Khi doanh nghiệp tiến hành giải thể, quyết toán thuế là thủ tục bắt buộc nhằm hoàn tất nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng để được đóng mã số thuế và chính thức chấm dứt hoạt động. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc kéo dài thời gian giải thể. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ hồ sơ, thủ tục và các quy định liên quan về quyết toán giải thể doanh nghiệp.
1. Vì sao phải quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp?
Doanh nghiệp cần quyết toán thuế trong quá trình làm thủ tục giải thể nhằm:
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế: Quyết toán thuế đảm bảo doanh nghiệp đã nộp đầy đủ các loại thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, thuế TNCN,… theo đúng quy định, tránh vi phạm và bị xử phạt.
- Chấm dứt nghĩa vụ thuế: Sau khi quyết toán, doanh nghiệp sẽ thanh toán dứt điểm các khoản thuế còn nợ, không để tồn đọng nghĩa vụ về sau.
- Hoàn tất thủ tục pháp lý: Các bên liên quan, bao gồm cả cơ quan quản lý nhà nước và cổ đông, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp báo cáo quyết toán làm căn cứ để đóng mã số thuế và chấp thuận hồ sơ yêu cầu được giải thể.
- Tránh rủi ro pháp lý về sau: Việc không quyết toán đúng, đầy đủ theo quy định có thể dẫn đến truy thu, xử phạt hành chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2. Doanh nghiệp cần làm những gì khi quyết toán để giải thể?
Để thực hiện quyết toán thuế khi giải thể, doanh nghiệp cần tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Xử lý hết công nợ bao gồm thu hồi các khoản phải thu, thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, đối tác và các tổ chức liên quan.
Bước 2: Thanh lý tài sản và chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
Bước 3: Đóng tất cả các tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp.
Bước 4: Báo giảm lao động và làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH.
Bước 5: Nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản thuế còn tồn.
Bước 6: Hoàn thiện sổ sách kế toán đến thời điểm có quyết định giải thể.
Bước 7: Gửi hồ sơ thông báo giải thể doanh nghiệp tới Phòng đăng ký kinh doanh (lần 1). Sau khi được chuyển trạng thái trên Cổng thông tin quốc gia sang “NTT đang làm thủ tục giải thể”, doanh nghiệp tiến hành nộp tờ khai và báo cáo thuế gồm:
- Báo cáo thuế theo quý/tháng.
- Báo cáo tài chính năm.
- Tờ khai quyết toán thuế cuối năm.
Bước 8: Sau đó, cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ và ra quyết định quyết toán doanh nghiệp.
Bước 9: Doanh nghiệp nộp bổ sung các khoản thuế còn thiếu và tiền phạt (nếu có) theo biên bản kiểm tra.
Bước 10: Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp nộp hồ sơ (lần 2) cho Phòng đăng ký kinh doanh để chính thức chấm dứt hoạt động.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán giải thể doanh nghiệp
Báo cáo quyết toán năm giải thể sẽ bao gồm:
3.1. Hồ sơ quyết toán thuế TNDN khi giải thể doanh nghiệp
Theo quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
(1) Tờ khai quyết toán thuế TNDN: Mẫu 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(2) Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo đến thời điểm có quyết định giải thể, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
(3) Các phụ lục bổ sung ban hành kèm Thông tư (nộp tùy theo tình hình thực tế):
- Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo mẫu số 03-1A/TNDN, mẫu số 03-1B/TNDN, mẫu số 03-1C/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục chuyển lỗ theo mẫu số 03-2/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Các Phụ lục về ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Mẫu số 03-3A/TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp được ưu đãi đối với cơ sở kinh doanh thành lập mới từ dự án đầu tư, cơ sở kinh doanh di chuyển địa điểm, dự án đầu tư mới ban hành kèm theo Thông tư.
- Mẫu số 03-3B/TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp được ưu đãi đối với cơ sở kinh doanh đầu tư xây dựng dây chuyền sản xuất mới, mở rộng quy mô, đổi mới công nghệ, cải thiện môi trường sinh thái, nâng cao năng lực sản xuất (đầu tư mở rộng) ban hành kèm theo.
- Mẫu số 03-3C/TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp được ưu đãi đối với doanh nghiệp sử dụng lao động là người dân tộc thiểu số hoặc doanh nghiệp hoạt động sản xuất, xây dựng, vận tải sử dụng nhiều lao động nữ ban hành kèm theo.
- Phụ lục số thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp ở nước ngoài được trừ trong kỳ tính thuế theo mẫu số 03-4/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục thuế thu nhập doanh nghiệp đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản theo mẫu số 03-5/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục báo cáo trích, sử dụng quỹ khoa học và công nghệ (nếu có) theo mẫu số 03-6/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục thông tin về giao dịch liên kết (nếu có) theo mẫu 03-7/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục tính nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp có các đơn vị sản xuất hạch toán phụ thuộc ở tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương khác với địa phương nơi đóng trụ sở chính (nếu có) theo mẫu số 03-8/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Trường hợp doanh nghiệp có dự án đầu tư ở nước ngoài, ngoài các tài liệu nêu trên, cần chuẩn bị thêm các hồ sơ theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính về thuế TNDN đối với đầu tư nước ngoài.
3.2. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi giải thể doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, nếu có trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động (dù có khấu trừ thuế hay không), doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
- Phụ lục kê khai người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh (nếu có).
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN từ các cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay.
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
Cơ quan thuế tiếp nhận và sẽ gửi Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động, đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Sau khi hoàn tất kiểm tra, cơ quan thuế sẽ cấp Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế làm căn cứ để doanh nghiệp tiếp tục thủ tục giải thể tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
4. Những lỗi thường gặp khi quyết toán giải thể doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện thủ tục quyết toán để giải thể, nếu không nắm rõ quy trình, doanh nghiệp rất dễ mắc phải các lỗi khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là một số sai sót phổ biến cần tránh:
- Không chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ, giấy tờ: Nhiều doanh nghiệp không rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp, dẫn đến thiếu các tờ khai, báo cáo tài chính hoặc phụ lục liên quan. Việc này khiến cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ trong quá trình giải thể.
- Còn hóa đơn chưa sử dụng nhưng chưa thông báo hủy: Hóa đơn chưa sử dụng phải được làm thủ tục hủy trước khi giải thể. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bỏ sót bước này, dẫn đến vi phạm quy định và bị xử phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
- Nộp hồ sơ sai địa chỉ cơ quan thuế quản lý: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý trụ sở chính. Trường hợp gửi nhầm đến cơ quan thuế địa phương nơi đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện sẽ khiến hồ sơ không được tiếp nhận đúng thẩm quyền.
- Không theo dõi thông báo từ cơ quan thuế: Trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ, cơ quan thuế thường gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận tình trạng hồ sơ qua email hoặc hệ thống điện tử. Nếu doanh nghiệp không thường xuyên kiểm tra và phản hồi kịp thời, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giải thể.
5. 3 lưu ý để rút ngắn thời gian quyết toán giải thể
Để thủ tục giải thể không bị kéo dài do các vướng mắc liên quan đến quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đúng quy trình và lưu ý một số điểm sau:
- Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ quyết toán thuế: Hồ sơ quyết toán cần được chuẩn bị theo đúng biểu mẫu và yêu cầu của pháp luật.
- Chủ động hủy hóa đơn càng sớm càng tốt: Nếu doanh nghiệp còn hóa đơn chưa sử dụng, cần làm thủ tục thông báo hủy sớm với cơ quan thuế. Đây là điều kiện bắt buộc để hoàn tất thủ tục ngừng mã số thuế, tránh làm gián đoạn tiến trình giải thể.
- Sử dụng dịch vụ hỗ trợ quyết toán giải thể: Đối với doanh nghiệp không có phòng kế toán riêng hoặc chưa từng thực hiện thủ tục giải thể, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là giải pháp hiệu quả. Nếu bạn đang cần giải thể doanh nghiệp nhanh gọn, đúng quy định và không lo phát sinh rắc rối, hãy liên hệ Kế toán MK – đơn vị chuyên hỗ trợ quyết toán thuế, hồ sơ giải thể và các thủ tục pháp lý liên quan với chi phí minh bạch, hợp lý.
6. Các câu hỏi thường gặp về quyết toán giải thể doanh nghiệp
Câu hỏi 1: Các trường hợp nào doanh nghiệp giải thể được miễn quyết toán thuế?
Theo khoản 1 Điều 110 Luật Quản lý thuế, được hướng dẫn tại Điều 72 Thông tư 80/2021/TT-BTC, một số trường hợp doanh nghiệp giải thể không phải thực hiện quyết toán thuế, bao gồm:
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, theo quy định của pháp luật thuế TNDN.
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp giải thể hoặc chấm dứt hoạt động nhưng từ khi thành lập đến thời điểm giải thể không phát sinh doanh thu và chưa sử dụng hóa đơn.
Câu hỏi 2: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp là bao lâu?
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế TNDN và TNCN đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động (giải thể) của công ty.
Câu hỏi 3: Các khoản nợ của doanh nghiệp được thanh toán theo thứ tự nào?
Theo khoản 5 Điều 208 Luật Doanh nghiệp, khi giải thể, doanh nghiệp phải thanh toán các khoản nợ theo thứ tự ưu tiên như sau:
- Các khoản nợ liên quan đến người lao động, bao gồm: tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể.
- Nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
- Các khoản nợ khác còn lại.
Quyết toán giải thể doanh nghiệp là bước quan trọng trong quá trình chấm dứt hoạt động kinh doanh. Thay vì tự mình thực hiện các thủ tục phức tạp và dễ xảy ra sai sót, doanh nghiệp nên lựa chọn một đối tác uy tín. Nếu bạn đang trong giai đoạn giải thể, hãy cân nhắc tham khảo ý kiến từ đơn vị tư vấn pháp lý như Kế toán MK để đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác và đầy đủ.
Kế toán MK cung cấp giải pháp kế toán – thuế – pháp lý và đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
