Hồ sơ, quy trình quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp chi tiết

Quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp là bước dễ gây vướng mắc vì nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ do thiếu tờ khai, chưa đối chiếu nghĩa vụ hoặc phát sinh tiền phạt chậm nộp. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến thủ tục giải thể kéo dài nhiều tháng và tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Để tránh tình trạng này, bạn cần nắm rõ hồ sơ, trình tự và quy trình quyết toán thuế theo quy định 2025. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể nhanh, đúng luật và không sai sót.

1. Vì sao phải hoàn thành nghĩa vụ thuế khi giải thể doanh nghiệp?

Theo Khoản 2 Điều 207 Luật Doanh nghiệp, một trong các điều kiện giải thể doanh nghiệp là doanh nghiệp phải bảo đảm thanh toán hết mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài sản, bao gồm nghĩa vụ thuế. Điều này có nghĩa là không thể hoàn tất thủ tục giải thể nếu còn nợ thuế, bởi cơ quan thuế phải xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính trước khi chấm dứt hoạt động.

Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tránh phát sinh rủi ro như bị từ chối hồ sơ giải thể, treo mã số thuế, không thể khóa tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc bị xử phạt, cưỡng chế thuế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ các quy định pháp luật về giải thể công ty cổ phần để nắm đầy đủ các nghĩa vụ cần thực hiện khi tiến hành thủ tục giải thể.

Trên thực tế, nhiều người thường nhầm lẫn giữa giải thể doanh nghiệp và phá sản doanh nghiệp, dẫn đến việc áp dụng sai quy trình nghĩa vụ thuế. Để tránh rủi ro pháp lý, bạn có thể tham khảo thêm bài viết giải thể doanh nghiệp và phá sản doanh nghiệp để hiểu rõ sự khác biệt về điều kiện, trình tự và hệ quả pháp lý của từng trường hợp.

2. Nghĩa vụ thuế khi giải thể doanh nghiệp bao gồm những gì?

Khi thực hiện thủ tục giải thể, ngoài việc hoàn tất hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc quyết toán thuế với cơ quan nhà nước. Nếu chưa nắm rõ quy trình giải thể doanh nghiệp hay quy trình giải thể công ty TNHH theo quy định, bạn có thể tham khảo dịch vụ giải thể công ty trọn gói của Kế toán MK để được hỗ trợ toàn diện từ A-Z. Bên cạnh việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, doanh nghiệp cũng cần cung cấp đủ những giấy tờ cần thiết. Nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp khi giải thể bao gồm:

• Nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế: Nộp toàn bộ tờ khai thuế còn thiếu liên quan đến các sắc thuế thuộc nghĩa vụ trong thời gian hoạt động, kể cả khi không phát sinh doanh thu hay thuế phải nộp.
• Nộp thuế đầy đủ: Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, nghĩa là nộp đủ số tiền thuế phải nộp, số tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước (Khoản 12 Điều 3 Luật Quản lý thuế). Ngoài ra, cần xử lý số tiền thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ (nếu có).
• Hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, hủy hóa đơn chưa sử dụng sau khi được cơ quan thuế chấp nhận ngưng sử dụng mã số thuế theo đúng quy định của pháp luật.

• Hoàn thành nghĩa vụ thuế với Hải quan (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu): Nộp hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế tại Chi cục Hải quan.

Bên cạnh việc hoàn tất các nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp còn cần thực hiện việc xử lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp để đảm bảo thanh toán đúng thứ tự ưu tiên và tránh phát sinh tranh chấp về tài chính. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết qua bài viết xử lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp để hiểu rõ quy trình thực hiện.

3. Thủ tục, quy trình quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp

Để được cơ quan thuế tuyên bố đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình quyết toán thuế khi giải thể:

Bước 1: Xử lý hết công nợ, bao gồm cả thu và trả nợ đối với đối tác, nhà cung cấp, cơ quan, tổ chức khác.

Bước 2: Thanh lý tài sản và chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 3: Đóng các tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đứng tên.

Bước 4: Báo giảm lao động và làm thủ tục chốt sổ BHXH.

Bước 5: Nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản thuế.

Bước 6: Hoàn thiện sổ sách kế toán đến thời điểm quyết định giải thể.

Bước 7: Gửi hồ sơ thông báo giải thể doanh nghiệp tới Sở Kế hoạch và Đầu tư (lần 1). Sau khi thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia chuyển sang trạng thái “NTT đang làm thủ tục giải thể”, doanh nghiệp tiến hành nộp tờ khai và báo cáo thuế gồm:

• Báo cáo thuế quý hoặc tháng.
• Báo cáo tài chính.
• Tờ khai quyết toán thuế cuối năm.

Bước 8: Sau khi nộp đầy đủ các báo cáo thuế còn thiếu, cơ quan thuế ra quyết định quyết toán doanh nghiệp. Doanh nghiệp kiểm tra, sắp xếp lại chứng từ, hóa đơn, in sổ sách kế toán các năm đã quyết toán để cung cấp cho cơ quan thuế.

Bước 9: Sau khi cơ quan thuế kiểm tra xong, doanh nghiệp nộp các khoản tiền thuế còn lại và tiền phạt phát sinh căn cứ vào biên bản kiểm tra.

Bước 10: Nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp (lần 2) cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Sau khi hoàn tất quyết toán thuế, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thông báo giải thể tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu bạn đang hoạt động dưới mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn, hãy tham khảo ngay bài viết thông báo giải thể công ty TNHH để biết hồ sơ, quy trình và thời hạn thực hiện theo quy định mới nhất.

2. Hồ sơ quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp gửi cơ quan thuế quản lý

Hồ sơ quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần nộp về bản chất chính là các báo cáo thuế doanh nghiệp phải nộp vào cuối mỗi năm. Tuy nhiên, khi lập hồ sơ quyết toán thuế giải thể, doanh nghiệp phải nộp báo cáo trong khoảng thời gian từ đầu năm đến thời điểm giải thể, thay vì hết năm tài chính. Báo cáo quyết toán năm giải thể sẽ bao gồm 2 bộ hồ sơ, cụ thể:

1 – Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
• Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính đến thời điểm có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện giải thể, chấm dứt hoạt động.
• Tùy theo thực tế phát sinh, doanh nghiệp nộp thêm các giấy tờ sau:
  • Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Phụ lục chuyển lỗ.
  • Các phụ lục ưu đãi về thuế TNDN.
  • Phụ lục số thuế TNDN đã nộp ở nước ngoài được trừ trong kỳ tính thuế.
  • Phụ lục thuế TNDN đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
  • Phụ lục báo cáo trích, sử dụng quỹ khoa học và công nghệ (nếu có).
  • Phụ lục thông tin về giao dịch liên kết và giao dịch liên kết (nếu có).
  • Phụ lục bảng phân bố số thuế TNDN phải nộp đối với cơ sở sản xuất (nếu có).

• Trường hợp có dự án đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp cần bổ sung:
  •  Bản chụp tờ khai thuế thu nhập ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.
  • Bản gốc xác nhận của cơ quan thuế nước ngoài về số thuế đã nộp hoặc bản chụp chứng từ nộp thuế ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế hoặc bản chụp có giá trị tương đương có xác nhận của người nộp thuế.

2 – Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
• Phụ lục bảng kê khai chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của cá nhân ủy quyền cho công ty quyết toán thuế.
• Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện thủ tục không phải là đại diện pháp luật).

3. Các lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp:

• Lưu trữ sổ sách kế toán: Doanh nghiệp cần giữ đầy đủ sổ sách kế toán để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
• Tuân thủ thời hạn nộp thuế: Các khoản thuế phải được nộp trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể doanh nghiệp. Nếu không nộp đầy đủ thuế theo thời hạn đã quy định, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp với 0,03% mỗi ngày trên số tiền chưa nộp, đồng thời có thể khiến hồ sơ giải thể bị treo, gây phát sinh rủi ro pháp lý không đáng có.
• Thuê dịch vụ hỗ trợ: Trong trường hợp người nộp thuế hoặc nhân viên không có đủ chuyên môn, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp, ví dụ như Kế toán MK. Kế toán MK sẽ tận tình tư vấn, hỗ trợ, đảm bảo hồ sơ đúng theo quy định của pháp luật từ việc soạn thảo mẫu quyết định giải thể công ty cổ phần, xử lý công nợ, kiểm tra hóa đơn, lập báo cáo quyết toán thuế, đến việc đại diện làm việc với cơ quan thuế.

4. Câu hỏi thường gặp về quy trình quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp

Câu 1: Trường hợp nào không tính tiền chậm nộp?

Căn cứ vào Khoản 5 Điều 59 Luật Quản lý thuế, những đối tượng thuộc 2 trường hợp sau sẽ không bị tính tiền chậm nộp thuế:

• Người nộp thuế cung ứng hàng hóa, dịch vụ được thanh toán bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước, bao gồm cả nhà thầu phụ được quy định trong hợp đồng ký với chủ đầu tư và được chủ đầu tư trực tiếp thanh toán nhưng chưa được thanh toán.

• Các trường hợp quy định tại điểm b khoản 4 Điều 55 của Luật Quản lý thuế thì không tính tiền chậm nộp trong thời gian chờ kết quả phân tích, giám định; trong thời gian chưa có giá chính thức; trong thời gian chưa xác định được khoản thực thanh toán, các khoản điều chỉnh cộng vào trị giá hải quan.

Câu 2: Trường hợp nào doanh nghiệp được gia hạn nộp thuế?

Theo Điều 62 Luật Quản lý thuế, việc gia hạn thời gian nộp thuế chỉ được cơ quan thuế xem xét khi người nộp thuế có văn bản đề nghị và thuộc một trong các trường hợp sau:

• Bị thiệt hại vật chất, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh do gặp trường hợp bất khả kháng (thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ, các trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của Chính phủ).
• Phải ngừng hoạt động do di dời cơ sở sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền làm ảnh hưởng đến kết quả sản xuất, kinh doanh.

Người nộp thuế thuộc trường hợp được gia hạn nộp thuế được gia hạn nộp thuế một phần hoặc toàn bộ tiền thuế phải nộp.

Câu 3: Trường hợp nào doanh nghiệp giải thể được miễn quyết toán thuế?

Doanh nghiệp thuộc 2 trường hợp sau sẽ được miễn quyết toán thuế khi giải thể:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp nộp thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp theo tỷ lệ % trên doanh thu:

Theo Điểm a, Khoản 8.2, Điều 16, Thông tư số 151/2014/TT-BTC, doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh thuộc diện nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, theo đúng quy định của pháp luật về thuế TNDN thù khi giải thể sẽ không cần phải thực hiện quyết toán thuế.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giải thể không phát sinh doanh thu, chưa sử dụng hóa đơn từ lúc hoạt động đến lúc thực hiện thủ tục giải thể:

Căn cứ vào Điểm b, Khoản 8.2, Điều 16, Thông tư số 151/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp giải thể tính từ thời điểm được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến thời điểm giải thể, nếu không phát sinh doanh thu hay chưa sử dụng hóa đơn thì sẽ được miễn quyết toán thuế.

Ngoài ra, với các trường hợp doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn, có phát sinh doanh thu, nếu đáp ứng được đầy đủ các quy định sau cũng sẽ không cần phải quyết toán thuế:

• Có doanh thu bình quân năm (tính từ năm chưa được quyết toán hoặc thanh tra, kiểm tra thuế đến thời điểm doanh nghiệp giải thể) không quá 1 tỷ đồng/năm.
• Kể từ năm doanh nghiệp chưa được quyết toán hoặc thanh tra, kiểm tra thuế đến thời điểm giải thể doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về hành vi trốn thuế.
• Số thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp tính từ năm chưa được quyết toán hoặc thanh tra, kiểm tra thuế đến thời điểm giải thể cao hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp nếu tính theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết quy trình quyết toán thuế giải thể doanh nghiệp. Trong quá trình Từ việc xử lý công nợ, nộp thuế đúng hạn, chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN đến việc phối hợp kiểm tra với cơ quan thuế, mỗi khâu đều cần sự chính xác và kịp thời. Bạn có thể liên hệ Kế toán MK để nhận được tư vấn phù hợp, nhanh chóng, đảm bảo không phát sinh chi phí không đáng có.

Kế toán MK là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ, dịch vụ thành lập, giải thể công ty và kế toán – thuế trọn gói cho hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM