Mẫu biên bản họp giải thể công ty thông dụng, đúng quy định

Biên bản họp giải thể công ty là văn bản ghi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên thông qua việc giải thể. Công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên trở lên gửi biên bản họp kèm nghị quyết, quyết định giải thể trong 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 03/2022/QH15).
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP).

1. Mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần mới nhất

Mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần là file Word ghi lại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết giải thể công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định giải thể công ty cổ phần.

Nghị quyết giải thể công ty cổ phần cần cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành. Điều lệ công ty quy định tỷ lệ cụ thể.

Ở lần gửi đầu tiên đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, mẫu hồ sơ giải thể công ty cổ phần gồm 3 giấy tờ:

• Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể, soạn theo mẫu quyết định giải thể công ty cổ phần
• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể
• Phương án giải quyết nợ, nếu công ty còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán

File mẫu mở đầu bằng tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, thời gian, địa điểm họp, thành phần tham dự, chủ tọa và thư ký. Phần còn lại của file có 4 mục:

• Nội dung cuộc họp
• Ý kiến phát biểu của các cổ đông dự họp và phương thức biểu quyết
• Biểu quyết
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông

Nếu công ty cổ phần còn chi nhánh, công ty làm thêm thủ tục giải thể chi nhánh công ty cổ phần để chấm dứt hoạt động chi nhánh.

2. Mẫu biên bản họp giải thể công ty TNHH 2 thành viên

Mẫu biên bản họp giải thể công ty TNHH 2 thành viên ghi lại cuộc họp Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết, quyết định giải thể công ty. Nếu Điều lệ công ty không quy định khác, Hội đồng thành viên phải biểu quyết việc giải thể tại cuộc họp.

Quyết định giải thể công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành. Tỷ lệ 75% áp dụng khi Điều lệ công ty không quy định tỷ lệ khác.

Ở lần gửi đầu tiên đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, công ty TNHH 2 thành viên trở lên gửi 3 giấy tờ:

• Nghị quyết, quyết định giải thể của Hội đồng thành viên, soạn theo mẫu quyết định giải thể công ty TNHH
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc giải thể
• Phương án giải quyết nợ khi công ty TNHH còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán

File mẫu ghi từng thành viên dự họp kèm phần vốn góp, tỷ lệ vốn điều lệ, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp. Mục nội dung cuộc họp có 8 vấn đề, từ tên doanh nghiệp giải thể, lý do giải thể đến phương án xử lý hợp đồng, nợ, người lao động và tài sản còn lại.

Khi điền file mẫu Hội đồng thành viên, công ty kiểm biên bản có đủ 2 nội dung sau:

• Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên không dự họp
• Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có)

Các bước sau đó nằm ở bài thủ tục giải thể công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

3. Hướng dẫn cách điền mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần

Mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần phải ghi đủ 9 nội dung chủ yếu của biên bản họp Đại hội đồng cổ đông:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông
• Chương trình và nội dung cuộc họp
• Họ, tên chủ tọa và thư ký
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và ý kiến phát biểu về từng vấn đề trong chương trình họp
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, kèm phụ lục danh sách cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng
• Tổng số phiếu biểu quyết với từng vấn đề, ghi rõ phương thức biểu quyết, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không có ý kiến và tỷ lệ tương ứng
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng
• Họ, tên và chữ ký của chủ tọa và thư ký

Khi điền file mẫu, công ty ghi giờ họp, số cổ đông vắng mặt, số phiếu và tỷ lệ theo cuộc họp thực tế. Phần ý kiến ghi tóm tắt ý kiến phát biểu của cổ đông về từng vấn đề. Công ty lập phụ lục danh sách cổ đông, đại diện cổ đông dự họp kèm biên bản.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông lập bằng tiếng Việt và phải làm xong, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Công ty lưu biên bản cùng phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp và nghị quyết đã thông qua tại trụ sở chính.

4. Lưu ý khi lập biên bản họp giải thể công ty

Biên bản họp giải thể công ty phải gửi cùng nghị quyết, quyết định giải thể trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua. Công ty gửi bộ giấy tờ này đến 3 nơi:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính
• Cơ quan thuế
• Người lao động trong doanh nghiệp

Nghị quyết, quyết định giải thể còn phải đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nghị quyết, quyết định giải thể cũng phải được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nếu chủ tọa hoặc thư ký từ chối ký, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông vẫn có hiệu lực khi đủ 2 điều kiện:

• Tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký biên bản
• Biên bản có đủ 9 nội dung chủ yếu nêu ở mục 3

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký. Người ký biên bản họp Đại hội đồng cổ đông liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, biên bản họp Hội đồng thành viên mà chủ tọa hoặc người ghi biên bản từ chối ký vẫn có hiệu lực khi đủ 2 điều kiện:

• Tất cả thành viên khác của Hội đồng thành viên tham dự và đồng ý thông qua biên bản họp ký biên bản
• Biên bản có đủ các nội dung chủ yếu ngoài phần chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa

Biên bản họp Hội đồng thành viên phải ghi rõ việc chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký. Chủ tọa, người ghi biên bản chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra với doanh nghiệp do từ chối ký. Người ký biên bản họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản.

Với công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hồ sơ giải thể không chính xác hoặc giả mạo kéo theo trách nhiệm liên đới của những người sau:

• Công ty cổ phần: thành viên Hội đồng quản trị
• Công ty TNHH: thành viên Hội đồng thành viên
• Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Các chủ thể trong danh sách phải liên đới thanh toán quyền lợi chưa giải quyết của người lao động, số thuế chưa nộp và số nợ khác chưa thanh toán. Trong 05 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, các chủ thể trong danh sách chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về hệ quả phát sinh.

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tham khảo theo quy định pháp luật Việt Nam tại ngày cập nhật, không thay cho ý kiến tư vấn về từng trường hợp cụ thể. Nếu hồ sơ thực tế có điểm khác, nên hỏi ý kiến chuyên gia hoặc thuê đơn vị dịch vụ có chuyên môn trước khi thực hiện.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Khu phố 4, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường An Thạnh, Thành phố Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0931 824 885 (Mrs Thoa)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 đến Thứ 6: 8:00 AM đến 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM đến 4:30 PM