Ngày nay, hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán bán hàng không chỉ đóng vai trò theo dõi doanh thu, chi phí và hàng tồn kho mà còn là nền tảng quan trọng để hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ giải thích chi tiết về từng loại sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và cách ghi chép chuẩn xác theo đúng quy định hiện hành.
1. 2 loại sổ sách sử dụng trong kế toán bán hàng cơ bản
Trong kế toán bán hàng, có 2 loại sổ sách cơ bản thường được áp dụng sau:
1 – Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ Nhật ký chung: Ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp theo từng kỳ kế toán (tháng, quý, năm). Các chứng từ kế toán phát sinh chính là căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký chung, phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế trong kỳ.
- Sổ Cái: Ghi chép chi tiết các nghiệp vụ đã được ghi trên sổ Nhật ký chung theo từng tài khoản kế toán. Sổ Cái giúp theo dõi sự biến động tăng giảm của tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí.
2 – Sổ Chi tiết các tài khoản
Sổ chi tiết được sử dụng để theo dõi cụ thể tình hình tăng giảm của từng tài khoản, bổ sung thông tin mà sổ tổng hợp chưa thể hiện đầy đủ. Một số sổ chi tiết tiêu biểu gồm:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ: Ghi nhận chi tiết doanh thu theo từng loại sản phẩm, dịch vụ.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu: Theo dõi chi tiết số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết công nợ phải trả: Theo dõi chi tiết số tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp.
- Sổ chi tiết hàng tồn kho: Ghi nhận chi tiết về số lượng, giá trị hàng tồn kho.
- Sổ chi tiết tiền mặt: Theo dõi chi tiết biến động tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: Ghi chép chi tiết các khoản tiền gửi và rút từ ngân hàng.
|
Lưu ý:
|
2. Danh sách bộ chứng từ kế toán bán hàng trong nước và xuất khẩu
Trong hoạt động kinh doanh, tùy thuộc vào việc doanh nghiệp bán hàng trong nước hay xuất khẩu, kế toán cần chuẩn bị những bộ chứng từ tương ứng. Cụ thể:
2.1. Bộ chứng từ kế toán bán hàng trong nước
Đối với hoạt động bán hàng trong nước, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ kế toán bán hàng làm căn cứ hợp pháp cho việc hạch toán và quyết toán thuế:
- Hóa đơn GTGT: Áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
- Phiếu xuất kho/Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Sử dụng linh động tùy theo đặc thù đơn vị hoặc theo các mẫu quy định.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Áp dụng nếu doanh nghiệp có hình thức bán hàng qua các đại lý.
- Báo cáo bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi): Các chứng từ này phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình riêng của từng công ty.
- Thẻ quầy hàng, Giấy nộp tiền, Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày: Ghi nhận chi tiết các giao dịch tại quầy hoặc trong quá trình thanh toán.
- Các biên bản liên quan: Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại,… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của đơn vị.
- Phiếu thu, Giấy báo Có: Ghi nhận các khoản thu, thanh toán và công nợ phát sinh.
- Các chứng từ khác: Phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
2.2. Bộ chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu
Khi đóng vai trò là bên xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ sau:
- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán, trong đó cần ghi rõ thông tin hai bên, hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản kèm theo. Hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng để phát sinh các nghiệp vụ kế toán và thực hiện giao dịch quốc tế.
- Hóa đơn thương mại: Chứng từ do người xuất khẩu phát hành, dùng để theo dõi số tiền người mua cần thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Tờ khai hải quan: Ghi nhận thông tin hàng hóa xuất khẩu với cơ quan hải quan, đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu ra nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bao gồm các giấy tờ xác nhận việc chuyển tiền, thanh toán quốc tế theo hợp đồng.
- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu: Áp dụng khi doanh nghiệp liên quan đến việc nhập khẩu nguyên liệu hoặc hàng hóa phục vụ xuất khẩu.
- Các chứng từ khác: Tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ, quy trình nội bộ hoặc quy định pháp luật của từng doanh nghiệp và từng quốc gia.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đơn giản
Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng được thực hiện theo các bước cơ bản sau nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ doanh thu, thuế và dòng tiền của doanh nghiệp:
- Bước 1: Lập hóa đơn bán hàng: Khi phát sinh hợp đồng kinh tế, kế toán lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) căn cứ vào nội dung hợp đồng. Hóa đơn GTGT dùng để xác định doanh thu và tính thuế GTGT đầu ra. Mỗi hóa đơn gồm ba liên: Liên 1 (màu tím) lưu trên gốc quyển hóa đơn, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3 (màu xanh) lưu lại công ty.
- Bước 2: Lập biên bản giao nhận hàng (trường hợp ghi nợ): Khi khách hàng nhận nợ, kế toán lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Biên bản gồm ba liên: Liên 1 (màu trắng) dùng để kiểm tra xuất kho, Liên 2 (màu hồng) giao khách hàng, Liên 3 (màu xanh) lưu tại công ty.
- Bước 3: Lập phiếu thu (trường hợp thanh toán tiền mặt): Khi khách thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu kèm bảng kê. Phiếu thu gồm ba liên, được ký đầy đủ. Sau khi được giám đốc duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ. Thủ quỹ lưu 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, tất cả phiếu thu kèm chứng từ gốc được tập hợp để ghi sổ kế toán.
- Bước 4: Nhận Giấy báo có ngân hàng (trường hợp thanh toán chuyển khoản): Khách hàng thanh toán chuyển khoản được xác nhận thông qua Giấy báo có của ngân hàng, là căn cứ xác nhận khoản tiền đã chuyển vào tài khoản doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách ghi sổ sách bán hàng Mẫu S35-DN theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu S35-DN là sổ kế toán quan trọng, được sử dụng trong doanh nghiệp để ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, thuế GTGT, báo cáo tài chính và các khoản liên quan đến hoạt động bán hàng. Việc ghi sổ theo mẫu này phải tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể:
- Cột A: Ngày tháng ghi sổ kế toán.
- Cột B, C: Số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, đơn giá và số tiền của hàng hóa, sản phẩm, bất động sản đầu tư hoặc dịch vụ đã bán hoặc cung cấp.
- Cột 4: Số thuế GTGT và các loại thuế khác (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường) phải nộp, tính trên doanh số bán hàng.
- Cột 5: Số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có), ví dụ chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.
Tính toán các chỉ tiêu trên sổ:
- Doanh thu thuần: Trừ cột 4 và cột 5 từ cột 3, ghi kết quả vào cột 3.
- Giá vốn hàng bán: Ghi số giá vốn của hàng hóa, sản phẩm, bất động sản đầu tư hoặc dịch vụ đã bán.
- Lãi gộp: Tính bằng cách trừ giá vốn hàng bán từ doanh thu thuần.
|
Lưu ý:
|
Tải xuống mẫu S35-DN theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Việc nắm vững và quản lý hiệu quả các loại sổ sách sử dụng trong kế toán bán hàng là yêu cầu bắt buộc nhằm duy trì tính minh bạch, hạn chế rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Nếu khách hàng đang cần một giải pháp chuyên nghiệp để quản lý sổ sách kế toán một cách chính xác, an toàn và tuân thủ đúng quy định pháp luật, hãy để Kế toán MK đồng hành cùng với gói dịch vụ kế toán trọn gói và uy tín.
Kế toán MK cung cấp dịch vụ thành lập, giải thể doanh nghiệp và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ. Liên hệ với chúng tôi qua:
Trụ sở chính Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553
Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:
- Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
- Mã số thuế: 0317916553-001
Thông tin liên hệ:
- Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
- Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
- Email: info@ketoanmk.com
- Website: www.ketoanmk.com
Thời gian làm việc:
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
- Thứ 7: 8:00 AM – 4:30 PM
