Nắm vững cách làm sổ sách kế toán bằng tay là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng của mỗi kế toán viên. Thực hiện đúng quy trình giúp quản lý tài chính minh bạch, đảm bảo số liệu báo cáo chính xác và hỗ trợ các quyết định kinh doanh hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước từ tập hợp chứng từ, nhập liệu, ghi chép chi phí đến lập bút toán kết chuyển, giúp khách hàng hoàn thiện sổ sách một cách đầy đủ và hiệu quả.
1. Cách làm sổ sách kế toán bằng tay đơn giản, hiệu quả
Để thực hiện sổ sách kế toán bằng tay một cách chính xác, khách hàng cần tuân thủ quy trình cụ thể sau:
1.1. Tập hợp chứng từ
Chứng từ hóa đơn phải đảm bảo 3 nguyên tắc:
- Hóa đơn hợp pháp: Là hóa đơn đã được đăng ký với cơ quan thuế và được chấp nhận phát hành. Nếu là hóa đơn tự in, phải tuân theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp thuận, kể cả trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn hợp lệ: Là hóa đơn có đầy đủ nội dung và chỉ tiêu theo quy định, bao gồm:
-
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Thông tin người mua – người bán (họ tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Các thông tin liên quan đến hàng hóa/dịch vụ như số thứ tự, tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền trước thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký của các bên, Giám đốc và dấu doanh nghiệp (hoặc chữ ký số nếu là hóa đơn điện tử).
- Hóa đơn hợp lý: Không chỉ hợp pháp và hợp lệ, hóa đơn còn cần hợp lý, tức là phù hợp với hoạt động kinh doanh đã đăng ký và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Chứng từ ngân hàng bao gồm:
- Sổ phụ ngân hàng như giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
- Sao kê ngân hàng.
Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước, gồm:
- Nộp thuế TNDN (theo quý hoặc năm).
- Nộp thuế GTGT (theo tháng hoặc quý).
- Nộp thuế TNCN (theo tháng hoặc quý).
1.2. Nhập chứng từ vào sổ/phần mềm kế toán
Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, kế toán cần tiến hành nhập liệu vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán. Ở bước này, kế toán phải theo dõi và định khoản các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các loại chứng từ như:
- Hóa đơn mua vào, bán ra.
- Chứng từ ngân hàng.
- Giấy nộp tiền.
- Bảng lương.
- Bảng phân bổ chi phí.
- Chứng từ khấu hao tài sản cố định,…
Với những doanh nghiệp nhỏ, cách làm sổ sách kế toán xây dựng bằng tay cũng thường được áp dụng song song để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Đặc biệt, trong quy trình làm sổ sách kế toán xây dựng, việc định khoản đúng cho từng công trình, từng loại chi phí là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm soát trong báo cáo tài chính.
1.3. Tập hợp chi phí
Kế toán cần phân loại và ghi nhận chi phí một cách chi tiết, minh bạch. Các khoản chi phí thường gặp bao gồm:
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí tiền lương.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định và chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ.
- Chi phí trả trước.
- Chi phí giá vốn (tùy theo phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đang áp dụng: bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước – xuất trước,…).
- Các chi phí khác có liên quan.
1.4. Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh (TT133)
Kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi/lỗ, đồng thời thực hiện các bút toán về thuế, bao gồm:
1 – Kết chuyển các khoản doanh thu:
- Doanh thu bán hàng hóa.
- Doanh thu hoạt động tài chính.
- Thu nhập khác.
2 – Kết chuyển các khoản chi phí:
- Giá vốn hàng bán.
- Chi phí tài chính.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí thuế TNDN.
- Chi phí khác.
3 – Xác định kết quả kinh doanh:
- Doanh nghiệp lãi.
- Doanh nghiệp lỗ.
4 – Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:
Trong định khoản kế toán khi kết chuyển thuế GTGT, nguyên tắc quan trọng là luôn làm giảm đồng thời hai loại thuế sau:
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Cách hạch toán:
- Nợ TK 3331: giá trị kết chuyển bằng số thuế phát sinh nhỏ
- Có TK 133: giá trị kết chuyển bằng số thuế phát sinh nhỏ
Công thức tính số phát sinh:
- TK 133 = SUMIF Nợ 133 – SUMIF Có 133
- TK 3331 = SUMIF có 3331 – SUMIF nợ 3331
Nguyên tắc kế toán viên cần tuân thủ khi cần xác định số nhỏ hơn để kết chuyển:
- Lấy (Số dư đầu kỳ TK 133 + Phát sinh trong kỳ TK 133) so sánh với phát sinh trong kỳ TK 3331:
-
- Nếu (Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133) > phát sinh trong kỳ 3331 thì số kết chuyển theo TK 133.
- Nếu (Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133) < phát sinh trong kỳ 3331 thì số kết chuyển theo TK 3331.
1.5. Lập bảng cân đối phát sinh
Bảng cân đối phát sinh được lập nhằm giúp kế toán có cái nhìn tổng quan về toàn bộ các tài khoản phát sinh trong kỳ. Nội dung bảng thể hiện chi tiết:
- Số dư Nợ/Có đầu kỳ.
- Số phát sinh Nợ/Có trong kỳ.
- Số dư Nợ/Có cuối kỳ.
Khi bảng cân đối phát sinh đã được hoàn thiện và không còn cần chỉnh sửa, kế toán sẽ tiếp tục thực hiện các bút toán mở sổ cái và sổ chi tiết để phục vụ công tác hạch toán. Trong thực tế, ngoài việc lập bằng phần mềm, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn áp dụng cách làm sổ sách kế toán bằng tay để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần.
2. Làm sổ sách kế toán bằng tay có bất tiện gì?
Mặc dù phương pháp làm sổ sách thủ công có thể phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, nhưng đối với các doanh nghiệp lớn thì cách làm này bộc lộ nhiều hạn chế. Thay vì mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót khi ghi chép thủ công, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các dịch vụ kế toán giá rẻ để đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Trong thực tế, việc làm sổ thủ công tồn tại rất nhiều hạn chế, cụ thể có thể kể đến:
- Khả năng sai sót cao: Khi ghi chép thủ công, kế toán dễ gặp phải các lỗi như cộng trừ nhầm, ghi sai thông tin hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Những sai sót này khiến số liệu thiếu chính xác, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính. Nếu không được phát hiện và chỉnh sửa kịp thời, chúng có thể làm sai lệch toàn bộ kết quả kinh doanh.
- Tốn nhiều thời gian và công sức: Tất cả các công đoạn như ghi chép, tính toán hay đối chiếu đều thực hiện thủ công, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Khi khối lượng công việc nhiều, người làm kế toán dễ bị quá tải và căng thẳng. Đặc biệt, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo thường kéo dài do phải rà soát từng trang sổ sách thay vì sử dụng công cụ tự động.
- Khó kiểm tra và đối chiếu: Sai sót trong ghi chép bằng tay thường khó phát hiện ngay lập tức, nhất là khi có nhiều nghiệp vụ hoặc dữ liệu phức tạp. Việc đối chiếu số liệu giữa các tài khoản, chứng từ gốc cũng tốn thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tài chính một cách hiệu quả.
- Khó duy trì và truy xuất thông tin: Sổ sách thủ công thường cồng kềnh, tốn diện tích lưu trữ và gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần. Ngoài ra, chúng dễ bị hư hỏng, thất lạc hoặc sai lệch do tác động bên ngoài như cháy, lũ lụt hay đơn giản là bị phai mờ theo thời gian.
- Hạn chế về tính linh hoạt và cập nhật: Khi có thay đổi về chính sách thuế hoặc quy định mới, việc cập nhật thủ công thường chậm trễ và dễ thiếu sót. Phương pháp làm sổ sách kế toán bằng tay cũng không phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô lớn do khối lượng giao dịch nhiều và phức tạp.
- Khó đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát: Nhà quản lý hoặc kiểm toán viên thường gặp nhiều trở ngại khi cần kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, khiến tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp bị ảnh hưởng tiêu cực.
3. Có giải pháp nào để làm sổ sách kế toán nhanh chóng, hiệu quả?
Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều giải pháp giúp làm sổ sách kế toán nhanh chóng và hiệu quả. Một trong những phương án phổ biến là tự làm sổ sách trên Excel. Công cụ này hỗ trợ tính toán chính xác, đối chiếu số liệu và quản lý dữ liệu có hệ thống. Khi biết cách làm sổ sách kế toán trên excel (dẫn link sang BV 85), doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót, dễ dàng tổng hợp báo cáo và tiết kiệm chi phí so với các phần mềm chuyên dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói từ các đơn vị uy tín. Giải pháp này giúp giảm tải khối lượng công việc, có sự đồng hành của các chuyên gia và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Một trong những đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin tưởng là Kế toán MK, nổi bật với các ưu điểm sau:
- Chi phí minh bạch: Cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói với mức giá rõ ràng ngay từ đầu và cam kết không phát sinh chi phí ẩn trong suốt quá trình hợp tác.
- Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm: Am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật, các quy định về kế toán và thuế, đồng thời có kinh nghiệm thực tế lâu năm, sẵn sàng hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
- Giải pháp cá nhân hóa: Gói dịch vụ được thiết kế linh hoạt, phù hợp với từng ngành nghề, quy mô và hiện trạng sổ sách của doanh nghiệp, mang lại hiệu quả tối ưu và tiết kiệm thời gian.
Hiểu rõ cách làm sổ sách kế toán bằng tay sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đánh giá tình hình tài chính và tránh sai sót trong báo cáo. Tuy nhiên, với khối lượng nghiệp vụ lớn hoặc yêu cầu chính xác cao, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hứa hẹn sẽ nâng cao hiệu quả hơn. Hãy liên hệ ngay Kế toán MK để được tư vấn dịch vụ kế toán trọn gói với chi phí minh bạch và giải pháp cá nhân hóa.
Ngoài các dịch vụ kế toán – thuế, Kế toán MK còn cung cấp các dịch vụ nổi bật khác như dịch vụ giải thể công ty trọn gói, cam kết đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
