Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là thủ tục pháp lý bắt buộc khi thương nhân nước ngoài muốn chấm dứt hoạt động hiện diện thương mại tại Việt Nam. Bài viết sau đây sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về các trường hợp giải thể, trình tự – thủ tục, hồ sơ và nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật hiện hành để doanh nghiệp có thể tránh rủi ro pháp lý, thuế và các nghĩa vụ phát sinh về sau.
1. Các trường hợp phải giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục giải thể trong các trường hợp pháp luật quy định sau:
- Thương nhân nước ngoài chủ động chấm dứt hoạt động tại Việt Nam và thực hiện thủ tục giải thể theo quy định pháp luật.
- Khi pháp nhân nước ngoài không còn tồn tại hoặc chấm dứt đăng ký kinh doanh tại nước sở tại, văn phòng đại diện tại Việt Nam buộc phải giải thể.
- Giấy phép văn phòng đại diện hết hạn nhưng không gia hạn hoặc không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận gia hạn.
- Văn phòng đại diện thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện không còn đáp ứng các điều kiện tại Điều 7 và Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
2. Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
Quy trình giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy trình gồm 5 bước:
- Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động: Thương nhân nước ngoài ban hành quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, đồng thời thanh toán các khoản chi phí còn tồn đọng và giải quyết đầy đủ quyền lợi cho người lao động.
- Bước 2: Chấm dứt mã số thuế và quyết toán thuế liên quan: Văn phòng đại diện thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý, bao gồm quyết toán thuế thu nhập cá nhân và nộp hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng: Sau khi có thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trưởng văn phòng đại diện làm thủ tục đóng toàn bộ tài khoản ngân hàng đã mở để phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Bước 4: Trả con dấu do cơ quan công an cấp (nếu có): Nếu con dấu của văn phòng đại diện nước ngoài được cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố cung cấp, văn phòng đại diện phải làm thủ tục trả lại con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu. Nếu văn phòng tự khắc con dấu thì không cần thực hiện thủ tục hoàn trả.
- Bước 5: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Hồ sơ giải thể được nộp tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao tùy theo địa điểm đặt trụ sở, bằng hình thức trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến theo quy định.
3. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài
Theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ giải thể bao gồm:
- Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (tải tại đây).
- Bản sao quyết định không gia hạn hoặc quyết định thu hồi giấy phép.
- Danh sách chủ nợ và các khoản nợ chưa thanh toán (nếu có).
- Danh sách người lao động và quyền lợi liên quan.
- Bản chính giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
4. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện nước ngoài khi giải thể
Theo Điều 38 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện nước ngoài phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau khi chấm dứt hoạt động tại Việt Nam:
- Niêm yết công khai việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại trụ sở làm việc và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật.
- Thực hiện các hợp đồng đã ký kết, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
- Thanh toán đầy đủ các khoản nợ phát sinh, bao gồm nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định.
- Giải quyết quyền lợi hợp pháp cho người lao động về tiền lương, trợ cấp và các chế độ khác theo quy định hiện hành.
Trong quá trình giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thủ tục pháp lý phức tạp, quy trình quyết toán thuế kéo dài hay phải làm việc với nhiều cơ quan quản lý khác nhau. Nếu thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp còn có thể phát sinh rủi ro pháp lý về sau.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ giải thể văn phòng đại diện đúng quy định – minh bạch chi phí – hỗ trợ tận tâm, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh gọn và an tâm tập trung vào kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
5. Câu hỏi thường gặp về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài
5.1. Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở đâu?
Doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện nếu trụ sở không nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao. Trường hợp trụ sở văn phòng đại diện được đặt tại các khu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Ban Quản lý khu tương ứng.
5.2. Giải thể văn phòng đại diện mà không thông báo thì có bị xử phạt không?
Có bị xử phạt. Theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện giải thể văn phòng đại diện mà không thông báo cho cơ quan có thẩm quyền sẽ bị xử phạt hành chính từ 20 triệu đến 30 triệu đồng, đồng thời buộc phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định.
5.3. Văn phòng đại diện nước ngoài có mất lệ phí nhà nước khi làm thủ tục giải thể không?
Văn phòng đại diện nước ngoài không phải nộp lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục giải thể theo quy định hiện hành. Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định để hạn chế rủi ro pháp lý. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ ngay tới Kế toán MK để được tư vấn chi tiết.
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
