Các loại sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp và mẫu sổ mới nhất

Các loại sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp là công cụ quan trọng để ghi chép, phản ánh và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế – tài chính của đơn vị hành chính. Không chỉ tuân thủ đúng quy định, sổ sách kế toán còn giữ vai trò then chốt trong quản lý ngân sách, tài sản công và lập báo cáo tài chính. Để thực hiện tốt công tác kế toán, mỗi đơn vị cần nắm rõ các loại sổ sách bắt buộc và phương pháp ghi chép trong bài viết dưới đây.

1. Các loại sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp cần nắm rõ

Theo khoản 4 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC, mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các sổ này phải được mở đầy đủ và ghi chép đúng quy định về nội dung, trình tự và phương pháp:

1 – Sổ kế toán tổng hợp: Dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian hoặc theo nội dung kinh tế. Trong trường hợp cần thiết có thể kết hợp cả hai cách ghi. Hai loại sổ tiêu biểu gồm:

• Sổ Nhật ký: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp thêm việc phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
• Sổ Cái: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (tài khoản kế toán). Sổ Cái cũng có thể được ghi chép theo cả trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và việc sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị.

2 – Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến từng đối tượng kế toán mà sổ tổng hợp chưa thể hiện đầy đủ. Số liệu trên sổ chi tiết phục vụ quản lý nội bộ và là căn cứ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động. Các loại sổ tiêu biểu:

• Sổ kế toán chi tiết tiền mặt.
• Sổ tiền gửi Ngân hàng/Kho bạc.
• Sổ tài sản cố định của đơn vị.
• Sổ chi tiết doanh thu.
• Sổ chi tiết chi phí.

2. Tổng hợp mẫu sổ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp mới nhất

Bảng sau sẽ tổng hợp mẫu sổ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp mới nhất, kèm file tải xuống để khách hàng tiện sử dụng:

3. Nguyên tắc mở sổ kế toán hành chính sự nghiệp

Theo Khoản 6 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC, việc mở sổ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thời điểm mở sổ: Sổ kế toán phải được mở từ đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi đơn vị được thành lập và bắt đầu hoạt động.
• Chuyển số liệu cuối năm: Đối với các sổ kế toán theo dõi việc tiếp nhận và sử dụng ngân sách nhà nước, số liệu sau ngày 31/12 sẽ được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi trong giai đoạn chỉnh lý quyết toán, phục vụ việc lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo đúng quy định.
• Mở sổ chi tiết: Ngoài hệ thống sổ kế toán bắt buộc, đơn vị có thể mở thêm các sổ chi tiết theo yêu cầu của đơn vị để đáp ứng tốt hơn nhu cầu hạch toán và quản trị.

4. Quy định khác khi ghi sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp

Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, việc ghi sổ kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ thêm các quy định cụ thể sau:

4.1. Mở sổ kế toán

Với mỗi trường hợp mở sổ kế toán khác nhau, kế toán viên cần lưu ý một số điểm quan trọng để quá trình lập và ghi sổ sách diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Cụ thể:

1 – Trường hợp mở sổ kế toán bằng tay

• Sổ đóng thành quyển:
  • Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; chính giữa bìa ghi tên sổ, ngày tháng năm lập và khóa sổ; họ tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, thủ trưởng đơn vị ký tên và đóng dấu; ngày tháng năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ.
  • Các trang sổ phải được đánh số từ 1 đến trang cuối cùng, đồng thời phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
  • Chỉ khi hoàn thiện đầy đủ thủ tục trên, sổ kế toán mới được coi là hợp pháp.
• Sổ tờ rời:
  • Trên đầu mỗi tờ phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự tờ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.
  • Trước khi sử dụng, thủ trưởng đơn vị phải ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
  • Các tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản kế toán, đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.
  • Sau khi dùng xong, kế toán viên cần đóng các tờ rời thành quyển để lưu trữ.

2 – Trường hợp mở sổ kế toán trên máy tính

• Phải đảm bảo các yếu tố theo quy định pháp luật về kế toán. Kế toán viên vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và hoàn thiện thủ tục như đối với sổ thủ công.
• Các sổ kế toán còn lại không in ra giấy, đơn vị phải chịu trách nhiệm bảo mật, đảm bảo dữ liệu an toàn và có thể tra cứu trong suốt thời gian lưu trữ.

4.2. Ghi sổ kế toán

Khi ghi sổ kế toán, kế toán viên cần lưu ý:

• Mọi số liệu ghi trên sổ phải có chứng từ kế toán chứng minh.
• Ghi sổ rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không viết tắt, không ghi chồng đè, không bỏ dòng.
• Phải sử dụng mực không phai, không dùng mực đỏ.
• Ghi sổ tuân thủ theo trình tự và mẫu sổ quy định tại Phụ lục số 03.

4.3. Khóa sổ kế toán

1 – Kỳ khóa sổ

• Sổ quỹ tiền mặt: Khóa vào cuối mỗi ngày. Sau đó, đối chiếu số liệu với thủ quỹ và tiền mặt thực tế trong két. Đến cuối tháng, kế toán viên phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt và lưu cùng sổ kế toán.
• Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc: Khóa vào cuối tháng và đối chiếu với ngân hàng, kho bạc. Bảng đối chiếu có xác nhận của ngân hàng, kho bạc phải lưu cùng sổ.
• Tại thời điểm cuối năm: Tất cả các sổ kế toán phải được khóa trước khi lập báo cáo tài chính.

Ngoài ra, kế toán viên phải khóa sổ trong trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc khi có yêu cầu theo quy định pháp luật.

2 – Trình tự khoá sổ kế toán

a) Đối với ghi sổ thủ công

Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu trước khi khóa sổ

• Cuối kỳ kế toán, sau khi đã ghi nhận toàn bộ chứng từ phát sinh vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu:
  • Giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ.
  • Giữa số liệu của các sổ có liên quan với nhau.
  • Giữa số liệu trên Sổ Cái với sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết.
  • Giữa số liệu kế toán với thủ quỹ, thủ kho.
• Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
• Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán viên lập Bảng tổng hợp chi tiết đối với những tài khoản ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang. Kế toán viên cần đảm bảo số liệu khớp đúng trước khi khóa. Nếu phát hiện chênh lệch, phải xác định nguyên nhân và xử lý xong trước khi tiến hành khóa sổ.

Bước 2: Thực hiện khóa sổ

• Kẻ một đường ngang dưới dòng nghiệp vụ cuối cùng. Sau đó lần lượt ghi:
  • “Cộng số phát sinh trong tháng”.
  • “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm).
  • “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” (từ đầu quý).
  • “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”.
• Tính số dư từng tài khoản: Tài khoản dư Nợ ghi vào cột Nợ, dư Có ghi vào cột Có.
• Kẻ hai đường kẻ liền nhau để kết thúc sổ.
• Với các sổ chi tiết có cột “Số dư” hoặc “Tồn quỹ”, ghi số liệu vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột tương ứng.
• Người ghi sổ ký dưới hai đường kẻ. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán có trách nhiệm ký xác nhận tính chính xác, cân đối trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt để đảm bảo tính pháp lý của số liệu đã khóa.

b) Đối với ghi sổ trên máy tính

Phần mềm kế toán phải thiết lập quy trình khóa sổ đảm bảo nguyên tắc tương tự ghi sổ thủ công.

4.4. Sửa chữa sổ kế toán

1 – Phương pháp sửa chữa

Kế toán viên cần sửa chữa theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, kế toán viên có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau:

• Ghi cải chính.
• Ghi số âm.
• Ghi điều chỉnh.

Khi sửa chữa sổ kế toán, kế toán viên cần đảm bảo không tẩy xóa, đồng thời ghi rõ lý do điều chỉnh.

2 – Các tình huống sửa chữa sổ kế toán

Đối với các bút toán đã ghi sổ thuộc năm tài chính (ngân sách năm N), khi phát hiện sai sót hoặc có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, việc điều chỉnh số liệu được thực hiện theo từng giai đoạn:

a) Trong năm tài chính N (từ 01/01 đến 31/12 năm N)

• Trước khi khóa sổ kế toán, kế toán viên được phép sửa chữa sổ kế toán tài chính của năm hiện tại.
• Đối với các bút toán liên quan đến quyết toán ngân sách nhà nước, kế toán phải đồng thời điều chỉnh thông tin trên sổ kế toán chi tiết theo dõi ngân sách để phù hợp với bút toán tài chính đã được sửa.

b) Sau năm tài chính nhưng trước khi nộp báo cáo tài chính (từ 01/01 năm N+1 đến trước ngày nộp): Trong giai đoạn này, kế toán viên được sửa chữa sổ kế toán tài chính của năm báo cáo. Theo đó, kế toán viên cần điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán chi tiết theo dõi ngân sách năm báo cáo để đảm bảo khớp đúng với bút toán tài chính đã chỉnh sửa.

c) Sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

• Đối với sổ kế toán tài chính, mọi sửa chữa phải thực hiện theo phương pháp quy định, đồng thời ghi rõ thuyết minh trên báo cáo tài chính.
• Đối với các bút toán liên quan đến quyết toán ngân sách nhà nước:
  • Nếu báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước chưa được duyệt, kế toán đồng thời điều chỉnh số liệu trên sổ chi tiết theo dõi ngân sách năm báo cáo.
  • Nếu báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước đã được duyệt, kế toán chỉ điều chỉnh trên sổ chi tiết theo dõi ngân sách của năm phát hiện sai sót và thuyết minh đầy đủ trên báo cáo quyết toán ngân sách.

5. Vai trò của kế toán hành chính, sự nghiệp

Kế toán hành chính, sự nghiệp giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý tài chính – ngân sách của các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Cụ thể, vai trò này thể hiện qua các nội dung sau:

• Chấp hành đúng quy định và tiêu chuẩn: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, tiêu chuẩn định mức về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành.
• Thực hiện nhiệm vụ kế toán: Đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, kinh tế; tăng cường kiểm soát, quản lý tài sản công và chi quỹ ngân sách Nhà nước; góp phần nâng cao chất lượng quản lý tại đơn vị hành chính.
• Đảm bảo sự thống nhất về phương pháp và nội dung kế toán: Thực hiện nhất quán các phương pháp kế toán theo chế độ hiện hành, phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính của Nhà nước trong mọi hoạt động.
• Quản lý hồ sơ kế toán khoa học: Lập và quản lý hồ sơ kế toán một cách đầy đủ, khoa học, đảm bảo thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết.
• Lập báo cáo tài chính định kỳ: Thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, phản ánh đúng thực trạng tài chính của đơn vị.
• Tham gia lập và quản lý ngân sách: Góp phần xây dựng và quản lý ngân sách, đảm bảo việc phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính hợp lý, hiệu quả.
• Kiểm tra và giám sát tài chính: Thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính; kịp thời phát hiện, ngăn chặn sai sót, gian lận hoặc lãng phí trong sử dụng nguồn lực công.

Việc nắm vững và thực hiện đúng quy định về các loại sổ sách kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ giúp đơn vị đảm bảo minh bạch tài chính mà còn nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách, tài sản công. Nếu khách hàng cần đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ lập và ghi sổ sách kế toán, báo cáo tài chính hay quyết toán theo đúng quy định, hãy liên hệ với Kế toán MK!

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM