Tất cả các hộ doanh nghiệp đều cần ổ sách kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Nắm vững cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh sẽ giúp bạn ghi chép và tổng hợp số liệu một cách minh bạch, đồng thời dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn cách ghi chi tiết để hoàn thiện sổ sách kế toán đầy đủ và đúng quy định.
1. Các trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và lập sổ sách kế toán
Từ năm 2022, hộ kinh doanh có quy mô lớn bắt buộc phải mở sổ sách kế toán theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Trường hợp chưa đạt quy mô lớn nhưng có nhu cầu áp dụng phương pháp kê khai, hộ kinh doanh có thể gửi đơn đề nghị trực tiếp đến cơ quan quản lý thuế để được xem xét chấp thuận.
Căn cứ điểm 2 Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định là quy mô lớn khi đáp ứng tiêu chí về doanh thu hoặc lao động ở mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên, cụ thể:
- Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; công nghiệp; xây dựng: Có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm từ 10 người trở lên hoặc tổng doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm từ 10 người trở lên hoặc tổng doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên.
2. Cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh gồm những gì?
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các loại sổ kế toán theo danh mục quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, với cách ghi sổ kế toán được tóm tắt như sau:
|
STT |
Tên sổ kế toán |
Ký hiệu |
Gợi ý cách ghi |
Lưu ý thực hành |
|
1 |
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ |
Ghi theo hóa đơn/phiếu thu, phân theo ngành nghề |
Doanh thu ghi trước giảm thuế GTGT, đối chiếu với tờ khai thuế; không đẻ lệch giữa S1 và phụ lục kê khai |
|
|
2 |
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa |
Ghi theo phiếu nhập – xuất, chọn phương pháp FIFO hoặc bình quân |
Kiểm soát đủ hóa đơn đầu vào; không để tồn âm đầu kỳ/cuối kỳ; nếu chuyển phương pháp tính giá vốn thì chỉ nên chuyển từ FIFO sang BQ |
|
|
3 |
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh |
Ghi tổng chi phí và phân loại theo yếu tố |
Không ghi chi phí nguyên vật liệu; số liệu phải khớp với tờ khai chi phí cuối kỳ |
|
|
4 |
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN |
Ghi theo tờ khai thuế, giấy nộp NSNN |
Kiểm tra khớp số giữa số – tờ khai trước khi nộp; có thể nộp tờ khai bổ sung nếu sai |
|
|
5 |
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động |
Ghi theo bảng lương, phiếu chi, có thể chi tiết theo người |
Tùy quy mô khai báo lương thuê; có thể ghi tổng hợp hoặc chi tiết theo từng người |
|
|
6 |
Sổ quỹ tiền mặt |
Ghi theo phiếu thu – chi, cập nhật tồn quỹ |
Không để tồn quỹ âm; nếu tồn quá nhiều có thể ghi nhận rút khỏi hoạt động kinh doanh |
|
|
7 |
Sổ tiền gửi ngân hàng |
Ghi theo báo Có/Nợ hoặc sao kê |
Không để tồn âm; nên tách tài khoản riêng cho hộ để dễ đối chiếu; thanh toán trên 20 triệu nên chuyển khoản |
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau, cần mở sổ kế toán riêng để theo dõi chi tiết tình hình tại từng địa điểm kinh doanh.
3. Quy định về nội dung và cách mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC và Điều 24, 25, 26, 27 Luật Kế toán 2019, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán đối với hộ kinh doanh được quy định như sau:
3.1. Nội dung sổ kế toán
Sổ kế toán cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào các tài khoản kế toán.
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
3.2. Mở và ghi sổ kế toán
Để quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật, hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình làm sổ sách kế toán. Trong đó, mở và ghi sổ kế toán là khâu đầu tiên và đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ công tác kế toán.
Cụ thể, sổ kế toán phải được mở và ghi đúng thời điểm, thường là kể từ khi hộ kinh doanh phát sinh giao dịch tài chính đầu tiên. Việc mở sổ cần căn cứ vào loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và hình thức kế toán đang áp dụng.
Toàn bộ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác, khách quan và trung thực. Quá trình ghi sổ cần tuân thủ nguyên tắc liên tục và nhất quán, đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực trạng hoạt động của hộ kinh doanh.
3.3. Khóa và lưu trữ sổ kế toán
Sau khi hoàn thành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế – tài chính trong kỳ, bước tiếp theo mà hộ kinh doanh cần thực hiện là khóa và lưu trữ sổ kế toán. Vào cuối kỳ kế toán (thường là hàng tháng, quý hoặc năm), hộ kinh doanh phải tiến hành khóa sổ kế toán, tổng hợp số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. Sau khi khóa sổ, số liệu không được phép thay đổi, trừ khi có sửa chữa theo đúng quy định pháp luật.
Sổ kế toán sau khi khóa sổ cần được lưu trữ đúng thời hạn quy định, tối thiểu là 5 năm, tùy trường hợp, theo điểm 5 Điều 41 Luật Kế toán. Việc lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử, với điều kiện đảm bảo an toàn dữ liệu và thuận tiện cho việc tra cứu, thanh tra, kiểm toán khi cần thiết.
3.4. Sửa chữa sổ kế toán khi phát hiện sai sót
Khi tiến hành quản lý sổ sách kế toán, việc phát hiện và xử lý sai sót là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính minh bạch, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần thực hiện sửa chữa sổ kế toán theo đúng quy định sau:
- Thực hiện rõ ràng, có căn cứ hợp lý và ghi chú chi tiết nguyên nhân sai sót.
- Ghi rõ ngày tháng sửa chữa, nội dung điều chỉnh, người thực hiện và chữ ký xác nhận của người chịu trách nhiệm.
- Tuyệt đối không được xóa, tẩy xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu gốc trong sổ kế toán.
3.5. Mẫu biểu và phương pháp ghi sổ
Mẫu biểu phải tuân thủ theo các biểu mẫu chuẩn quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, bao gồm:
- Hệ thống sổ chi tiết, sổ cái, bảng kê và bảng tổng hợp.
- Phương pháp ghi sổ có thể được thực hiện theo từng hình thức khác nhau, đó là
ghi chép trực tiếp trên sổ sách giấy, ghi theo bảng tổng hợp, hoặc sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quá trình ghi sổ.
4. Câu hỏi thường gặp về làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh
Câu hỏi 1: Người đại diện của hộ kinh doanh có thể chọn vợ/chồng mình làm người phụ trách kế toán của hộ kinh doanh không?
Người đại diện của hộ kinh doanh hoàn toàn có thể lựa chọn vợ hoặc chồng mình làm người phụ trách kế toán của hộ. Ngoài ra, người đại diện cũng có thể bố trí các thành viên trong gia đình như cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh, chị hoặc em ruột để đảm nhận vị trí này.
Câu hỏi 2: Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm kế toán không?
Có, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc ghi chép và quản lý sổ sách kế toán. Hiện nay, có nhiều phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và nhu cầu của hộ kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác của số liệu.
Câu hỏi 3: Hộ kinh doanh có thể tự làm sổ sách kế toán hay phải thuê dịch vụ?
Hộ kinh doanh có thể tự thực hiện công tác sổ sách kế toán nếu sở hữu đầy đủ kiến thức chuyên môn và thời gian cần thiết. Tuy nhiên, nếu gặp phải khó khăn về kinh nghiệm hoặc nguồn lực, việc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bạn có thể yên tâm lựa chọn Kế toán MK – đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, uy tín và phù hợp với mọi quy mô hộ kinh doanh.
Hoàn thiện sổ sách kế toán đầy đủ không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ trong cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh, Kế toán MK sẵn sàng đồng hành với dịch vụ kế toán trọn gói. Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
