Không ít trường hợp doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện vì các lý do khác nhau như cơ cấu lại tổ chức, tiết kiệm chi phí hoặc thay đổi định hướng phát triển. Để việc chấm dứt này diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các bước thực hiện, điều kiện và hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và triển khai đúng quy trình.
1. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp được quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể:
Bước 1. Xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Tổng cục Hải quan
Nếu văn phòng đại diện có đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu, khi giải thể, doanh nghiệp phải nộp văn bản đề nghị xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Tổng cục Hải quan. Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc, Tổng cục Hải quan sẽ gửi cho doanh nghiệp công văn xác nhận không nợ thuế của văn phòng đại diện.
Bước 2. Đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế
Doanh nghiệp lập hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái trên hệ thống: “Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế gửi cho doanh nghiệp.
Bước 3. Trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an
Đối với các văn phòng đại diện có con dấu được cơ quan công an cấp trước ngày 01/7/2015, doanh nghiệp cần làm thủ tục trả lại con dấu. Hồ sơ được nộp tại cơ quan công an đã cấp dấu. Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, cơ quan công an sẽ cấp Thông báo xác nhận đã trả con dấu.
Bước 4. Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin đến cơ quan thuế để xác nhận tình trạng nghĩa vụ thuế. Trong 02 ngày làm việc, cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Nếu không có ý kiến từ chối của cơ quan thuế, trong vòng 05 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng giải thể của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ban hành Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
|
Lưu ý: Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nước ngoài phải tuân thủ pháp luật của quốc gia nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức ngừng hoạt động, doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 03 ngày làm việc. |
2. Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện cần những bộ hồ sơ nào?
Trước khi thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Hồ sơ gồm các giấy tờ:
- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC).
- Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên, của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
Tải Mẫu văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại đây.
|
Lưu ý: Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm một số giấy tờ sau:
|
Nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, khi tiến hành thủ tục giải thể, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp lại con dấu theo khoản 7 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP và khoản 8 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an gồm có:
- Công văn đề nghị hoàn trả con dấu.
- Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện (nếu có).
Để thực hiện giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
- Ủy quyền dành cho người đại diện thực hiện thủ tục.
- Thông báo chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo Phụ lục I-28 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) (bản chính).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Biên bản họp về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản văn phòng đại diện là công ty TNHH 2 thành viên hoặc công ty cổ phần).
- Xác nhận trả dấu của công an (nếu có).
Tải mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại đây.
3. Điều kiện giải thể văn phòng đại diện
Để tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau đây:
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, đồng thời hoàn tất việc kê khai, quyết toán và nộp đầy đủ các khoản thuế còn nợ (nếu có) trước khi nộp hồ sơ giải thể.
- Thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ hợp đồng: Doanh nghiệp phải đảm bảo đã xử lý xong toàn bộ các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm nợ lương, nợ bảo hiểm, nợ đối tác và các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết.
- Chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ giải thể: Doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm đảm bảo mọi tài liệu, văn bản trong hồ sơ giải thể văn phòng đại diện đều trung thực, chính xác và phù hợp với tình hình thực tế.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, doanh nghiệp mới có thể thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện một cách hợp pháp và được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận.
4. 2 câu hỏi thường gặp khi giải thể văn phòng đại diện
Câu 1: Văn phòng đại diện giải thể mà không thông báo thì có bị xử phạt không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp tiến hành giải thể văn phòng đại diện nhưng không thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt tiền áp dụng từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn buộc phải thực hiện thủ tục thông báo giải thể để cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Câu 2: Sau khi đóng cửa văn phòng đại diện công ty muốn mở lại có được không?
Có. Khi muốn mở lại, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng mới, tương tự như thủ tục thành lập lần đầu.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật mới nhất. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hoàn thành nghĩa vụ thuế và thực hiện đúng trình tự để tránh bị xử phạt. Nếu khách hàng còn vướng mắc hoặc cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK, đơn vị chuyên nghiệp trong tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
