Sổ sách kế toán nguyên vật liệu là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí. Để tìm hiểu chi tiết về nội dung, cách ghi sổ đúng chuẩn cũng như tải về mẫu sổ kế toán nguyên vật liệu mới nhất, tham khảo ngay bài viết sau.
1. Căn cứ và nội dung ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Để đảm bảo việc theo dõi, quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho được chính xác, sổ chi tiết nguyên vật liệu cần được lập, ghi chép dựa trên những căn cứ và nội dung cụ thể như sau:
1 – Căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sổ được mở theo từng tài khoản, từng kho và theo từng loại vật liệu, công cụ, thành phẩm hoặc hàng hóa, gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu: TK 152
- Công cụ, dụng cụ: TK 153
- Thành phẩm: TK 155
- Hàng hóa: TK 156
2 – Nội dung ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
- Đơn vị, địa chỉ: Ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu xác nhận.
- Mẫu chứng từ: Trình bày trong khung riêng, ghi rõ mẫu chứng từ và các thông tin cơ bản kèm theo.
- Năm: Ghi năm tài chính của đơn vị.
- Tài khoản: Số hiệu tài khoản theo dõi (VL, DC, SP, HH).
- Tên kho: Xác định kho chứa loại vật liệu, công cụ, thành phẩm hoặc hàng hóa tương ứng.
- Tên, quy cách nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: Ghi đầy đủ thông tin của đối tượng được theo dõi.
Cách ghi các cột trong sổ:
- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Cột C: Diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Cột D: Ghi tài khoản đối ứng với các TK 152, 153, 155, 156 theo từng nghiệp vụ.
- Cột 1: Đơn giá từng loại vật liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Cột 2: Số lượng nhập kho.
- Cột 3: Giá trị nhập kho (Cột 3 = Cột 1 × Cột 2).
- Cột 4: Số lượng xuất kho.
- Cột 5: Giá trị xuất kho (Cột 5 = Cột 1 × Cột 4).
- Cột 6: Số lượng tồn kho.
- Cột 7: Giá trị tồn kho (Cột 7 = Cột 1 × Cột 6).
Các thông tin bổ sung trong sổ:
- Ghi rõ tổng số trang của sổ, đánh số từ 01 đến trang cuối cùng.
- Ghi chính xác ngày, tháng mở sổ.
- Ngày, tháng, năm ký sổ: Thời điểm những người liên quan ký xác nhận.
- Họ và tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.
2. Mẫu sổ sách kế toán nguyên vật liệu mới nhất
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, trên mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ ghi sổ sách kế toán nguyên vật liệu
Nhằm đảm bảo quản lý và sử dụng nguyên vật liệu minh bạch, chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo quy trình chặt chẽ như sau:
Bước 1: Yêu cầu xuất – nhập nguyên vật liệu (NVL)
- Kế toán tiếp nhận yêu cầu xuất – nhập NVL cùng chứng từ liên quan từ các bộ phận kinh doanh, kho hoặc bộ phận khác.
- Đối chiếu, kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ.
- Kiểm tra lượng NVL tồn kho. Nếu không đủ điều kiện để thực hiện xuất – nhập, thông báo lại cho bộ phận yêu cầu.
Bước 2: Lập phiếu xuất – nhập kho
- Trường hợp hợp lệ, kế toán lập phiếu xuất – nhập kho, trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
- Nếu là xuất kho, phiếu được chuyển đến thủ kho để thực hiện.
Bước 3: Bộ phận yêu cầu xác nhận và thực hiện chuyển – nhận NVL
- Thủ kho tiếp nhận phiếu, tiến hành kiểm nhận và thực hiện chuyển – nhận NVL.
- Ghi sổ kho, ký xác nhận trên phiếu xuất – nhập.
- Phiếu sau đó được chuyển về phòng kế toán để tiếp tục xử lý.
Bước 4: Ghi sổ kế toán
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách, đồng thời bảo quản và lưu trữ phiếu nhập – xuất cùng toàn bộ chứng từ liên quan.
4. Hướng dẫn cách lập và ghi sổ kế toán nguyên vật liệu chính xác
Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả đòi hỏi việc lập và ghi sổ sách kế toán nguyên vật liệu phải tuân theo một quy trình rõ ràng với các bước cụ thể sau:
Bước 1. Tổng hợp chứng từ kế toán xây dựng
Thu thập và kiểm tra chứng từ theo nguyên tắc hợp pháp, hợp lý, hợp lệ trước khi ghi nhận vào sổ sách.
Bước 2. Phản ánh chứng từ kế toán xây dựng
- Nguyên vật liệu (TK 621):
-
- Mua hàng xuất dùng ngay: Nợ 621, Có 331 (chi tiết vật tư theo từng công trình).
- Mua hàng nhập kho rồi mới xuất: Nợ 152, Có 331. Xuất dùng: Nợ 621, Có 152.
- Nhập kho NVL thừa từ công trình: Nợ 152, Có 621.
- Chi phí nhân công (TK 622): Nợ 622, Có 334 (chi tiết theo từng công trình).
- Chi phí máy thi công (TK 623): Nợ 623, Có 214 (trích khấu hao máy theo tháng, phân bổ cho từng công trình).
- Chi phí thầu phụ (TK 627):
-
- Hạch toán chi phí thầu phụ: Nợ 627, Có 331.
- Hạch toán chi phí trực tiếp cho công trình: Nợ 627, Có 111/112/142/242/334.
- Phân bổ chi phí chung chưa xác định: Nợ 154, Có 627.
Bước 3. Tập hợp chi phí kế toán xây dựng
- Chi phí tiền lương: Căn cứ bảng lương.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ bảng khấu hao.
- Chi phí trả trước: Căn cứ bảng phân bổ.
- Chi phí giá vốn: Căn cứ bảng phân bổ giá vốn từng mặt hàng.
- Các bút toán phát sinh:
-
- Lương nhân viên văn phòng và công trình: Nợ 642/154/627/622, Có 334.
- Trích bảo hiểm: Nợ 642/154/627/622, Có 338.
- Khấu trừ thuế TNCN: Nợ 334, Có 3335.
- Thanh toán lương: Nợ 334, Có 111/112.
- Khấu hao TSCĐ: Nợ 642/154/627, Có 214.
- Chi phí trả trước: Nợ 642/154/627, Có 242.
- Tập hợp chi phí công trình:
-
- NVL: Nợ 154/621, Có 152.
- Chi phí chung: Nợ 154/623/627 (chi tiết công trình), Có 154/627 (chi tiết công trình).
- Kết chuyển chi phí: Nợ 154, Có 621/622/623/627.
- Tập hợp giá vốn: Nợ 632, Có 154.
Bước 4. Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
- Kết chuyển doanh thu: Nợ 511/515/711, Có 911.
- Kết chuyển chi phí: Nợ 911, Có 632/635/641/642/811/821.
- Xác định kết quả kinh doanh:
-
- Doanh nghiệp lãi: Nợ 911, Có 4212.
- Doanh nghiệp lỗ: Nợ 4212, Có 911.
- Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ: Nợ 3331, Có 133.
Bước 5. Lập cân đối tài khoản
Tổng hợp số liệu để lập bảng cân đối tài khoản, phản ánh toàn bộ tình hình tài chính.
Bước 6. Lập báo cáo tài chính
Dựa trên cân đối tài khoản, tiến hành lập báo cáo tài chính cuối kỳ theo quy định.
5. Các câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán nguyên vật liệu
Câu hỏi 1: Có cần phân loại nguyên vật liệu trước khi ghi sổ không?
Có. Nguyên vật liệu cần được phân loại thành nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, vật liệu đóng gói, nhiên liệu,… Việc phân loại giúp quản lý hiệu quả hơn và hạch toán chính xác.
Câu hỏi 2: Khi mua nguyên vật liệu, có cần lập hóa đơn GTGT không?
Có. Hóa đơn GTGT là chứng từ hợp lệ để ghi nhận nguyên vật liệu mua vào, xác định chi phí và kê khai thuế đầu vào theo quy định.
Câu hỏi 3: Khi nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, có cần lập biên bản giao nhận không?
Có. Biên bản giao nhận nguyên vật liệu giúp xác nhận việc giao – nhận đã thực hiện đúng thỏa thuận, đồng thời kiểm soát số lượng, chất lượng và làm bằng chứng khi có tranh chấp. Biên bản phải có chữ ký của cả bên giao và bên nhận, mỗi bên giữ một bản để đảm bảo giá trị pháp lý.
Việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán nguyên vật liệu chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chi phí mà còn hạn chế sai sót trong hạch toán và đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý. Nếu khách hàng cần hỗ trợ lập sổ sách, kiểm tra tính hợp lệ chứng từ hoặc triển khai trọn gói dịch vụ kế toán, hãy liên hệ ngay với Kế toán MK. Đơn vị luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn phát triển.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
