Chi tiết 3 loại sổ sách kế toán khách sạn và cách lập

Trong kinh doanh khách sạn, việc quản lý tài chính không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thu – chi đơn thuần mà còn đòi hỏi một hệ thống minh bạch và tuân thủ pháp luật. Sổ sách kế toán khách sạn chính là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, quản lý chi phí, tối ưu lợi nhuận và hạn chế rủi ro. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp, hướng dẫn chi tiết cách lập, ghi chép và hạch toán theo đúng chuẩn để kế toán tham khảo và áp dụng.

1. Tổng hợp 3 loại sổ sách kế toán khách sạn cơ bản

Để việc lập và sử dụng sổ sách kế toán khách sạn chính xác, kế toán viên cần nắm rõ các loại sổ sách cơ bản sau:

1 – Sổ sách kế toán tổng hợp: Nhóm sổ này ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của khách sạn. Các loại sổ tổng hợp phổ biến gồm:

• Sổ nhật ký chung.
• Sổ cái.
• Sổ tổng hợp chi phí.
• Sổ tổng hợp doanh thu.
• Sổ tổng hợp tài sản.
• Sổ tổng hợp nguồn vốn.

2 – Sổ sách kế toán chi tiết: Sổ chi tiết ghi nhận cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế, giúp quản lý chi tiết các khoản mục và làm cơ sở lập báo cáo chính xác. Những loại sổ chi tiết thường được sử dụng trong khách sạn gồm:

• Sổ chi tiết tiền mặt.
• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
• Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu.
• Sổ chi tiết công nợ phải trả.
• Sổ chi tiết khấu hao tài sản cố định.
• Sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.

3 – Sổ sách kế toán khác: Ngoài sổ tổng hợp và chi tiết, khách sạn có thể mở thêm các sổ theo dõi để phục vụ quản lý chuyên sâu, kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các sổ này gồm:

• Sổ theo dõi công nợ quá hạn.
• Sổ theo dõi công nợ theo đối tượng.
• Sổ theo dõi công nợ theo thời gian.
• Sổ theo dõi doanh thu, chi phí.
• Sổ theo dõi chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng bộ phận.
• Sổ theo dõi doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo từng loại sản phẩm, dịch vụ.

2. Quy trình 6 bước làm sổ sách kế toán khách sạn

Trong quản lý kế toán khách sạn, quy trình làm sổ sách được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

• Lập danh mục các sổ sách kế toán: Xác định các loại sổ sách cần sử dụng dựa trên quy định của Bộ Tài chính và đặc thù hoạt động kinh doanh của khách sạn.
• Thiết kế mẫu sổ sách kế toán: Dựa vào danh mục đã lập, thiết kế mẫu sổ sách kế toán phù hợp, đảm bảo tuân thủ quy định về hình thức, nội dung và phương pháp ghi chép.
• In mẫu sổ sách kế toán: In các mẫu sổ đã thiết kế để sử dụng trong quá trình ghi chép nghiệp vụ kinh tế.
• Ghi chép sổ sách kế toán: Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào các sổ sách theo đúng trình tự và phương pháp quy định.
• Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán: Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ sách và chứng từ gốc.
• Lưu trữ sổ sách kế toán: Bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc, hư hỏng, đồng thời tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật.

3. 6 quy trình kế toán khách sạn

Ngoài quy trình cơ bản trên, kế toán viên có thể thực hiện theo 6 quy trình chi tiết sau để đảm bảo quản lý sổ sách kế toán khách sạn một cách hiệu quả và chính xác:

3.1. Quy trình theo dõi nhập/xuất hàng tồn kho

kế toán cần theo dõi quá trình nhập – xuất hàng tồn kho thông qua các bước chi tiết sau:

• Tiếp nhận chứng từ: Nhận và kiểm tra các chứng từ nhập và xuất từ bộ phận kho và mua hàng, đảm bảo thông tin chính xác, hợp lý và hợp lệ theo quy định.
• Kiểm tra và đôn đốc: Rà soát các chứng từ và phối hợp với các bộ phận liên quan để hồ sơ được luân chuyển đúng hạn, phục vụ việc lập kế hoạch và báo cáo.
• Hạch toán và lưu trữ: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa và lưu trữ chứng từ một cách khoa học, hệ thống.
• Báo cáo sai phạm: Kịp thời phát hiện, báo cáo và xử lý các sai sót trong quá trình xuất – nhập theo nguyên tắc kế toán.
• Giám sát tồn kho: So sánh số lượng xuất hàng hàng ngày với định mức tồn kho quy định, báo cáo các vấn đề phát sinh với Trưởng bộ phận, đặc biệt khi có biến động đột xuất.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ số lượng hàng tồn, phối hợp với nhân viên bếp để kiểm tra chất lượng, hạn sử dụng và tính đầy đủ của nguyên vật liệu.
• Quản lý nguyên vật liệu tươi sống: Lập kế hoạch mua và tồn kho cho nguyên vật liệu tươi sống, tránh hư hỏng, ôi thiu, đồng thời giảm thất thoát và lãng phí.

