Sổ sách kế toán nhà hàng gồm những gì? Hướng dẫn hạch toán chuẩn 2025

Sổ sách kế toán nhà hàng là công cụ quan trọng giúp chủ nhà hàng theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách chính xác. Việc ghi chép đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định kế toán – thuế mà còn hỗ trợ quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tham khảo bài viết sau để biết cách lập và hạch toán sổ sách kế toán nhà hàng theo quy định mới nhất.

1. Danh sách hoá đơn, chứng từ kế toán nhà hàng cần có

Để đảm bảo công tác kế toán trong nhà hàng được chính xác và tuân thủ quy định, kế toán cần thu thập, lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ sau:

1 – Chứng từ hàng hoá, thực phẩm mua vào

Trường hợp hàng hóa nhập thẳng vào bếp hoặc quầy bar (mua tại chợ, tạp hóa):

• Bảng kê hàng hóa mua vào.
• Phiếu chi tiền.
• Hóa đơn lẻ do nhân viên thu mua cung cấp.
• Bảng đối chiếu công nợ (nếu có).

Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho (hàng hóa chuyển bán):

• Phiếu chi tiền hoặc ủy nhiệm chi (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng).
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
• Hợp đồng mua bán hoặc thanh lý (nếu có).
• Phiếu nhập kho, phiếu giao hàng (nếu có).
• Giấy đề nghị thanh toán (nếu có).
• Biên bản đối chiếu công nợ từng đợt.

2 – Chứng từ, hoá đơn đầu ra:

• Phiếu order món ăn và phiếu thanh toán (nếu có).
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, thể hiện đầy đủ các món ăn và dịch vụ.
• Phiếu xác nhận hoặc hợp đồng kinh tế khi khách đặt bàn trước.
• Biên bản thanh lý hợp đồng.
• Phiếu thu tiền mặt, hóa đơn cà thẻ hoặc phiếu báo có của ngân hàng (tùy hình thức thanh toán).

Với mô hình kinh doanh khác như quán cafe thì sổ sách kế toán quán cafe cũng sẽ được áp dụng tương tự, nhằm hỗ trợ việc quản quản lý thu – chi và tồn kho một cách minh bạch, đồng thời dễ dàng trong việc kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.

2. Quy trình 3 bước làm sổ sách kế toán nhà hàng

Về cơ bản, quy trình làm sổ sách kế toán của các loại hình doanh nghiệp khá giống nhau. Tuy nhiên, do đặc thù của lĩnh vực nhà hàng ăn uống nên quy trình thực hiện sẽ bao gồm 3 bước chính sau:

2.1. Bước 1: Tập hợp đầy đủ chứng từ:

Đây là bước quan trọng nhất, là cơ sở để lập sổ sách kế toán chính xác và đầy đủ.

1 – Các chứng từ, hóa đơn phải đảm bảo 3 nguyên tắc hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

• Hoá đơn hợp pháp: Được đăng ký phát hành và chấp thuận bởi cơ quan thuế. Nếu là hóa đơn tự in hoặc điện tử thì phải đúng mẫu quy định.
• Hoá đơn hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải phù hợp với hoạt động kinh doanh, nằm trong phạm vi ngành nghề ghi trong giấy phép của doanh nghiệp.
• Hoá đơn hợp lệ: Hóa đơn phải đầy đủ chỉ tiêu, bao gồm ngày tháng, mã số thuế, tên người mua, người bán, địa chỉ, hình thức thanh toán, danh mục hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thuế suất và tổng tiền thanh toán. Ngoài ra, cần có chữ ký của người mua, người bán và dấu (hoặc giấy ủy quyền hợp lệ) của giám đốc (Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

2 – Chứng từ hoá đơn không có đầu vào

Trong hoạt động nhà hàng, việc mua hàng không có hóa đơn (đặc biệt là nguyên liệu thực phẩm, hàng tươi sống, mua của cá nhân hoặc ngoài chợ) rất phổ biến. Kế toán cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2013/TT-BTC để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý.

3 – Chứng từ ngân hàng

• Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, hoặc xác nhận chuyển khoản điện tử (internet banking).
• Giấy báo có, phiếu hạch toán nộp tiền, phiếu chuyển tiền từ khách hàng.
• Sổ phụ, sao kê ngân hàng để đối chiếu các giao dịch mua bán, thanh toán, hoặc chuyển tiền khác của doanh nghiệp.

4 – Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Gồm các chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế:

• Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp quý hoặc năm).
• Thuế GTGT (phát sinh theo tháng/quý).
• Thuế TNCN (phát sinh theo tháng, quý hoặc năm).

2.2. Bước 2: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Dựa trên toàn bộ chứng từ đã tập hợp (hóa đơn, sao kê ngân hàng, chứng từ nộp thuế, bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ,…), kế toán tiến hành định khoản vào các tài khoản tương ứng trong sổ kế toán.

Lưu ý:

• Hóa đơn mua vào của doanh nghiệp có thể là hóa đơn đỏ hoặc bảng kê hàng hóa không có hóa đơn (theo Mẫu 01/TNDN). Sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán cần lập phiếu nhập kho và căn cứ vào hóa đơn, bảng kê, phiếu xuất kho để ghi chép vào sổ nhật ký chung.
• Đối với hóa đơn bán ra, kế toán căn cứ vào liên 3 của hóa đơn để thực hiện hạch toán vào sổ kế toán và dùng làm căn cứ lập phiếu xuất kho cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán.

