Làm sổ sách kế toán là một trong những công việc bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, giúp ghi nhận và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình thực hiện đúng chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình làm sổ sách kế toán theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
1. Các loại sổ kế toán dành cho doanh nghiệp hiện nay
Căn cứ Tiểu mục 1, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hệ thống sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay được chia thành 2 nhóm chính:
1 – Sổ kế toán tổng hợp: Gồm Sổ Cái và Sổ Nhật ký, có chức năng ghi nhận tổng quát các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ.
- Sổ Cái: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Số liệu trong Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh. Sổ Cái bắt buộc phải bao gồm các nội dung:
-
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền ghi Nợ hoặc Có của tài khoản liên quan.
- Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và mối quan hệ đối ứng tài khoản. Nội dung bắt buộc của Sổ Nhật ký bao gồm:
-
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ.
- Số tiền phát sinh.
2 – Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Đây là hệ thống sổ dùng để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán như: vật tư, hàng hóa, công nợ, doanh thu, chi phí,…theo yêu cầu quản lý nội bộ. Hiện nay, sổ, thẻ kế toán chi tiết không bị bắt buộc về số lượng và hình thức. Doanh nghiệp được quyền xây dựng và sử dụng hệ thống sổ chi tiết phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn sao đảm bảo phản ánh chính xác các thông tin cần quản lý mà Sổ Cái và Sổ Nhật ký chưa thể hiện đầy đủ.
2. Quy trình làm sổ sách kế toán bao gồm những bước nào?
Dưới đây là quy trình làm sổ sách kế toán cơ bản áp dụng cho doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Quy trình này giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và phản ánh chính xác tình hình tài chính:
2.1. Cách ghi sổ cái
Quy trình ghi sổ Cái thường bao gồm các bước cơ bản như:
Bước 1: Xác định ngày và mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Ghi rõ ngày phát sinh giao dịch theo chứng từ kế toán hợp lệ.
- Mô tả giao dịch: Ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung của giao dịch (ví dụ: mua hàng hóa, thanh toán tiền mặt, thu tiền bán hàng…), có thể kèm thông tin đối tác liên quan.
Bước 2: Phân loại tài khoản kế toán
- Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Mỗi giao dịch kế toán phải có ít nhất một tài khoản Nợ và một tài khoản Có, đảm bảo nguyên tắc đối ứng kép.
Bước 3: Ghi chép vào Sổ Cái
- Ghi bên nợ: Ghi số tiền phát sinh vào cột “Nợ” của tài khoản kế toán tương ứng.
- Ghi bên có: Ghi số tiền tương ứng vào cột “Có” của tài khoản đối ứng.
- Ghi kèm diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ để tiện tra cứu về sau.
Bước 4: Kiểm tra tính cân đối để đảm bảo tổng số tiền ghi bên Nợ = tổng số tiền ghi bên Có. Nếu không cân đối, cần rà soát lại nghiệp vụ hoặc chứng từ.
Bước 5: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại thông tin đã ghi để đảm bảo không sai sót.
- Người có thẩm quyền (kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính) ký xác nhận giao dịch, ghi sổ chính thức.
Bước 6: Chuyển thông tin
- Dữ liệu từ Sổ Cái được dùng làm cơ sở để lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…).
- Có thể đối chiếu hoặc cập nhật thêm vào sổ, thẻ kế toán chi tiết nếu cần theo dõi riêng theo đối tượng (nhà cung cấp, khách hàng, vật tư, hàng hóa…).
Lưu ý: Quy trình ghi Sổ Cái có thể thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp siêu nhỏ, vừa và lớn) và hệ thống kế toán sử dụng (kế toán thủ công, phần mềm kế toán,…).
2.2. Cách ghi sổ nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, giúp đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin kế toán.
Bước 1: Ghi tiêu đề sổ và ngày ghi chép
- Tiêu đề: Ghi rõ “Sổ Nhật Ký Chung” ở đầu trang.
- Ngày ghi sổ: Ghi ngày lập sổ hoặc ngày bắt đầu ghi chép tại trang đó.
Bước 2: Mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Ghi ngày thực tế phát sinh nghiệp vụ kế toán.
- Mô tả chi tiết: Ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung nghiệp vụ (ví dụ: mua hàng hóa, thanh toán tiền mặt, nhận tiền khách hàng…).
Bước 3: Phân loại tài khoản kế toán
- Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có tương ứng với giao dịch.
- Ghi rõ tên tài khoản và mô tả đầy đủ để dễ tra cứu, theo dõi.
Bước 4: Ghi chép chi tiết giao dịch
- Tài khoản Nợ: Ghi vào dòng đầu tiên kèm số tiền vào cột “Nợ”.
- Tài khoản Có: Ghi vào dòng tiếp theo, lùi đầu dòng vào một khoảng, ghi số tiền vào cột “Có”.
