo thời gian

Theo thời gian, kế toán công nợ phải thu được phân thành 2 loại: nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn.

• Nợ phải thu ngắn hạn:

Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản doanh nghiệp dự kiến thu hồi trong thời gian không vượt quá 12 tháng, hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường nếu chu kỳ này dài hơn. Nhóm nợ này có tính thanh khoản cao, phản ánh khả năng thu tiền nhanh và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hoạt động.

Các khoản thường gặp gồm:

• • Tiền bán hàng hóa, dịch vụ chưa thu được ngay (bán chịu).
  • Khoản tạm ứng cho nhân viên hoặc bên thứ ba để phục vụ công việc.
  • Các khoản cho vay ngắn hạn nhằm hỗ trợ đối tác hoặc chi nhánh.
  • Các khoản phải thu nội bộ giữa các đơn vị thuộc cùng hệ thống doanh nghiệp.

• Nợ phải thu dài hạn:

Nợ phải thu dài hạn bao gồm các khoản mà doanh nghiệp dự kiến sẽ thu hồi sau 12 tháng kể từ thời điểm ghi nhận, hoặc sau một chu kỳ kinh doanh thông thường nếu dài hơn. Nhóm này có tính thanh khoản thấp hơn và thường gắn với các hoạt động đầu tư hoặc hợp tác tài chính lâu dài.

Một số ví dụ phổ biến:

• • Khoản cho vay dài hạn đối với cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị liên kết.
  • Khoản phải thu từ góp vốn, đầu tư vào các công ty liên doanh, liên kết.
  • Phải thu từ hợp đồng thuê tài chính hoặc hợp đồng mua trả chậm có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng.
  • Khoản phải thu từ đối tác chiến lược theo thỏa thuận hợp tác dài hạn.

2. Quy trình kế toán công nợ phải thu đầy đủ

Quy trình kế toán công nợ rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản phải thu, duy trì dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro mất vốn. 7 bước thực hiện bao gồm:

• Bước 1 – Xác định khoản phải thu từ khách hàng: Ở giai đoạn đầu, kế toán cần rà soát toàn bộ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ để xác định chính xác các khoản phải thu. Song song đó, kế toán nên lập kế hoạch ngân sách nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn trong quá trình thu hồi công nợ.
• Bước 2 – Phân loại khách hàng đang nợ theo quy trình quản lý công nợ: Doanh nghiệp cần phân nhóm khách hàng dựa trên mức độ quan trọng và khả năng thanh toán:

• • Nhóm khách hàng quan trọng: là những đối tác có tiềm năng hợp tác lâu dài, cần được xử lý linh hoạt và khéo léo.
  • Nhóm khách hàng có thể chấm dứt hợp tác: cần có biện pháp thu hồi nợ dứt khoát, tránh kéo dài thời gian.

• Bước 3 – Chọn người đại diện thu hồi nợ trong quy trình quản lý công nợ: Doanh nghiệp nên ưu tiên người đã trực tiếp làm việc với khách hàng, bởi họ nắm rõ hoàn cảnh, tính cách và lý do phát sinh khoản nợ.
• Bước 4 – Nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ trước khi đáo hạn: Khoảng 10 ngày trước thời điểm đến hạn, kế toán nên chủ động liên hệ với khách hàng để nhắc nhở thanh toán. Nếu khách gặp khó khăn trong việc chi trả, doanh nghiệp cần trao đổi cụ thể để tìm hướng xử lý phù hợp. Trường hợp khách không phản hồi, kế toán áp dụng các biện pháp thu hồi trực diện hơn theo quy định nội bộ.
• Bước 5 – Đàm phán với khách để tất toán khoản nợ theo quy trình quản lý công nợ: Khi nợ đã đến hạn, doanh nghiệp nên sắp xếp buổi trao đổi trực tiếp để tìm hướng tất toán. Kế toán cần thể hiện sự khéo léo, giữ mối quan hệ hợp tác nhưng vẫn đảm bảo quyền lợi tài chính cho công ty.
• Bước 6 – Khởi kiện ra tòa án để thu nợ theo quy trình quản lý công nợ: Khi mọi biện pháp thương lượng không đạt hiệu quả, doanh nghiệp có thể khởi kiện để bảo vệ quyền lợi. Phương án này thường kéo dài và phát sinh chi phí pháp lý. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng khi có đầy đủ căn cứ pháp lý và điều khoản xử lý vi phạm trong hợp đồng đã ký kết.
• Bước 7: Cân nhắc bán chịu các khoản nợ cho khách hàng: Bán chịu là hình thức khuyến khích khách hàng mua hàng nhưng thanh toán chậm, phù hợp với những đối tác có uy tín và năng lực tài chính tốt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng rõ các tiêu chí bán chịu như giới hạn tín dụng, thời hạn thanh toán và điều khoản xử lý nếu khách chậm trả.

Trong quá trình xử lý công nợ, kế toán không chỉ cần theo dõi các khoản phải thu mà còn phải đảm bảo việc ghi nhận và khấu trừ thuế đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo thêm về kế toán thuế giá trị gia tăng để nắm rõ cách hạch toán, kê khai và khấu trừ thuế GTGT theo đúng quy định pháp luật.

3. 9 sai lầm kế toán công nợ thường gặp

3.1. Thiếu hệ thống phân nhóm khách hàng rõ ràng:

Nhiều kế toán chỉ ghi nhận tổng hợp công nợ mà không xây dựng danh mục phân nhóm khách hàng chi tiết, khiến quá trình quản lý trở nên rời rạc, khó xác định đối tượng phải thu cụ thể.

Giải pháp: Để giúp công tác quản lý, vận hành hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống phân loại khách nợ dựa trên giá trị giao dịch, thời gian hợp tác hoặc uy tín tín dụng. Danh mục khách hàng phải được cập nhật định kỳ để đảm bảo kiểm soát sát sao tình hình công nợ.

3.2. Quy trình xét duyệt khách hàng mới lỏng lẻo

Một số doanh nghiệp cho phép tạo mới khách hàng trong phần mềm kế toán mà không có bước xét duyệt, dẫn đến trùng lặp, sai mã khách hàng hoặc mất kiểm soát công nợ.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phê duyệt hai bước khi thêm mới khách hàng và chỉ cấp quyền truy cập cho kế toán trưởng hoặc người quản lý công nợ.

3.3. Theo dõi tuổi nợ không chính xác

Kế toán thường bỏ qua việc nhập liệu chi tiết về thời hạn thanh toán, dẫn đến không theo dõi được tuổi nợ hoặc hạn nợ thực tế. Do đó, kế toán cũng khó có thể đánh giá rủi ro và ra quyết định thu hồi kịp thời.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống cảnh báo hạn nợ tự động trên phần mềm kế toán, đồng thời định kỳ rà soát báo cáo tuổi nợ để có kế hoạch xử lý sớm.

3.4. Thiếu kế hoạch thu hồi công nợ cụ thể

Nhiều doanh nghiệp chỉ xử lý khi nợ đã đến hạn, không có quy trình chủ động nhắc nợ hoặc gửi đề nghị thanh toán, khiến dòng tiền bị gián đoạn.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch nhắc nợ chuẩn, bao gồm các bước: gửi email, gọi điện, gặp mặt trực tiếp và lập biên bản cam kết thanh toán.

3.5. Không đối chiếu công nợ định kỳ

Nếu không thực hiện đối chiếu cuối kỳ, số liệu công nợ dễ bị sai lệch, gây rối trong việc xác định công nợ thực tế.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng và nội bộ ít nhất một lần mỗi quý để phát hiện sớm chênh lệch và xử lý kịp thời.

3.6. Thiếu chính sách tín dụng rõ ràng

Khi doanh nghiệp không xây dựng quy định cụ thể về điều kiện bán chịu, thời hạn thanh toán hay hạn mức tín dụng cho từng khách hàng, rủi ro mất kiểm soát dòng tiền rất dễ xảy ra. Theo đó, kế toán khó đánh giá được khả năng chi trả, còn bộ phận kinh doanh dễ vô tình tạo ra các khoản nợ khó đòi, làm ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín tài chính.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần chủ động ban hành chính sách tín dụng chi tiết, quy định rõ hạn mức và điều kiện thanh toán cho từng nhóm khách hàng. Bộ phận kế toán phải phối hợp cùng kinh doanh để đánh giá rủi ro định kỳ, từ đó điều chỉnh chính sách cho phù hợp với thực tế.

3.7. Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu sai kỳ kế toán

Một sai lầm phổ biến khác là việc kế toán hạch toán doanh thu và công nợ không trùng với kỳ phát sinh giao dịch, khiến báo cáo tài chính thiếu chính xác.

Giải pháp: Kế toán cần đối chiếu chứng từ gốc và hợp đồng trước khi ghi nhận, đồng thời tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán hiện hành.

3.8. Bỏ qua việc đánh giá lại công nợ ngoại tệ

Các khoản phải thu bằng ngoại tệ thường bị bỏ sót trong khâu đánh giá lại cuối kỳ, dẫn đến sai lệch tỷ giá và làm giảm độ tin cậy của báo cáo.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại toàn bộ khoản phải thu gốc ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại ngày kết thúc kỳ kế toán và ghi nhận chênh lệch tỷ giá đúng quy định.