2.3. Bước 3: Tập hợp – xác định chi phí cho nhà hàng

Đây là bước xác định toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong kỳ để tính giá thành và lập báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết gồm:

• Bảng lương nhân viên.

Tải xuống miễn phí mẫu bảng lương nhân viên nhà hàng chuẩn!

• Bảng khấu hao tài sản cố định.

Bạn có thể tải file bảng khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 tùy từng trường hợp kinh doanh!

• Bảng phân bổ chi phí trả trước.

Nhấn để tải bảng phân bổ chi phí trả trước mới nhất!

• Bảng nhập xuất tồn kho.

Đừng quên tải xuống biểu mẫu nhập xuất tồn kho chuẩn!

• Bảng tính giá thành sản phẩm nhằm xác định giá vốn hàng bán, giá vốn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (theo phương pháp bình quân cuối kỳ).

Tải ngay mẫu bảng tính giá thành sản phẩm tại đây!

• Các chi phí liên quan khác phục vụ hoạt động kinh doanh của nhà hàng.

3. Hướng dẫn cách hạch toán kế toán nhà hàng chi tiết

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng ăn uống có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng nhất quán một thông tư trong suốt năm tài chính để đảm bảo tính thống nhất, minh bạch trong sổ sách. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán kế toán nhà hàng theo từng trường hợp cụ thể.

3.1. Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 133

Lưu ý:

• Đồ uống được xem là hàng thương mại, được giao cho bộ phận bar hoặc lễ tân quản lý, bán và lập báo cáo riêng.
• Chi phí nguyên liệu phụ có thể xuất cho Bếp hoặc Bar, sau đó phân bổ theo ngày; phần nguyên liệu chưa sử dụng hết được ghi nhận dư ở tài khoản 154.
• Mỗi hóa đơn bán hàng cần đính kèm bảng kê chi tiết để theo dõi món ăn, đồ uống và tính giá thành chính xác.
• Trường hợp khách không yêu cầu hóa đơn, kế toán cần lập bảng kê trong ngày và xuất gộp một hóa đơn vào cuối ngày để đảm bảo tính hợp lệ.

Cách hoạch toán này hiện cũng đang được kế toán tại các trường học sử dụng, sổ sách kế toán trường học sẽ giúp các đơn vị quản lý chặt chẽ chi phí và nguồn thu trong từng kỳ kế toán, đảm bảo minh bạch và tuân thủ đúng quy định.

3.2. Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 200

Trong hoạt động kế toán nhà hàng, ăn uống, việc ghi nhận hàng hóa và chi phí được thực hiện chủ yếu theo hai phương pháp hạch toán sau:

1 – Phương pháp kê khai thường xuyên

2 – Phương pháp kiểm kê định kỳ

4. Phân biệt Thông tư 133 và Thông tư 200 trong hạch toán kế toán nhà hàng

Hai thông tư này được Bộ Tài chính ban hành dành cho các đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Bảng so sánh sau sẽ giúp kế toán nhà hàng dễ dàng phân biệt và lựa chọn thông tư phù hợp:

5. 4 lưu ý khi thực hiện làm sổ sách kế toán nhà hàng

Công việc kế toán nhà hàng đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và hiểu biết tổng hợp về cả kế toán, thuế và quản lý chi phí. Để làm sổ sách chính xác và phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh, kế toán cần lưu ý những điểm sau:

• Cần phải xác định những món ăn, dịch vụ đầu ra của nhà hàng mình và xây dựng định mức nguyên vật liệu và giá thành của từng món ăn, dịch vụ chi tiết.
• Am hiểu quy trình hạch toán, cách lên báo cáo cũng như cân đối chi phí trên báo cáo tài chính cuối năm,…
• Các loại chi phí như gas, điện, nước,…nên thực hiện phân bổ chung.
• Xây dựng bảng lương cho nhân viên cũng nên phân theo ca để tiện theo dõi và điều hành chéo khi cần.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần hiểu quy định xử phạt nếu không duy trì việc lập sổ sách kế toán và nắm được khi doanh nghiệp không có sổ sách kế toán phạt bao nhiêu. Vì vậy, việc làm sổ sách chuẩn mực là vô cùng cần thiết, giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.

Việc tổ chức sổ sách kế toán nhà hàng đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kiểm soát dòng tiền và tránh rủi ro về thuế. Nếu bạn cần hỗ trợ lập sổ, hạch toán hoặc báo cáo tài chính, hãy liên hệ Kế toán MK. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, được cá nhân hóa theo nhu cầu từng doanh nghiệp.

Kế toán MK cung cấp dịch vụ giải thể công ty trọn gói và kế toán – thuế trọn gói, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa, nhỏ:

Trụ sở chính Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: 652/31B Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553

Văn phòng đại diện Hồng Ngự, Đồng Tháp:

• Địa chỉ: 120 Xuân Diệu, Phường Hồng Ngự, Tỉnh Đồng Tháp, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0317916553-001

Thông tin liên hệ:

• Dịch vụ pháp lý: 0909 526 598 (Mrs. Thương)
• Dịch vụ kế toán: 0915 101 726 (Mrs. Thảo) | 0908 847 986 (Mr. Nhân)
• Email: info@ketoanmk.com
• Website: www.ketoanmk.com

Thời gian làm việc:

• Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:30 PM
• Thứ 7: 8:00 AM – 4:30PM