Không ít trường hợp doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện vì các lý do khác nhau như cơ cấu lại tổ chức, tiết kiệm chi phí hoặc thay đổi định hướng phát triển. Để việc chấm dứt này diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các bước thực hiện, điều kiện và hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và triển khai đúng quy trình.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Trả lời: Căn cứ quy định pháp luật hiện hành, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, được giao nhiệm vụ thực hiện đại diện theo sự ủy nhiệm nhằm bảo đảm quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp.
VPĐD thường được thành lập tại khu vực mà doanh nghiệp chưa có trụ sở chính. Cần lưu ý, VPĐD không được phép triển khai hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ thực thi các công việc bao gồm: khảo sát và phân tích thị trường, giám sát hoạt động kinh doanh tại địa phương, thực hiện chế độ báo cáo theo quy định với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, VPĐD không có chức năng sinh lợi trực tiếp mà chỉ đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong việc mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện
Bởi văn phòng đại diện không có chức năng sinh lợi, nên khi doanh nghiệp gặp trở ngại trong quá trình vận hành kinh doanh hoặc điều chỉnh định hướng phát triển, công ty có toàn quyền quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nhằm tối ưu hóa chi phí hoạt động.
Bên cạnh đó, căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện trong những tình huống cụ thể sau đây:
- VPĐD phải chấm dứt hoạt động theo khi doanh nghiệp mẹ thực hiện giải thể;
- VPĐD bị chấm dứt hoạt động khi hết thời gian hiệu lực ghi nhận trong giấy phép thành lập mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục gia hạn;
- VPĐD buộc phải đóng cửa do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ra quyết định thu hồi giấy phép hoặc từ chối gia hạn giấy phép hoạt động;
- VPĐD phải chấm dứt hoạt động khi các hoạt động thực tế trái với nội dung đã cam kết trong giấy phép thành lập theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 bộ hồ sơ chính, tương ứng với từng bước trong quá trình giải thể như sau:
3.1. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện
Đây là bước đầu tiên trong quy trình giải thể, nhằm thông báo với cơ quan thuế rằng văn phòng đại diện sẽ không còn hoạt động:
- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
- Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
Tải Thông báo về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh mới nhất tại đây.
3.2. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Sau khi thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:
- Ủy quyền dành cho người đại diện thực hiện thủ tục.
- Thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện theo Phụ lục I-28 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) (bản chính).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Biên bản họp về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản chi nhánh là công ty TNHH 2 thành viên hoặc công ty cổ phần).
- Xác nhận trả dấu của công an (nếu có).
Tải mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện mới nhất tại đây.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán riêng, có thể cân nhắc tham khảo báo giá dịch vụ kế toán trọn gói để hỗ trợ lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.
3.3. Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an
Nếu văn phòng đại diện có sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục hoàn trả con dấu tại cơ quan công an:
- Công văn đề nghị hoàn trả con dấu.
- Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty.
- Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện (nếu có).
Khi thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện, nhiều doanh nghiệp thường vướng mắc ở khâu thuế. Việc quyết toán giải thể doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc để cơ quan chức năng chấp thuận hồ sơ. Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ, Kế toán MK sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị chứng từ đầy đủ và đúng quy định.
4. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện mới nhất 2026
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP gồm 3 bước chính:
Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế
Trước khi thông báo giải thể với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện. Hồ sơ có thể bao gồm:
- Thông báo theo mẫu 24/ĐK-TCT.
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền).
- Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện bằng cách truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp
Sau khi chấm dứt mã số thuế và hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành giải thể văn phòng đại diện và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở.
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin đến cơ quan thuế. Trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Nếu cơ quan thuế không phản hồi từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng giải thể của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và phát hành thông báo chính thức. Quy trình này được hoàn tất trong tối đa 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Hoàn trả dấu doanh nghiệp tại cho cơ quan công an
Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.
|
Lưu ý:
|
Sau khi hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cũng cần thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế. Để hiểu rõ từng bước thực hiện, bạn có thể tham khảo quy trình quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp nhằm tránh bị xử phạt do chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Đồng thời để triển khai đồng bộ với các đơn vị trực thuộc, thủ tục giải thể chi nhánh phụ thuộc nên được rà soát cùng thời điểm nhằm hạn chế hồ sơ phát sinh và tránh kéo dài thời gian xử lý.
5. 2 câu hỏi thường gặp khi giải thể văn phòng đại diện
Câu 1: Văn phòng đại diện giải thể mà không thông báo thì có bị xử phạt không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp tiến hành giải thể văn phòng đại diện nhưng không thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt tiền áp dụng từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Để tránh những khoản phạt này và hiểu rõ giải thể công ty hết bao nhiêu tiền, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về chi phí thực hiện thủ tục hợp pháp ngay từ đầu.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn buộc phải thực hiện thủ tục thông báo giải thể để cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Câu 2: Sau khi đóng cửa văn phòng đại diện công ty muốn mở lại có được không?
Có. Khi muốn mở lại, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng mới, tương tự như thủ tục thành lập lần đầu.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật mới nhất. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hoàn thành nghĩa vụ thuế và thực hiện đúng trình tự để tránh bị xử phạt. Nếu khách hàng còn vướng mắc về các trường hợp giải thể của công ty cổ phần hoặc cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK với dịch vụ giải thể doanh nghiệp và dịch vụ kế toán giá rẻ – giúp tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Kế toán MK – công ty dịch vụ kế toán uy tín tại TPHCM, cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, bao gồm hướng dẫn các bước xử lý sổ sách khi doanh nghiệp giải thể, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