3.2. Quy trình kiểm soát giá cả hàng hoá, dịch vụ mua vào và thanh toán nhà cung cấp

Quy trình kiểm soát giá cả hàng hóa, dịch vụ mua vào và thanh toán cho nhà cung cấp thường bao gồm các công việc sau:

• Thu thập báo giá: Tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp để có cơ sở so sánh và đánh giá chi phí.
• Giám sát biến động giá: Thường xuyên theo dõi sự thay đổi về giá cả nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.
• So sánh giá thị trường: Định kỳ khảo sát và đối chiếu với giá thị trường để đảm bảo mức giá từ nhà cung cấp hợp lý và cạnh tranh.
• Hợp tác và lập kế hoạch tài chính: Phối hợp với bộ phận liên quan để rà soát số liệu nhập hàng, đảm bảo thanh toán chính xác, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý, tránh rơi vào tình trạng thiếu hàng hoặc thiếu vốn.

  

3.3. Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ)

Đối với kiểm soát CCDC và TSCĐ, công tác quản lý sẽ bao gồm các đầu việc:

• Giám sát tài sản CCDC: Theo dõi chặt chẽ số lượng công cụ dụng cụ được mua sắm và đưa vào sử dụng, đảm bảo đúng mục đích.
• Theo dõi biến động hàng tháng: Định kỳ cập nhật tình hình tăng giảm số lượng công cụ dụng cụ, giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời sự thay đổi.
• Quản lý tài sản cố định: Tổ chức quản lý toàn bộ tài sản cố định và công cụ quan trọng, thực hiện dán nhãn để dễ dàng kiểm soát chi phí. Đồng thời, tiến hành kiểm kê thực tế máy móc, thiết bị và công cụ hàng tháng để đảm bảo tính chính xác và nâng cao hiệu quả sử dụng.

3.4. Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Công việc tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu được chia thành các bước cụ thể:

• Xác định định mức tiêu hao: Tính toán định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn, đảm bảo việc sử dụng hợp lý và tránh lãng phí.
• Tính định mức với nguyên liệu thay thế: Xác định định mức cho các loại nguyên liệu thay thế trong trường hợp cần điều chỉnh, giúp tối ưu chi phí và duy trì chất lượng món ăn.
• Giám sát tiêu hao nguyên vật liệu: Theo dõi quá trình sử dụng nguyên vật liệu tại các khu vực như bếp, bar và các món ăn phục vụ khách, đảm bảo số liệu luôn chính xác.
• Báo cáo và tính giá vốn: Thu thập dữ liệu tiêu hao từ bếp và bar để lập báo cáo, làm cơ sở tính giá vốn chi tiết cho từng món ăn.

3.5. Theo dõi hóa đơn xuất cho khách hàng, doanh thu, các khoản phải thu

Hiện nay, phần lớn các khách sạn đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhờ vậy, nhân viên bán hàng và thu ngân có thể lập hóa đơn GTGT ngay trên máy tính tiền dựa trên phiếu order, bảng kê chi tiết món ăn hoặc phiếu xác nhận dịch vụ đối với khách đặt trước.

Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các hóa đơn đã phát hành, đồng thời theo dõi chặt chẽ các đơn hàng đã thanh toán, thanh toán chậm và quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu.

3.6. Tính giá thành

Tính toán giá thành món ăn là một công việc đòi hỏi tổng hợp và phân tích chi phí một cách chính xác. Giá thành món ăn được cấu thành từ ba nhóm chi phí chính:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm nguyên liệu chính phục vụ món ăn như thịt, cá, tôm, cua, rau củ, đậu, gạo, mì,…, nguyên liệu pha chế đồ uống như trái cây, đường, sữa, cũng như các vật liệu phụ như gia vị (mắm, muối, bột ngọt, tương, ớt).
• Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp của đầu bếp, phụ bếp. Do đặc thù làm việc theo ca, bảng lương thường được phân chia theo ca để dễ theo dõi và quản lý.
• Chi phí sản xuất chung: Là các chi phí phát sinh ngoài nguyên liệu và nhân công trực tiếp, bao gồm:
• Chi phí nhân viên: Nhân viên phục vụ, quản đốc nhà hàng, nhân viên vệ sinh.
• Chi phí nhiên liệu: Điện, gas, than, củi.
• Chi phí công cụ dụng cụ: Nồi, niêu, chén đĩa, tủ, kệ.
• Khấu hao tài sản cố định: Máy lạnh, tủ lạnh, lò nướng.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại.
• Chi phí phát sinh tại phòng đãi khách: Khấu hao cơ sở vật chất, chi phí bàn ghế, tiền điện, nước.

Kế toán sẽ ghi nhận tất cả các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất chung và phân bổ vào cuối kỳ cho từng đoàn khách hoặc từng món ăn cụ thể. Đối với nhà hàng theo đơn đặt hàng (tiệc cưới, sinh nhật…), giá thành thường tính theo từng đơn hàng. Còn với nhà hàng đặc sản, giá thành có thể tính riêng cho từng món ăn.

4. 2 phương pháp hạch toán kế toán khách sạn đúng chuẩn

4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên

Các đơn vị kinh doanh nhà hàng, khách sạn khi hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên cần thực hiện đầy đủ các bước sau để đảm bảo ghi chép chính xác trong sổ sách kế toán khách sạn:

1 – Tập hợp chi phí nguyên vật liệu (TK 621)

Khi mua hàng hóa: Dựa trên hóa đơn và bảng kê mua hàng, kế toán viên điền:

• Nợ TK 152, TK 156 (kho và hàng hóa đang trên đường).
• Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào).
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi).

Khi xuất kho: Dựa trên định mức và số lượng thủ kho bếp xuất cho bộ phận bếp/bar để chế biến hoặc bán, kế toán viên điền:

• Nợ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu).
• Có TK 152, TK 111, TK 112 (kho nguyên vật liệu và tài khoản thanh toán).

Lưu ý: Hàng mua ngoài chợ lập bảng kê mua hàng và hạch toán trực tiếp vào TK 621 mà không cần nhập kho.

Cuối kỳ: Kế toán viên thực hiện kết chuyển chi phí vào:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung).
• Nợ TK 632 (chi phí nguyên vật liệu vượt mức bình thường).
• Có TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp).

2 – Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

Tiền lương trực tiếp: Đối với đầu bếp, phụ bếp, nhân viên pha chế, kế toán viên điền:

• Nợ TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)
• Có TK 334 (phải trả lương nhân viên)

Cuối kỳ: Kế toán thực hiện kết chuyển chi phí vào:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 632 (chi phí nhân công vượt mức bình thường)
• Có TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

3 – Tập hợp chi phí sản xuất chung (TK 627)

Chi phí chung: Bao gồm thuê mặt bằng, khấu hao TSCĐ, điện nước, chi phí khác:

• Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung).
• Nợ TK 133 (thuế VAT đầu vào nếu có).
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (tài khoản phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi).

Công cụ, dụng cụ (CCDC) sử dụng tại quầy bếp/bar:

• Khi mua và đưa vào sử dụng: Nợ TK 242, Nợ TK 133, Có TK 331/111/112.
• Khi phân bổ hàng tháng: Nợ TK 627, Có TK 242.

Tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng tại quầy bếp/bar:

• Khi mua và đưa vào sử dụng: Nợ TK 211, Nợ TK 133, Có TK 331/111/112.
• Khi phân bổ hàng tháng: Nợ TK 627, Có TK 214 (khấu hao TSCĐ).

Cuối kỳ: Kế toán kết chuyển vào:

• Nợ TK 154 (chi phí sản xuất chung).
• Nợ TK 632 (chi phí sản xuất chung không phân bổ, chi phí vượt mức).
• Có TK 627 (chi phí sản xuất chung).

4 – Tập hợp giá thành (TK 154)

Tạo tài khoản chi tiết TK 154 cho từng loại dịch vụ: ẩm thực, lưu trú, giải trí,…

Tập hợp chi phí sản xuất chung:

• Nợ TK 154 (chi phí theo từng dịch vụ)
• Có TK 621, 622, 627 (chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung)

Kết chuyển giá vốn:

• Nợ TK 632 (chi phí giá vốn)
• Có TK 154 (chi phí sản xuất chung)

Sử dụng cho quản lý và bán hàng:

• Nợ TK 641, 642 (chi phí quản lý, chi phí bán hàng)
• Có TK 154 (chi phí sản xuất chung)

4.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ

1 – Hạch toán TK 611 – Chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC)

Kết chuyển trị giá NVL và CCDC đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước):

• Nợ TK 611 (chi phí NVL và CCDC tồn kho).
• Có TK 152 (NVL tồn kho).
• Có TK 153 (CCDC tồn kho).

Khi mua NVL và CCDC:

• Nợ TK 611 (chi phí mua hàng, chưa gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
• Có TK 331, TK 111, TK 112 (phải trả, tiền mặt hoặc tiền gửi).

Cuối kỳ – xác định trị giá NVL và CCDC đã sử dụng:

• Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241 (chi phí NVL & CCDC dùng cho SXKD)
• Có TK 611 (chi phí NVL và CCDC đã tiêu thụ)

Kết chuyển trị giá NVL và CCDC tồn kho cuối kỳ:

• Nợ TK 152 (NVL tồn kho)
• Nợ TK 153 (CCDC tồn kho)
• Có TK 611 (chi phí mua hàng)

2 – Hạch toán TK 631 – Chi phí sản xuất

Kết chuyển chi phí SXKD dở dang đầu kỳ:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Có TK 154 (chi phí SXKD dở dang)

Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp vào giá thành:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí NVL vượt mức bình thường)
• Có TK 621 (chi phí NVL trực tiếp)

Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí nhân công vượt mức bình thường)
• Có TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

Kết chuyển chi phí sản xuất chung:

• Nợ TK 631 (chi phí sản xuất)
• Nợ TK 632 (chi phí sản xuất chung vượt mức bình thường)
• Có TK 627 (chi phí sản xuất chung)

Kiểm kê và xác định giá trị SXKD dở dang cuối kỳ:

• Nợ TK 154 (chi phí SXKD dở dang)
• Có TK 631 (giá thành sản xuất)

Ghi nhận giá thành dịch vụ hoàn thành:

• Nợ TK 632 (giá vốn hàng bán)
• Có TK 631 (giá thành sản xuất)

5. 6 lưu ý quan trọng khi làm sổ sách kế toán khách sạn

Để hệ thống sổ sách luôn minh bạch, chính xác và hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định, có 6 điểm quan trọng mà kế toán cần đặc biệt lưu ý:

• Kiểm soát chặt chẽ doanh thu, tránh thất thoát tiền mặt: Cần thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu minh bạch, đối soát hàng ngày giữa hóa đơn bán hàng, doanh thu trên phần mềm và số tiền thực nhận. Song song, kế toán lập báo cáo doanh thu chi tiết theo từng dịch vụ để tăng tính minh bạch và hiệu quả kiểm soát.
• Quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho: Đặc thù kinh doanh khách sạn – nhà hàng gắn liền với nguyên vật liệu dễ hư hỏng, hao hụt. Vì vậy, kế toán cần áp dụng định mức sử dụng chặt chẽ, thực hiện kiểm kê thường xuyên. Kế toán có thể cân nhắc sử dụng phương pháp FIFO (nhập trước – xuất trước) giúp tối ưu chi phí và giảm rủi ro tồn kho.
• Đảm bảo tính chính xác khi tính lương nhân viên: Hệ thống nhân sự khách sạn thường đa dạng, bao gồm nhân viên chính thức, thời vụ và làm theo ca. Khi tính lương, cần tách bạch rõ các khoản lương theo giờ, phụ cấp, thưởng doanh thu, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
• Hạch toán chi phí hợp lý để tối ưu thuế doanh nghiệp: Các khoản chi như thuê mặt bằng, điện nước, quảng cáo, đào tạo nhân sự cần được phân bổ khoa học. Việc xác định đúng chi phí hợp lý, hợp lệ sẽ giúp tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và tối ưu lợi nhuận.
• Tuân thủ chặt chẽ quy định về hóa đơn và chứng từ thuế: Kế toán cần nắm rõ quy định về xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú, ăn uống và đối chiếu thường xuyên hóa đơn đầu vào – đầu ra để đảm bảo số liệu khớp với thực tế, hạn chế rủi ro trong các kỳ quyết toán thuế.
• Lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời: Kế toán cần theo dõi sát sao các chỉ số như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và đối chiếu định kỳ số liệu trên sổ sách so với thực tế để đảm bảo tính chính xác. Báo cáo kịp thời sẽ giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn và chiến lược phát triển phù hợp.

Dựa vào các thông tin trên, kế toán viên hoàn toàn có thể xây dựng quy trình làm sổ sách kế toán khách sạn hiệu quả. Tuy vậy, việc triển khai thành công đòi hỏi không chỉ kiến thức chuyên môn vững chắc về kế toán mà còn sự am hiểu sâu sắc về đặc thù hoạt động của ngành khách sạn. Nếu đang gặp khó khăn trong quá trình vận hành hệ thống kế toán, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM