Sổ kế toán công nợ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh. Hiểu rõ cách dùng sổ công nợ không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Trong bài viết này, khách hàng sẽ được hướng dẫn chi tiết về vai trò, nội dung và các bước lập sổ sách kế toán công nợ.
1. Có mấy loại sổ sách kế toán công nợ?
Sổ kế toán công nợ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và phải trả. Trên thực tế, sổ sách kế toán công nợ được chia thành 2 loại chính:
1.1. Sổ chi tiết công nợ phải thu
Sổ chi tiết công nợ này ghi nhận các khoản doanh nghiệp cần thu từ các bên liên quan, cụ thể:
- Các khoản phải thu khách hàng: Tiền chưa thu được từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Các khoản phải thu nội bộ: Phát sinh từ quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc.
- Các khoản phải thu khác: Bao gồm tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các khoản bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể gây ra và đã được xử lý bồi thường.
Kế toán công nợ phải thu theo dõi và báo cáo qua các tài khoản như: Nợ phải thu (TK 131), Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141), Các khoản phải thu khác (TK 138), Khoản phải thu nội bộ (TK 136).
Để quản lý những nghiệp vụ này một cách chính xác và tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp hiện nay có xu hướng lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán giá rẻ – vừa đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách, vừa tối ưu nguồn lực nội bộ.
1.2. Sổ chi tiết công nợ phải trả
Sổ chi tiết công nợ phải trả bao gồm các khoản:
- Nợ ngắn hạn: Tổng giá trị các khoản nợ có thời hạn thanh toán dưới 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh, gồm tiền gửi khách hàng, tiền lãi, tiền lương và các khoản nợ từ nhà cung cấp.
- Nợ dài hạn: Tổng giá trị các khoản nợ có thời hạn thanh toán từ 12 tháng trở lên hoặc các khoản nợ ngắn hạn đã được gia hạn, bao gồm khoản vay kinh doanh, thế chấp hoặc các nợ dài hạn khác tính từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Kế toán công nợ phải trả quản lý và báo cáo qua các tài khoản như: Nợ phải trả (TK 331), Các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338), Khoản phải trả nội bộ (TK 336).
2. Mục đích sử dụng và vai trò của sổ kế toán công nợ
Sổ kế toán công nợ được sử dụng để ghi chép và cập nhật kịp thời các khoản công nợ phát sinh. Cụ thể, mỗi khi phát sinh giao dịch, các khoản công nợ sẽ được ghi vào sổ chi tiết. Vào cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu để tính tổng công nợ với từng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Sau đó, các số liệu này được đối chiếu với bên đối tác nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh sai lệch.
Sổ kế toán công nợ giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể, từ đó nắm rõ mức nợ của từng khách hàng hoặc đối tác để thực hiện thanh toán hoặc thu hồi kịp thời.
- Kiểm tra và rà soát số liệu một cách dễ dàng, đặc biệt khi phát hiện sai lệch hoặc bất đồng về công nợ.
3. Nội dung cần ghi trong sổ sách kế toán công nợ
Thông thường, doanh nghiệp sẽ tách riêng sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả để thuận tiện trong quản lý, nhưng về cơ bản, các sổ này đều ghi các nội dung giống nhau, gồm:
- Số hiệu chứng từ và thời gian phát sinh nghiệp vụ.
- Diễn giải chi tiết nội dung giao dịch, ví dụ như thanh toán cho hóa đơn hoặc hợp đồng cụ thể.
- Thông tin tài khoản đối ứng liên quan đến giao dịch.
- Số tiền phát sinh theo Nợ và Có, giúp tổng hợp và kiểm soát công nợ chính xác.
4. Mẫu sổ chi tiết công nợ trên Excel
Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý công nợ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm Excel. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết công nợ phải trả và phải thu trên Excel:
Kế toán MK cung cấp mẫu Excel sổ sách kế toán cập nhật mới nhất 2025. Tải xuống tại đây!
5. Hướng dẫn 6 bước tự lập sổ sách kế toán công nợ chi tiết
Kế toán viên cần tuân thủ 6 bước sau đây để lập sổ sách kế toán công nợ một cách đầy đủ và chính xác:
Bước 1 – Xác định các tài khoản công nợ:
- Phân loại công nợ theo từng khách hàng (công nợ phải thu) hoặc nhà cung cấp (công nợ phải trả).
- Tạo các tài khoản công nợ phù hợp trong hệ thống kế toán để theo dõi chính xác.
Bước 2 – Thu thập thông tin:
- Tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến công nợ, bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và hợp đồng thanh toán.
- Đảm bảo thông tin đầy đủ để việc ghi chép và đối chiếu sau này thuận lợi.
Bước 3 – Nhập dữ liệu vào sổ chi tiết:
- Ghi chép các giao dịch công nợ vào sổ chi tiết, bao gồm ngày giao dịch, số hóa đơn, số tiền và mô tả chi tiết.
- Cập nhật số dư nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp sau mỗi giao dịch để theo dõi chính xác.
Bước 4 – Theo dõi và kiểm tra định kỳ:
- Kiểm tra định kỳ các số liệu trong sổ chi tiết công nợ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Đối chiếu với các sổ sách kế toán khác và báo cáo tài chính để phát hiện sai sót kịp thời.
Bước 5 – Xử lý công nợ đến hạn:
- Theo dõi các khoản nợ đến hạn để thực hiện thu hồi công nợ hoặc thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
- Xử lý các khoản nợ khó thu hồi hoặc nợ xấu theo chính sách của doanh nghiệp.
Bước 6 – Lập báo cáo công nợ:
- Cung cấp báo cáo công nợ cho các bộ phận liên quan, bao gồm tổng hợp công nợ phải thu và phải trả.
- Sử dụng báo cáo để phân tích tình hình công nợ, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chính xác và kịp thời.
Hiểu và áp dụng đúng sổ sách kế toán công nợ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, theo dõi các khoản phải thu, phải trả một cách chính xác. Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp từ Kế toán MK. Với chi phí minh bạch, đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và giải pháp cá nhân hóa theo quy mô, ngành nghề của doanh nghiệp, Kế toán MK sẽ giúp khách hàng vận hành quản lý công nợ hiệu quả.
Kế toán MK chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý sổ sách minh bạch, tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí vận hành. Bên cạnh đó, Công ty còn mang đến dịch vụ giải thể công ty trọn gói, cam kết đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và các doanh nghiệp vừa, nhỏ.
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
