Một trong những tài liệu quan trọng trong hồ sơ giải thể văn phòng đại diện là quyết định giải thể văn phòng đại diện. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu mẫu quyết định giải thể theo quy định mới nhất, đồng thời hướng dẫn cách soạn thảo đầy đủ, chính xác và hợp lệ để giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
1. Mẫu quyết định giải thể văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành Quyết định giải thể văn phòng đại diện vì đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận ý chí chấm dứt hoạt động VPĐD và phục vụ cho quá trình nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tải mẫu Quyết định giải thể văn phòng đại diện mới nhất tại đây.
2. Khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị những bộ hồ sơ nào?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 bộ hồ sơ chính, tương ứng với từng bước trong quá trình giải thể như sau:
Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện:
Đây là bước đầu tiên trong quy trình giải thể, nhằm thông báo với cơ quan thuế rằng văn phòng đại diện sẽ không còn hoạt động:
- Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
- Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
Tải Thông báo về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh mới nhất tại đây.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp:
Sau khi thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:
- Ủy quyền dành cho người đại diện thực hiện thủ tục.
- Thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện theo Phụ lục I-28 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) (bản chính).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Biên bản họp về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp chủ quản chi nhánh là công ty TNHH 2 thành viên hoặc công ty cổ phần).
- Xác nhận trả dấu của công an (nếu có).
Tải mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện mới nhất tại đây.
Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an:
Nếu văn phòng đại diện có sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục hoàn trả con dấu tại cơ quan công an:
- Công văn đề nghị hoàn trả con dấu.
- Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc).
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty.
- Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện (nếu có).
3. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP gồm 3 bước chính:
Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Trước khi thông báo giải thể với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện. Hồ sơ có thể bao gồm:
- Thông báo theo mẫu 24/ĐK-TCT.
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền).
- Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện bằng cách truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp
Sau khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành các nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành giải thể văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tại tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin đến cơ quan thuế. Trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Nếu không có ý kiến từ chối từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chính thức giải thể văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra thông báo chính thức. Toàn bộ quy trình này sẽ được hoàn thành trong vòng tối đa 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Hoàn trả dấu doanh nghiệp tại cho cơ quan công an
Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.
|
Lưu ý:
|
4. 3 câu hỏi thường gặp khi giải thể văn phòng đại diện
Câu 1: Văn phòng đại diện giải thể mà không thông báo thì có bị xử phạt không?
Nếu doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt tiền được quy định từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Do đó, việc thực hiện đầy đủ quyết định giải thể văn phòng đại diện là bắt buộc để tránh bị xử phạt.
Câu 2: Sau khi đóng cửa văn phòng đại diện công ty muốn mở lại có được không?
Được. Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào cấm doanh nghiệp mở lại văn phòng đại diện sau khi đã giải thể. Khi công ty có nhu cầu mở rộng thị trường hoặc tái cơ cấu hoạt động kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục thành lập một văn phòng đại diện mới tại cùng địa điểm hoặc ở một địa điểm khác theo quy định.
Câu 3: Nên làm gì nếu ngừng kinh doanh mà không muốn giải thể?
Trường hợp chưa có nhu cầu hoạt động, doanh nghiệp nên đăng ký tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện để tránh rủi ro bị thu hồi giấy phép. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục I-27 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục I-23 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC) đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Việc soạn thảo và nộp hồ sơ liên quan đến quyết định giải thể văn phòng đại diện đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình để tránh sai sót hoặc bị trả hồ sơ. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, nộp thủ tục đúng thời hạn, đừng ngần ngại liên hệ Kế toán MK, đơn vị chuyên nghiệp trong tư vấn và thực hiện thủ tục giải thể nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
