Quy định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất 2025

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là khoảng thời gian mà doanh nghiệp, tổ chức có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn các tài liệu kế toán nhằm phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán và đối chiếu số liệu tài chính. Việc lưu trữ đúng quy định giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý trong hoạt động kế toán. Tham khảo bài viết dưới đây để cập nhật quy định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2025.

1. 4 nhóm chứng từ kế toán cần lưu trữ

Các loại chứng từ cần lưu trữ được phân thành bốn nhóm chính như sau:

• Chứng từ kế toán: Bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu bán hàng, bảng kê chi phí, chứng từ ngân hàng,…
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Gồm sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các khoản thu chi, sổ tổng hợp chi phí sản xuất,…
• Báo cáo của doanh nghiệp và hồ sơ quyết toán: Gồm báo cáo tài chính năm, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo quyết toán ngân sách (đối với đơn vị sử dụng vốn Nhà nước), hồ sơ quyết toán thuế và các chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Các loại tài liệu khác: Bao gồm hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản kiểm tra, thanh tra, báo cáo kiểm toán, hồ sơ bảo hiểm, biên bản tiêu hủy chứng từ, hồ sơ giải thể – chia tách – hợp nhất doanh nghiệp, các tài liệu về thuế, tài liệu liên quan đến quyền sở hữu hoặc sử dụng tài sản.

Để tránh bỏ sót chứng từ quan trọng, bạn có thể xem thêm chứng từ kế toán gồm những gì – hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và lưu trữ chính xác.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu?

Mỗi loại chứng từ kế toán khác nhau sẽ có mốc thời gian lưu trữ khác nhau. Theo Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, có ba mốc thời gian lưu trữ chính là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.

1 – Thời hạn lưu trữ 5 năm:

Nhóm tài liệu có thời hạn lưu trữ 05 năm bao gồm:

• Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính, ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… khi không được lưu trong hồ sơ tài liệu của bộ phận kế toán.
• Các tài liệu phục vụ cho mục đích quản lý, điều hành nội bộ, không được ghi trực tiếp vào sổ và lập báo cáo tài chính.

Trường hợp có quy định khác yêu cầu thời hạn lưu trữ các loại tài liệu trên dài hơn 05 năm thì kế toán có trách nhiệm thực hiện theo thời hạn được nêu trong quy định đó.

2 – Thời hạn lưu trữ 10 năm:

Nhóm tài liệu có giá trị pháp lý và nghiệp vụ cao hơn sau đây sẽ có thời hạn lưu trữ 10 năm:

• Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán, cùng các tài liệu khác được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Tài liệu liên quan đến tài sản cố định như hồ sơ thanh lý, nhượng bán, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
• Tài liệu liên quan đến tổ chức lại doanh nghiệp như hồ sơ chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc loại hình doanh nghiệp, cũng như tài liệu về giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
• Tài liệu của cơ quan kiểm tra, giám sát như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc hồ sơ của tổ chức kiểm toán độc lập.

Ngoài các trường hợp nêu trên, tất cả các tài liệu kế toán khác không thuộc nhóm 05 năm hoặc vĩnh viễn đều phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nếu có văn bản pháp luật quy định thời hạn dài hơn, kế toán phải tuân thủ theo quy định đó.

3 – Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn:

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn áp dụng cho những tài liệu có giá trị sử liệu, ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, lịch sử, an ninh và quốc phòng. Cụ thể:

a – Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
• Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn.
• Hồ sơ và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A hoặc các dự án quan trọng quốc gia.
• Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, mang ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

b – Đối với hoạt động kinh doanh: Tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các hồ sơ, báo cáo kế toán có tính sử liệu hoặc ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

3. Cách lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định

Cách lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định pháp luật:

• Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại khoản 2 khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chỉ có một bản chính. Nếu cần lưu ở nhiều đơn vị, các đơn vị khác sẽ lưu bản sao chụp.
• Trong trường hợp tài liệu kế toán bị tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị kế toán có trách nhiệm lập bản sao chụp kèm biên bản giao nhận, được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của cùng Nghị định. Bản sao này có giá trị lưu trữ và được coi là căn cứ pháp lý thay thế cho bản chính trong thời gian tài liệu bị tạm giữ.
• Đối với các tài liệu kế toán bị mất, hư hỏng hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan (thiên tai, hỏa hoạn, sự cố kỹ thuật, hoặc nguyên nhân bất khả kháng khác), đơn vị kế toán phải chủ động lưu trữ bản sao chụp của những tài liệu còn có thể phục hồi được. Trường hợp không thể sao chụp lại, đơn vị phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân, thời điểm, phạm vi thiệt hại và liệt kê danh mục các tài liệu không thể khôi phục để làm căn cứ quản lý, báo cáo.
• Tất cả các tài liệu kế toán, dù ở dạng bản giấy hay bản điện tử, đều phải được bảo quản an toàn, nguyên vẹn và đầy đủ. Các đơn vị kế toán – kể cả đơn vị siêu nhỏ – vẫn có trách nhiệm tuân thủ nghiêm quy chế về quản lý, bảo quản, và sử dụng tài liệu kế toán, đảm bảo không bị thất lạc hoặc hư hại trong quá trình lưu trữ.
• Người làm công tác kế toán có trách nhiệm trực tiếp trong việc bảo quản, sắp xếp và lưu trữ tài liệu; đồng thời, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật và môi trường lưu trữ phù hợp. Việc lưu trữ có thể được thực hiện bằng hình thức giấy hoặc điện tử, miễn đảm bảo tính an toàn, bảo mật và khả năng cung cấp thông tin kịp thời khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Tài liệu kế toán cần được phân loại, đánh số và sắp xếp có hệ thống, theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán để thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra và phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán.
• Đồng thời, người đại diện theo pháp luật của đơn vị có nghĩa vụ cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu kế toán một cách trung thực, đầy đủ và minh bạch cho cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
• Cuối cùng, các cơ quan, tổ chức nhận tài liệu kế toán để kiểm tra hoặc thẩm định có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và hoàn trả đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định. Việc thất lạc, hư hại hoặc chậm hoàn trả tài liệu kế toán đều có thể bị xem xét trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

4. Quy định về nơi cất giữ khi lưu trữ chứng từ kế toán

Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về việc lưu trữ chứng từ kế toán, có các quy định sau đây:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Điều này đòi hỏi rằng kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng.

• Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài từ 100% trở lên, việc lưu trữ chứng từ kế toán bắt buộc phải được thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam trong toàn bộ thời gian hoạt động.
• Trong trường hợp doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản, toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán phải được bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan ra quyết định giải thể, phá sản để tiếp tục lưu trữ theo quy định.
• Đối với các trường hợp sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được chuyển giao và lưu trữ tại đơn vị kế toán kế thừa quyền và nghĩa vụ pháp lý.
• Người được phân công phụ trách công tác lưu trữ tài liệu kế toán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình bảo quản, quản lý và an toàn của hệ thống chứng từ trong phạm vi đơn vị.

5. Mức phạt khi vi phạm quy định về lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, việc bảo quản, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán là nghĩa vụ bắt buộc của các đơn vị kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực, minh bạch và khả năng kiểm tra, đối chiếu thông tin tài chính. Các hành vi vi phạm quy định liên quan đến chứng từ kế toán sẽ bị xử phạt theo các mức sau:

1 – Mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng, áp dụng đối với các hành vi vi phạm mang tính hình thức hoặc sai sót kỹ thuật trong chứng từ kế toán, bao gồm:

• Sử dụng mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật;
• Có hành vi tẩy xóa, sửa chữa nội dung trên chứng từ kế toán;
• Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực dễ phai hoặc không đúng quy định;
• Ký chứng từ kế toán bằng hình thức đóng dấu chữ ký khắc sẵn thay vì ký trực tiếp;
• Thực hiện ký chứng từ chi tiền nhưng không ký đầy đủ theo từng liên theo quy định.

2 – Mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, áp dụng đối với các hành vi vi phạm ảnh hưởng đến tính hợp lệ, tính pháp lý hoặc tính thống nhất của chứng từ kế toán, cụ thể như sau:

• Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định cho từng loại nghiệp vụ;
• Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký;
• Ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền hoặc không đúng mẫu chữ ký đã đăng ký;
• Chữ ký của cùng một người không thống nhất hoặc không đúng với mẫu đã đăng ký tại đơn vị;
• Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên biểu mẫu;
• Không thực hiện dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt theo quy định pháp luật;
• Để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán trong quá trình sử dụng.

3 – Mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, áp dụng đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng, có khả năng làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế – tài chính hoặc gây hậu quả đối với tính trung thực của thông tin kế toán, bao gồm:

• Giả mạo hoặc khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác thực hiện hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Lập chứng từ kế toán có nội dung giữa các liên không thống nhất trong trường hợp chứng từ phải lập nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh;
• Không lập chứng từ kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Lập trùng lặp nhiều chứng từ kế toán cho cùng một nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
• Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành.

Việc tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong hệ thống tài chính. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc bảo quản, sắp xếp và truy xuất chứng từ, dẫn đến nguy cơ thất lạc hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.

Để khắc phục tình trạng này, Kế toán MK cung cấp dịch vụ kế toán nội bộ trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp ghi chép sổ sách, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán đúng quy định, đồng thời tối ưu quy trình quản lý tài chính một cách an toàn và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có đội ngũ kế toán chuyên trách hoặc cần đơn vị tư vấn, hãy tham khảo ngay đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Biên Hòa – nơi cung cấp giải pháp kế toán toàn diện, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và vận hành tài chính chuyên nghiệp hơn.

6. Câu hỏi thường gặp khi lưu trữ chứng từ kế toán

Câu 1: Khi nào được tiêu hủy chứng từ kế toán?

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán cùng các loại tài liệu kế toán khác chỉ được phép tiêu hủy khi đã hết thời hạn lưu trữ và không có yêu cầu hoặc chỉ định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này đảm bảo tính độc lập, minh bạch và trách nhiệm pháp lý của từng tổ chức trong quá trình quản lý hồ sơ kế toán.

Hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán được lựa chọn phù hợp với điều kiện thực tế của từng đơn vị, có thể áp dụng các phương pháp như: đốt cháy, cắt vụn, xé nhỏ hoặc các hình thức tiêu hủy khác. Tuy nhiên, yêu cầu bắt buộc là sau khi tiêu hủy, tài liệu kế toán không còn khả năng phục hồi hoặc sử dụng lại dưới bất kỳ hình thức nào, nhằm bảo đảm an toàn thông tin và bí mật dữ liệu tài chính của đơn vị.

Câu 2: Hội đồng tiêu hủy tài liệu, chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ bao gồm những ai?

Căn cứ Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc tiêu hủy chứng từ kế toán phải được thực hiện bởi Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán, do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập.

Thành phần Hội đồng bao gồm:

• Người lãnh đạo đơn vị kế toán – giữ vai trò chủ tịch hội đồng, chịu trách nhiệm toàn diện về việc ra quyết định tiêu hủy;
• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán – đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định chuyên môn trong việc xác định chứng từ hết hạn lưu trữ;
• Đại diện bộ phận lưu trữ – chịu trách nhiệm rà soát, lập danh mục và bàn giao chứng từ cần tiêu hủy;
• Các thành phần khác – do người đại diện theo pháp luật chỉ định, tùy thuộc vào đặc thù và quy mô của đơn vị kế toán.

Việc thành lập hội đồng tiêu hủy nhằm đảm bảo quy trình được tiến hành minh bạch, có sự giám sát và chịu trách nhiệm pháp lý rõ ràng của từng thành viên, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát hoặc lợi dụng việc tiêu hủy để che giấu sai phạm kế toán.

Câu 3: Trong quá trình tiêu hủy tài liệu, chứng từ kế toán cần phải chuẩn bị giấy tờ gì?

Theo Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, trước khi tiến hành tiêu hủy, đơn vị kế toán phải chuẩn bị và lập hai loại hồ sơ bắt buộc gồm:

• Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy – liệt kê chi tiết toàn bộ chứng từ, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ, được xác định đủ điều kiện tiêu hủy. Danh mục này phải được kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận bởi kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị.
• Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ – là văn bản pháp lý ghi nhận toàn bộ quá trình tiêu hủy, bao gồm: thời gian, địa điểm, hình thức tiêu hủy, thành phần tham dự, khối lượng tài liệu tiêu hủy và xác nhận hoàn tất.

Hai loại giấy tờ này là chứng cứ pháp lý quan trọng chứng minh việc tiêu hủy được thực hiện đúng trình tự, thẩm quyền và quy định của pháp luật, đồng thời giúp bảo vệ đơn vị kế toán trong các trường hợp kiểm tra hoặc thanh tra sau này.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là quy định quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ tính hợp pháp của hồ sơ tài chính, đồng thời tránh bị xử phạt khi thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần nắm rõ các mốc 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn, áp dụng đúng theo loại chứng từ và thời gian lập. Thực hiện lưu trữ khoa học, đúng pháp luật không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững.

Để đảm bảo mọi quy trình lưu trữ chứng từ kế toán diễn ra đúng quy định và tiết kiệm thời gian, Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM