Hồ sơ, thủ tục giải thể chi nhánh công ty theo quy định mới nhất

Giải thể chi nhánh là bước quan trọng khi doanh nghiệp cần thu hẹp quy mô, tái cấu trúc hoạt động hoặc ngừng kinh doanh tại một địa phương. Để tránh rủi ro pháp lý, thủ tục này phải được thực hiện đúng quy trình, đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành. Trong bài viết dưới đây, Kế toán MK sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ thủ tục giải thể chi nhánh được cập nhật mới nhất năm 2025.

1. Trình tự, thủ tục giải thể chi nhánh doanh nghiệp gồm những bước nào?

Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục giải thể chi nhánh cần tiến hành lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Xác nhận nghĩa vụ thuế tại Tổng cục Hải quan

Trước khi đăng ký giải thể chi nhánh, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, với các chi nhánh có đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần nộp văn bản đề nghị xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đến Tổng cục Hải quan.

Bước 2: Thực hiện đóng mã số thuế chi nhánh tại Cơ quan Thuế

Sau khi nhận được xác nhận nghĩa vụ thuế tại Tổng cục Hải quan (nếu có), doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh tại Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt, quyết định giải thể.
• Biên bản họp (nếu cần).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Giấy ủy quyền (nếu có).
• Các cam kết không có tài sản thanh lý cũng như không phát sinh doanh thu,…

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ, Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo xác nhận việc chấm dứt mã số thuế đến Cơ quan Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh

Cuối cùng, doanh nghiệp nộp hồ sơ thủ tục giải thể chi nhánh tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Để rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn thực hiện thay thủ tục. Ví dụ, nếu được ủy quyền, chuyên viên của Kế toán MK sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: giấy ủy quyền; thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh; quyết định và biên bản họp giải thể công ty cổ phần (nếu có); xác nhận trả dấu từ Cơ quan công an,…

Trong vòng 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ ra thông báo xác nhận chi nhánh đã chấm dứt hoạt động, đồng thời cập nhật tình trạng pháp lý trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Hồ sơ giải thể chi nhánh mới nhất

Khi giải thể chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hai bộ hồ sơ riêng biệt: hồ sơ chấm dứt mã số thuế và hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh. Trong đó, hồ sơ thuế cần hoàn tất trước để bảo đảm chi nhánh không còn nghĩa vụ tài chính trước khi bị xóa khỏi Hệ thống thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế (nộp tại Chi cục Thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở), gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo Mẫu 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế (hoặc công văn giải trình nếu bị mất).
• Bản sao quyết định hoặc thông báo giải thể chi nhánh của doanh nghiệp chủ quản.
• Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu do Tổng cục Hải quan cấp (nếu có liên quan).
• Công văn xác nhận không nợ thuế (nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế).
• Giấy ủy quyền (nếu người khác thực hiện thủ tục).

Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh (nộp tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh), gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo mẫu Phụ lục I-65 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) (bản chính);
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và biên bản họp Hội đồng thành viên, của Đại hội đồng cổ đông và biên bản họp đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Hồ sơ giải thể địa điểm kinh doanh chỉ cần nộp thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh theo Mẫu Phụ lục I-65 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) (bản chính);
• Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người thực hiện thủ tục thay doanh nghiệp.

3. 4 lưu ý khi giải thể chi nhánh

Giải thể chi nhánh không đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn gắn với nhiều nghĩa vụ pháp lý đi kèm. Nếu thực hiện sai hoặc thiếu sót, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro pháp lý, thậm chí bị xử phạt. Dưới đây là 4 điểm mấu chốt cần lưu ý:

• Thanh toán công nợ và giải quyết nghĩa vụ liên quan: Doanh nghiệp phải chủ động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính đối với cơ quan thuế, người lao động và các bên liên quan trước khi tiến hành thủ tục giải thể chi nhánh.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác hồ sơ giải thể: Người đại diện theo pháp luật và người đứng đầu chi nhánh phải bảo đảm tính trung thực, chính xác của toàn bộ tài liệu, hồ sơ nộp cho cơ quan Nhà nước trong suốt quá trình giải thể.
• Thông báo chính thức đến khách hàng và đối tác: Công khai thông tin về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, hạn chế hiểu lầm và phòng tránh rủi ro từ các giao dịch dang dở.
• Tránh bị xử phạt hành chính: Theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng nếu chấm dứt hoạt động chi nhánh mà không thực hiện thông báo đến Cơ quan Đăng ký kinh doanh theo đúng quy định.

4. Một số câu hỏi về thủ tục giải thể chi nhánh

Thủ tục giải thể chi nhánh tuy không quá phức tạp, nhưng vẫn có thể phát sinh nhiều vướng mắc nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định pháp luật. Dưới đây là những câu hỏi và lời đáp thường gặp giúp bạn chủ động xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện.

4.1. Chi nhánh có thể bị giải thể trong những trường hợp nào?

Theo khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bởi khoản 24 Điều 1 Luật doanh nghiệp sửa đổi 2025, chi nhánh công ty có thể bị giải thể trong hai trường hợp:

Theo quyết định của chính doanh nghiệp: Doanh nghiệp chủ động chấm dứt hoạt động chi nhánh vì lý do cơ cấu, thay đổi chiến lược hoặc không còn nhu cầu duy trì.

Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoạt động chi nhánh: Căn cứ Điều 71 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chi nhánh sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động nếu bị phát hiện sử dụng hồ sơ giả mạo trong quá trình đăng ký; đã ngừng hoạt động liên tục từ 01 năm trở lên mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh; bị Tòa án tuyên bố chấm dứt hoặc có đề nghị từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4.2. Trường hợp nào phải trả dấu chi nhánh cho công an?

Nếu chi nhánh được thành lập trước ngày 01/7/2015 – thời điểm chưa áp dụng cơ chế tự chủ về mẫu dấu theo Luật Doanh nghiệp, khi giải thể, chi nhánh phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an theo quy định tại khoản 8 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

4.3. Điều kiện để được giải thể chi nhánh hợp pháp là gì?

Chi nhánh chỉ được giải thể khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Hoàn thành thanh toán các khoản nợ và các nghĩa vụ tài chính khác.
• Không trong các tranh chấp đang được giải quyết tại Tòa án hoặc các cơ quan trọng tài.

Làm thủ tục giải thể chi nhánh theo quy định của pháp luật hiện hành giúp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động chi nhánh hợp pháp, phòng ngừa rủi ro liên quan đến thuế và các nghĩa vụ phát sinh. Nếu bạn đang cần tư vấn, chuẩn bị hồ sơ hoặc đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, Kế toán MK sẵn sàng đồng hành để giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng luật và tiết kiệm chi phí.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán, giải thể công ty mới thành lập – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn qua các thông tin dưới đây::

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM