Việc giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là một thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động tại Việt Nam. Quy trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về đầu tư, thuế và lao động. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định mới nhất, giúp thương nhân nước ngoài thực hiện quy trình một cách nhanh chóng và đúng luật.
1. Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Việc giải thể văn phòng đại diện (VPĐD) nước ngoài phải được tiến hành khi văn phòng đại diện nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau:
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
2. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định
Thương nhân người nước ngoài cần thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo đúng trình tự dưới để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng, hợp pháp:
Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và hoàn tất các nghĩa vụ tài chính, chế độ lao động với nhân viên.
Bước 2: Làm thủ tục chấm dứt mã số thuế của văn phòng đại diện, quyết toán thuế TNCN đối với trưởng văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện. Trước khi nộp hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế, văn phòng đại diện phải hoàn thành:
- Thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý.
- Thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với trưởng văn phòng đại diện và nhân viên.
Để có thể chấm dứt mã số thuế hợp pháp, văn phòng đại diện nước ngoài cần nộp hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý để được cấp Giấy xác nhận không nợ thuế.
Bước 3: Làm thủ tục đóng tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện.
Khi có văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trưởng VPĐD phải:
- Tới ngân hàng nơi mở tài khoản.
- Thực hiện thủ tục đóng tất cả tài khoản ngân hàng của VPĐD theo quy định.
Bước 4: Trả con dấu cho cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố tại nơi đặt văn phòng đại diện.
- Trường hợp con dấu của văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp, văn phòng đại diện phải làm thủ tục trả lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an.
- Trường hợp con dấu do văn phòng đại diện tự khắc thi không cần phải làm thủ tục trả con dấu.
Bước 5: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
3. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
3.1. Hồ sơ chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Công văn đề nghị chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện theo Mẫu 24/ĐK-TCT
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, trong đó cần nêu rõ lý do/trường hợp giải thể theo các căn cứ pháp luật hiện hành.
- Bản sao giấy phép văn phòng đại diện để đối chiếu tính hợp pháp của đơn vị đang tiến hành thủ tục.
- Bản sao thông báo đăng ký mã số thuế của văn phòng đại diện.
Nơi nộp hồ sơ: Hồ sơ này phải được nộp tại Cục Thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện nước ngoài.
Về thời gian giải quyết hồ sơ, cơ quan thuế thực hiện quy trình theo các mốc thời gian như sau:
- Thông báo tình trạng “Ngừng hoạt động”: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế từ văn phòng đại diện, cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo chính thức về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Sau khi VPĐD đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ nộp thuế theo quy định, cơ quan thuế sẽ ban hành “Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế” trong thời hạn 03 ngày làm việc.
3.2. Hồ sơ xin trả con dấu văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thủ tục hoàn trả con dấu là bắt buộc đối với các văn phòng đại diện nước ngoài mà con dấu được cấp bởi cơ quan công an trước đây. Các tài liệu cần thiết bao gồm:
- Công văn xin hoàn trả con dấu (nêu rõ lý do trả dấu).
- Bản sao giấy phép văn phòng đại diện.
- Bản sao quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.
- Con dấu văn phòng đại diện.
- Bản chính giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Nơi nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp tại cơ quan Công an cấp tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện nước ngoài.
Thời gian giải quyết thông thường là từ 03 đến 05 ngày làm việc, sau đó Cơ quan Công an sẽ có văn bản xác nhận việc đã nhận lại con dấu.
3.3. Hồ sơ giải thể (chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Các tài liệu VPĐD cần chuẩn bị bao gồm:
- Thông báo chấm dứt hoạt động
- Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước không đồng ý gia hạn giấy phép văn phòng đại diện hoặc bản sao quyết định thu hồi giấy phép văn phòng đại diện của cơ quan cấp phép.
- Danh sách chủ nợ, số nợ chưa thanh toán, bao gồm cả nợ thuế, nợ đóng bảo hiểm xã hội.
- Danh sách lao động và quyền lợi người lao động tương ứng.
- Giấy phép văn phòng đại diện bản chính.
Tùy vào vị trí đặt trụ sở của văn phòng đại diện nước ngoài, cơ quan tiếp nhận hồ sơ giải thể văn phòng đại diện sẽ có sự thay đổi:
- Sở Công Thương: Áp dụng trong trường hợp VPĐD có địa chỉ trụ sở không nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, hoặc khu công nghệ cao.
- Ban Quản lý khu: Áp dụng cho trường hợp trụ sở chính văn phòng đại diện nằm trong các khu vực quản lý đặc thù như khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, hoặc khu công nghệ cao.
Hình thức nộp hồ sơ giải thể: Hồ sơ giải thể VPĐD có thể được nộp qua nhiều hình thức như:
- Nộp trực tiếp.
- Trực tuyến.
- Thông qua dịch vụ bưu chính.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
- Kiểm tra và yêu cầu bổ sung: Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Công bố chấm dứt hoạt động: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được xem xét là hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ công bố thông tin trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động chính thức của văn phòng đại diện nước ngoài được đề nghị.
4. Thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ khi làm thủ tục giải thể?
Khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, thương nhân nước ngoài và VPĐD phải tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ pháp lý ngoài quy trình nộp hồ sơ hành chính, nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và tuân thủ pháp luật Việt Nam. Theo đó, căn cứ Điều 38 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nghĩa vụ của thương nhân nước ngoài được quy định cụ thể như sau:
- Niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.
5. 2 câu hỏi thường gặp khi giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Câu 1: Các điều kiện cần đáp ứng khi giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là gì?
Để được cơ quan cấp phép chấp thuận hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, thương nhân nước ngoài cần chứng minh đã hoàn tất các điều kiện tiên quyết sau:
- Hoàn thành nghĩa vụ tài chính
- Thanh toán các khoản nợ
- Không trong quá trình tranh chấp
Câu 2: Có nên sử dụng dịch vụ làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài?
Nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp khi làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Mặc dù thủ tục giải thể có vẻ đơn giản, nhưng quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong các bước quyết toán thuế, chốt sổ BHXH và lập hồ sơ pháp lý phức tạp.
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ:
- Đảm bảo tính pháp lý: Tránh được các sai sót nghiêm trọng trong hồ sơ thuế và lao động, vốn thường là nguyên nhân chính khiến hồ sơ giải thể VPĐD bị từ chối và kéo dài thời gian xử lý.
- Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết hồ sơ nhờ vào kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thuế và cơ quan cấp phép.
- Tối ưu chi phí phát sinh: Giảm thiểu rủi ro bị phạt hành chính do nộp chậm hồ sơ hoặc vi phạm quy định về nghĩa vụ tài chính.
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là một quy trình pháp lý yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, thuế và hồ sơ. Nếu không thực hiện đúng quy trình, thương nhân nước ngoài có thể bị phạt hành chính và gặp khó khăn trong các giao dịch đầu tư tại Việt Nam trong tương lai. Để có thể giải thể một cách nhanh chóng, suôn sẻ và đúng luật, hãy liên hệ ngay Kế toán MK.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30PM