3.9. Không trích lập dự phòng cho nợ xấu

Việc bỏ qua trích lập dự phòng khiến doanh nghiệp không có nguồn bù đắp khi phát sinh công nợ quá hạn hoặc không thu hồi được.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng công nợ định kỳ, căn cứ theo độ tuổi nợ và khả năng thu hồi thực tế để chủ động ứng phó với rủi ro và duy trì báo cáo tài chính minh bạch.

Việc không trích lập dự phòng nợ xấu không chỉ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai và nộp thuế dịch vụ. Nếu bạn đang băn khoăn thuế dịch vụ bao nhiêu và cách hạch toán hợp lý để tránh sai sót trong báo cáo tài chính, hãy tìm hiểu thêm để đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế hiện hành.

4. Giới thiệu giải pháp kế toán chuyên nghiệp

Kế toán MK là đơn vị trực thuộc Công ty TNHH Kế toán và Đại lý thuế MK, phát triển từ nền tảng vững chắc của Công ty Thương Mại Dịch Vụ Phạm Thảo TĐ. Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực pháp lý, kế toán – thuế, Kế toán MK đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trên toàn quốc trong việc thành lập, vận hành và giải thể theo đúng quy định pháp luật.

Khi sử dụng dịch vụ của Kế toán MK, doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích sau:

• Cam kết không phát sinh chi phí ẩn: Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ không phải chịu các khoản phí phát sinh khác ngoài hợp đồng. Tất cả các chi phí đều đã được thống nhất và công khai minh bạch trong hợp đồng.
• Được hợp tác với đội ngũ chuyên viên chất lượng cao: Đội ngũ chuyên gia của MK luôn chú trọng cập nhật quy định mới nhất, đảm bảo mọi nghiệp vụ kế toán được thực hiện chính xác, minh bạch và kịp thời.
• Cam kết cung cấp dịch vụ cá nhân hóa: Dựa vào bối cảnh, khó khăn mà doanh nghiệp đang phải đối mặt, Kế toán MK sẽ đề xuất phương án tối ưu nhất.

Ngoài công tác kế toán công nợ, các doanh nghiệp thương mại còn cần kiểm soát nhiều nghiệp vụ khác như hàng tồn kho, chi phí bán hàng và doanh thu. Để hiểu rõ hơn toàn bộ quy trình làm việc, bạn có thể xem thêm các công việc của kế toán thương mại – nội dung này sẽ giúp bạn hệ thống hóa công việc và tối ưu hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Công việc của kế toán công nợ phải thu gồm những gì?

Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu bao gồm:

• Ghi nhận công nợ phát sinh từ hợp đồng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
• Theo dõi chi tiết từng khoản nợ, từng khách hàng, từng hợp đồng, định kỳ đối chiếu và kiểm tra số liệu.
• Nhắc nợ và thu hồi công nợ theo hạn thanh toán; xử lý các trường hợp nợ quá hạn.
• Ghi nhận các khoản thanh toán của khách hàng, thực hiện bù trừ hoặc điều chỉnh khi có chiết khấu, hàng trả lại.
• Lập báo cáo công nợ định kỳ, phân tích tình hình thu hồi, đánh giá nợ quá hạn và đề xuất biện pháp xử lý.
• Trích lập dự phòng nợ khó đòi khi có rủi ro phát sinh.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ và hồ sơ công nợ phục vụ cho kiểm tra, đối chiếu và kiểm toán.

Câu hỏi 2: Nguyên tắc kế toán công nợ phải thu là gì?

Theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc kế toán các khoản phải thu cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại tiền tệ và yếu tố quản lý phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
• Phân loại rõ ràng giữa các nhóm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác.
• Khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần phân loại công nợ ngắn hạn hoặc dài hạn dựa trên thời hạn còn lại của khoản nợ.
• Đánh giá lại cuối kỳ đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ.
• Trích lập dự phòng phải thu khó đòi đúng quy định để đảm bảo tính trung thực, khách quan của báo cáo tài chính.

Câu hỏi 3: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là gì?

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự tính phần giá trị tổn thất có thể phát sinh từ các khoản công nợ chưa được thanh toán đúng hạn hoặc có dấu hiệu không thu hồi được. Việc trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện rủi ro và phản ánh đúng giá trị tài sản thực tế.

Kế toán công nợ cần xác định, ghi nhận và trích lập dự phòng theo đúng quy định tại Điều 45 – Tài khoản 229 “Dự phòng tổn thất tài sản” trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, cùng hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Việc thực hiện quy trình kế toán công nợ phải thu một cách chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, hạn chế rủi ro tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu hoặc muốn được hỗ trợ dịch vụ kế toán công nợ phải thu trọn gói, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn trong việc thiết lập quy trình quản lý công nợ hiệu quả.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM