Trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, kế toán công nợ giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu – phải trả và kiểm soát dòng tiền. Hiểu rõ công việc và nghiệp vụ của vị trí này giúp hạn chế rủi ro, đảm bảo cân đối nguồn vốn và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ các nhiệm vụ và kỹ năng cần có của một kế toán công nợ chuyên nghiệp.
1. Kế toán công nợ là gì? 4 vai trò nổi bật cần biết
Kế toán công nợ (KTCN) là quá trình ghi nhận, kiểm tra và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, thu hồi nợ đúng hạn và thanh toán kịp thời cho đối tác. Quá trình này bao gồm các hạng mục công việc như theo dõi các khoản nợ từ khách hàng, các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp, xử lý các giao dịch liên quan như thu tiền, trả nợ và đối chiếu công nợ.
Kế toán công nợ bao gồm hai loại chính:
- Công nợ phải trả: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba, bao gồm chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dịch vụ,… chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần. Các khoản nợ phải trả có thể được phân loại thành:
-
- Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản có thời hạn thanh toán trong vòng 01 năm, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền lãi phải trả, tiền khách hàng gửi hoặc nợ ngắn hạn từ nhà cung cấp.
- Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản có thời hạn thanh toán trên 01 năm, chẳng hạn như khoản vay kinh doanh, thế chấp, hoặc các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm.
- Ngoài ra, trong nội bộ doanh nghiệp cũng phát sinh nhiều khoản nợ phải trả khác như: Các khoản phải nộp, phải cấp giữa các đơn vị cùng hệ thống; Các khoản thu hoặc chi hộ giữa cấp trên – cấp dưới; Các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, nợ vay, ký cược, ký quỹ, BHXH, BHYT, và kinh phí công đoàn cho người lao động.
- Công nợ phải thu: Là các khoản tiền doanh nghiệp chờ nhận từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa được thanh toán đầy đủ. Các khoản công nợ phải thu bao gồm:
-
- Công nợ khách hàng: Là các khoản tiền phát sinh khi khách hàng chưa thanh toán sau khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
- Công nợ nội bộ: Là các khoản phát sinh giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới, chi nhánh hoặc công ty con trong cùng hệ thống.
- Công nợ khác: Bao gồm tạm ứng, ký cược, ký quỹ, hoặc các khoản phải thu do bồi thường, hoàn ứng, xử lý tài chính nội bộ.
Bạn có thể tìm hiểu thêm quy trình kế toán công nợ phải thu để hiểu chi tiết cách ghi chép và xử lý công nợ khách hàng, nội bộ và các bên liên quan khác.
Trong vận hành doanh nghiệp, nhân viên kế toán công nợ đóng góp nhiều vai trò quan trọng như:
- Tham mưu cho lãnh đạo về tình hình công nợ, giúp đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
- Cung cấp dữ liệu và báo cáo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định tài chính, hoạch định chiến lược.
- Ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu – phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn và hạn chế chiếm dụng vốn.
- Theo dõi định kỳ các khoản nợ lớn, đặc biệt là những khách hàng hoặc đối tác có giao dịch thường xuyên, để phát hiện sớm rủi ro và có biện pháp xử lý kịp thời.
2. Hạng mục công việc của kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ có trách nhiệm thực hiện những công việc chủ yếu sau:
- Theo dõi và quản lý công nợ tạm ứng nội bộ: Ghi nhận, đối chiếu và kiểm soát các khoản tạm ứng giữa nhân viên và doanh nghiệp, đảm bảo hoàn ứng đúng hạn và đủ chứng từ hợp lệ.
- Xử lý các khoản công nợ được ủy thác: Theo dõi, hạch toán và đối chiếu các khoản công nợ được giao cho đơn vị khác thu hộ hoặc trả hộ.
- Quản lý các khoản vay của doanh nghiệp: Lập và theo dõi kế hoạch trả nợ, lãi suất, thời hạn cũng như các nghĩa vụ tài chính liên quan đến ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
- Định kỳ kiểm tra tình trạng công nợ: Phân loại và rà soát các khoản công nợ đến hạn hoặc quá hạn để đưa ra biện pháp xử lý, hạn chế rủi ro phát sinh nợ xấu.
- Giám sát quá trình thanh toán của khách hàng: Đối chiếu hóa đơn, chứng từ và theo dõi việc thanh toán, đảm bảo doanh nghiệp thu hồi tiền hàng đầy đủ và đúng thời hạn.
- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế: Kiểm tra các điều khoản thanh toán, thời gian và nghĩa vụ tài chính trong hợp đồng để đảm bảo việc ghi nhận và thanh toán đúng quy định.
- Tham gia thu hồi nợ xấu: Phối hợp với bộ phận kinh doanh, pháp lý để đôn đốc và xử lý các khoản nợ chậm, nợ khó đòi, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
Trong quá trình theo dõi và quản lý công nợ, kế toán cần ghi nhận các khoản thanh toán liên quan đến hàng hóa, dịch vụ và đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế. Điều này bao gồm việc nắm rõ mức thuế giá trị gia tăng áp dụng cho từng giao dịch để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
3. Các loại kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, công tác kế toán công nợ được chia thành hai nhóm chính:
3.1. Kế toán công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải thu chịu trách nhiệm giám sát các khoản nợ mà khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm:
- Xác minh tính chính xác của thông tin công nợ và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với các bên liên quan.
- Theo dõi tiến độ thu hồi nợ, đảm bảo các khoản phải thu được thanh toán đúng hạn.
- Ghi nhận chi tiết từng khoản nợ và các lần thanh toán phát sinh.
- Thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ, giảm thiểu nợ xấu và hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn.
- Kiểm tra, xác minh các khoản nợ lâu hoặc khó đòi thông qua đối chiếu hoặc yêu cầu xác nhận từ đối tác.
- Lập báo cáo định kỳ về tình hình công nợ để cung cấp cho phòng tài chính và kế toán tổng hợp.
Ngoài việc quản lý số dư công nợ, kế toán còn phải kiểm tra và đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào để đảm bảo hạch toán đúng kỳ và đúng loại thuế. Bạn có thể tham khảo chi tiết kế toán thuế GTGT theo quy định mới nhất để hiểu rõ cách ghi nhận, kê khai và khấu trừ thuế GTGT theo chuẩn pháp luật.
3.2. Kế toán công nợ phải trả
Kế toán công nợ phải trả đảm nhận việc theo dõi, quản lý và ghi nhận các khoản doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác. Nhiệm vụ chính của họ thường bao gồm:
- Cập nhật, theo dõi các khoản tiền đã nhận và tình trạng thanh toán trong từng giao dịch.
- Hạch toán chính xác các khoản nợ phải trả, bảo đảm việc ghi nhận chi phí phát sinh đầy đủ và đúng thời điểm.
- Ghi chép, quản lý công nợ chi tiết theo từng nhà cung cấp, hợp đồng hoặc kỳ thanh toán để hỗ trợ kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
4. 6 kỹ năng cần có của kế toán công nợ
Để có thể hoàn thành tốt các công việc được giao, nhân viên kế toán công nợ cần trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn và các kỹ năng nghiệp vụ sau:
- Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán để ghi nhận, xử lý công nợ đúng quy định, hạn chế sai sót trong hạch toán.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Thành thạo các phần mềm kế toán (như MISA, Fast, Bravo,…) để nhập liệu, lập báo cáo và quản lý thông tin công nợ hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng làm việc, trao đổi rõ ràng với khách hàng, nhà cung cấp và các phòng ban nội bộ để đảm bảo thông tin công nợ được cập nhật chính xác.
- Tổ chức và quản lý thời gian: Biết sắp xếp công việc hợp lý, xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ và hoàn thành đúng thời hạn.
- Phân tích và tư duy nhạy bén: Có khả năng đọc – hiểu số liệu, phát hiện bất thường và đánh giá tình hình công nợ để đưa ra cảnh báo rủi ro kịp thời.
- Tuân thủ quy định: Thực hiện đúng quy trình kế toán, tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực tài chính nhằm duy trì tính minh bạch, hợp pháp của dữ liệu.
5. Câu hỏi thường gặp về kế toán công nợ
Câu hỏi 1: Đối tượng nào phải theo dõi công nợ?
Các đối tượng chính cần được kế toán theo dõi công nợ bao gồm:
- Khách hàng (TK 131): Công nợ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ trước nhưng chưa nhận được thanh toán.
- Nhà cung cấp (TK 331): Công nợ phải trả khi doanh nghiệp đã nhận hàng hóa, nguyên liệu nhưng chưa thanh toán.
- Nhân viên (TK 141): Các khoản tạm ứng và hoàn ứng trong nội bộ, ví dụ như nhân viên được tạm ứng chi phí công tác và phải quyết toán sau khi hoàn thành.
- Công nợ nội bộ (TK 136, TK 336): Các khoản phải thu, phải trả giữa công ty mẹ và chi nhánh, hoặc giữa các đơn vị trong cùng tập đoàn.
- Khoản phải thu khác (TK 138): Các khoản phát sinh ngoài hoạt động bán hàng như bồi thường, tạm thu hoặc thu hộ.
- Khoản phải trả khác (TK 338): Các khoản phải trả ngoài phạm vi nhà cung cấp, như tiền bảo hiểm, lương, thuế hoặc các nghĩa vụ tài chính khác.
Câu hỏi 2: Kế toán công nợ và kế toán nội bộ có phải là một không?
Không hoàn toàn giống nhau. Kế toán công nợ là một phần trong hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, quản lý các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo tất cả giao dịch công nợ được ghi nhận chính xác.
Câu hỏi 3: Kế toán công nợ phải lưu ý tới các loại tài khoản nào?
Kế toán công nợ cần nắm rõ và thường xuyên theo dõi các tài khoản sau:
- TK 131 – Phải thu của khách hàng: Quản lý các khoản phải thu phát sinh từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc cho vay.
- TK 331 – Phải trả cho người bán: Theo dõi các khoản nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng hoặc các bên liên quan.
- TK 141 – Tạm ứng, hoàn ứng: Ghi nhận các khoản tạm ứng nội bộ, chi phí tạm thời của nhân viên hoặc bộ phận.
- TK 138 – Phải thu khác: Quản lý các khoản phải thu không thuộc hoạt động bán hàng, như thu hộ hoặc bồi thường.
- TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Theo dõi các nghĩa vụ phải trả hoặc phải nộp ngoài nhà cung cấp, như thuế, bảo hiểm, lương.
- TK 136 – Phải thu nội bộ: Ghi nhận các khoản công nợ giữa công ty mẹ và chi nhánh hoặc giữa các đơn vị nội bộ khác.
Với vai trò then chốt trong quản trị tài chính, kế toán công nợ đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng và am hiểu sâu về nghiệp vụ. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chuyên môn hoặc dịch vụ kế toán – thuế trọn gói, hãy liên hệ Kế toán MK. Đơn vị luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành trong mọi vấn đề kế toán công nợ, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và minh bạch hơn.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