- Mỗi nghiệp vụ nên thể hiện rõ hai dòng: dòng Nợ và dòng Có.
Bước 5: Kiểm tra cân đối
- Đảm bảo rằng tổng số tiền ghi nợ bằng tổng số tiền ghi có trong mỗi giao dịch.
- Nếu không cân, cần kiểm tra lại chứng từ, định khoản.
Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra toàn bộ thông tin đã ghi (ngày, số tiền, tài khoản…).
- Người có thẩm quyền (kế toán trưởng, kế toán tổng hợp…) ký duyệt, xác nhận tính hợp lệ.
Bước 7: Lưu trữ
- Lưu sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, số thứ tự giao dịch, đảm bảo dễ dàng tra cứu và phục vụ thanh tra, kiểm toán khi cần thiết.
2.3. Cách ghi sổ chi tiết
Sử dụng sổ chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các khoản mục chưa được phản ánh rõ ràng trên Sổ Cái hoặc Sổ Nhật ký.
Bước 1: Ghi tiêu đề sổ chi tiết
- Tiêu đề: Ghi rõ tên tài khoản hoặc đối tượng kế toán đang được theo dõi (ví dụ: Sổ chi tiết tài khoản 136 – Phải thu nội bộ).
- Thời gian ghi sổ: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ kế toán mà sổ đang phản ánh (theo tháng, quý hoặc năm).
Bước 2: Mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Ghi chính xác ngày phát sinh nghiệp vụ theo chứng từ kế toán.
- Mô tả chi tiết: Trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung giao dịch, có thể bao gồm: tên hàng hóa, dịch vụ, tên đối tác, số hợp đồng, mã hóa đơn,…
Bước 3: Phân loại tài khoản kế toán
- Xác định rõ tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có liên quan đến nghiệp vụ.
- Ghi rõ tên và nội dung từng tài khoản để đảm bảo minh bạch.
Bước 4: Ghi chép chi tiết số tiền
- Ghi bên Nợ: Ghi số tiền vào cột “Nợ” tương ứng nếu tài khoản đang theo dõi là bên Nợ.
- Ghi bên Có: Ghi số tiền vào cột “Có” nếu phát sinh bên Có.
- Có thể bổ sung cột “Số dư” để theo dõi lũy kế số dư của tài khoản theo từng giao dịch.
Bước 5: Kiểm tra cân đối số liệu
- Đảm bảo số tiền ghi bên Nợ và Có trong giao dịch là cân bằng.
- Đối chiếu định kỳ với Sổ Cái để đảm bảo số liệu giữa các sổ thống nhất.
Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã ghi, bao gồm ngày, nội dung, tài khoản và số tiền.
- Người có thẩm quyền ký duyệt giao dịch trước khi ghi sổ chính thức.
Bước 7: Lưu trữ sổ chi tiết
- Sắp xếp và lưu trữ sổ theo thứ tự thời gian, tên tài khoản hoặc đối tượng theo dõi.
- Đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần phục vụ báo cáo nội bộ hoặc thanh tra, kiểm toán.
4. Mẫu sổ sách kế toán trên Excel theo quy định mới nhất
Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng ghi chép và quản lý sổ sách kế toán, hiện nay có các mẫu sổ kế toán trên Excel và Word được xây dựng theo đúng quy định của Bộ Tài chính, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC – hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa.
- Đối với tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn trong mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế: Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – chế độ kế toán doanh nghiệp phổ biến hiện nay:
5. Câu hỏi thường gặp khi lập sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Câu hỏi 1: Có các hình thức sổ kế toán nào dành cho doanh nghiệp?
Căn cứ Tiểu mục 1, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiện nay có 5 hình thức sổ kế toán được áp dụng cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Mỗi hình thức kế toán trên đều có quy định cụ thể về số lượng cần sử dụng, kết cấu và mẫu biểu sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép, mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Câu hỏi 2: Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi có sai sót trong cách làm sổ sách kế toán?
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất và thời điểm phát hiện để lựa chọn một trong ba phương pháp xử lý sau:
- Phương pháp ghi bổ sung.
- Phương pháp ghi số âm.
- Phương pháp cải chính.
Câu hỏi 3: Trường hợp công ty tự xây dựng hệ thống sổ kế toán có được không?
Có. Doanh nghiệp được phép tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán riêng, miễn là đảm bảo cung cấp đầy đủ, minh bạch thông tin kinh tế – tài chính phục vụ kiểm tra, đối chiếu và kiểm soát. Nếu không tự xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu sổ kế toán theo Phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Trên đây là toàn bộ quy trình làm sổ sách kế toán theo quy định mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, hãy để Kế toán MK đồng hành cùng bạn trong mọi nghiệp vụ kế toán – thuế. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất!
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn qua các thông tin dưới đây::
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
