Trong kinh doanh, sổ sách kế toán quán cafe là công cụ thiết yếu để ghi nhận và theo dõi mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ việc quản lý đúng cách, chủ quán có thể kiểm soát chi phí, doanh thu, lãi lỗ, đồng thời đảm bảo kê khai thuế đúng quy định và tạo nền tảng vững chắc cho mở rộng kinh doanh trong tương lai. Tìm hiểu ngay cách ghi các loại sổ sách kế toán cần thiết cho quán cafe trong bài viết dưới đây.
1. Danh sách 2 loại sổ sách kế toán quán cafe cần có
Khi vận hành một quán cafe, việc lập đầy đủ sổ sách kế toán giúp chủ quán kiểm soát doanh thu, chi phí và tài sản hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Những loại sổ sách cần có bao gồm:
1 – Sổ kế toán tổng hợp: Dùng để tổng hợp và phản ánh toàn bộ các giao dịch phát sinh, phục vụ lập báo cáo tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh, kiểm soát dòng tiền. Loại sổ này thường bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung: Ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quán cafe theo từng kỳ kế toán (ngày, tháng, quý). Các chứng từ liên quan là căn cứ để ghi sổ, giúp nắm bắt tổng thể doanh thu, chi phí và các giao dịch kinh tế.
- Sổ Cái: Ghi chép chi tiết các nghiệp vụ đã được ghi trên sổ Nhật ký chung theo từng tài khoản kế toán, giúp theo dõi biến động tăng giảm của tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí.
2 – Sổ chi tiết các tài khoản: Được sử dụng để ghi nhận cụ thể các nghiệp vụ mà sổ tổng hợp chưa thể hiện đầy đủ, phục vụ quản lý nội bộ và lập báo cáo tài chính. Một số sổ chi tiết thường dùng bao gồm:
- Sổ chi tiết tiền mặt: Theo dõi biến động tiền mặt trong quán cafe.
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu (NVL): Ghi nhận chi tiết số lượng và giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kinh doanh.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ: Theo dõi doanh thu từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu: Theo dõi các khoản khách hàng còn nợ quán.
- Sổ chi tiết công nợ phải trả: Theo dõi các khoản quán phải trả nhà cung cấp.
- Sổ chi tiết khấu hao tài sản cố định: Ghi nhận chi tiết quá trình khấu hao các tài sản cố định như máy pha cà phê, bàn ghế, thiết bị phục vụ.
2. Hướng dẫn cách ghi sổ sách kế toán quán cafe đơn giản
Khi ghi sổ sách cho quán cafe, kế toán cần thực hiện đầy đủ các bước sau để quản lý chi phí, doanh thu và công nợ chính xác:
- Bước 1 – Lập sổ kế toán: Kế toán viên có thể chọn sử dụng sổ tay hoặc phần mềm kế toán, tùy vào quy mô và nhu cầu của quán, nhằm đảm bảo việc ghi chép thuận tiện, chính xác và tiết kiệm chi phí.
- Bước 2 – Ghi sổ đúng nguyên tắc: Mọi giao dịch cần ghi rõ ngày tháng, nội dung, số tiền và đối tượng liên quan. Các khoản thu – chi phải có chứng từ kèm theo, như hóa đơn mua nguyên liệu hay phiếu thu – chi tiền mặt. Nên ghi sổ hàng ngày để tránh bỏ sót hoặc ghi dồn.
- Bước 3 – Kiểm tra và đối chiếu sổ sách: Thường xuyên đối chiếu các sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác và kịp thời phát hiện sai sót.
- Bước 4 – Lưu trữ sổ sách kế toán: Sổ sách và chứng từ cần được lưu giữ ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật. Hình thức lưu trữ có thể là bản giấy hoặc bản điện tử, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
3. Một số lưu ý khi làm sổ sách kế toán cho quán cafe
Để triển khai hiệu quả hướng dẫn ghi sổ sách kế toán quán cafe, kế toán viên cần lưu ý thêm một số nguyên tắc quan trọng sau:
- Ghi chép doanh thu hàng ngày: Doanh thu cần được ghi chép đầy đủ và chính xác mỗi ngày. Để dễ dàng quản lý, kế toán viên có thể sử dụng phần mềm Excel, giúp tập trung dữ liệu, dễ theo dõi, giao diện quen thuộc, thân thiện với người dùng và tiết kiệm chi phí.
- Phân loại chi phí rõ ràng: Tách riêng chi phí nguyên liệu, vận hành, lương nhân viên, quảng cáo,… để theo dõi hiệu quả kinh doanh và tính toán lợi nhuận chính xác.
- Lập sổ sách theo định kỳ: Ghi chép theo tuần, tháng hoặc quý để tổng hợp, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời.
- Kiểm soát tiền mặt và chuyển khoản: Theo dõi chặt chẽ các khoản tiền mặt và chuyển khoản, đảm bảo cân đối quỹ, cũng như quản lý công nợ.
- Tuân thủ quy định về thuế và kế toán: Báo cáo đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn, sổ sách kế toán để tránh rủi ro pháp lý.
4. Mẫu sổ sách kế toán quản lý quán cafe trên Excel cập nhật 2025
Để các chủ quán cà phê có thể quản lý dòng tiền hằng ngày một cách đơn giản và tiết kiệm, Kế toán MK đã xây dựng sẵn file Excel quản lý thu chi quán cà phê. Công cụ này có thiết kế trực quan, dễ sử dụng, ngay cả với những ai không rành Excel. Chủ quán chỉ cần nhập số liệu thực tế, hệ thống sẽ tự động tổng hợp doanh thu, chi phí và lãi – lỗ một cách rõ ràng.
Ngoài ra, để thuận tiện hơn, chủ quán cafe có thể lựa chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán quán cafe trọn gói tại Kế toán MK – đơn vị sẵn sàng đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ. Kế toán MK sở hữu ba thế mạnh nổi bật:
- Chi phí minh bạch: Dịch vụ trọn gói với mức giá rõ ràng ngay từ đầu, cam kết không phát sinh chi phí ẩn sau khi ký hợp đồng.
- Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm: Các chuyên viên đều am hiểu hệ thống pháp luật và quy định kế toán – thuế, sẵn sàng hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế.
- Giải pháp cá nhân hóa: Thiết kế gói dịch vụ phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô và tình trạng sổ sách của từng doanh nghiệp.
Liên hệ ngay tới số 0915 101 726 (Mrs. Thảo) hoặc số 0908 847 986 (Mr. Nhân) để được tư vấn tận tâm, chi tiết!
Nắm vững các loại sổ sách kế toán quán cafe và cách lập, ghi sổ là yếu tố quan trọng giúp chủ quán kiểm soát doanh thu, chi phí, lãi lỗ, cũng như tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và kế toán. Đối với những chủ quán muốn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro, dịch vụ kế toán trọn gói tại Kế toán MK là lựa chọn tối ưu. Liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm tư vấn và thiết kế giải pháp cá nhân hóa phù hợp.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
